Dokument einreichen

Mit dem Tickettyp „Dokument einreichen" können Mitarbeiter Dokumente wie Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnisse oder Fahrgeldbelege direkt über Blink einreichen. Die Verwaltung oder Objektleitung prüft das Dokument und schließt das Ticket anschließend ab.

Je nach Dokumentenart kann es sinnvoll sein, eigene Tickettypen für einzelne Dokumententypen zu erstellen – zum Beispiel separate Typen für Aufenthaltstitel und Bankdaten. Das ermöglicht eine klarere Auswertung und gezieltere Zuweisung. Dafür kann dieser Tickettyp eine Vorlage sein.

Standardkonfiguration

Das Icon ist ein Datei-Upload-Pfeil auf grünem Hintergrund. Neue Tickets werden automatisch dem zuständigen Teamleiter zugewiesen. Tickets dieses Typs können von Nutzern der Benutzergruppen Mitarbeiter, Objektleiter und Verwaltung erstellt werden.

Die Ticketbeschreibung enthält folgenden Hinweis an die Mitarbeiter: Bitte Personalnummer in der Beschreibung angeben. Das Dokument direkt als Foto hinzufügen oder nach dem Erstellen als Anhang hochladen.

Der Prozess läuft in drei Stufen ab, mit insgesamt drei Statuswerten:

Neu – Einreichen – Typ „Neu":
Das Ticket wurde angelegt. Das Dokument liegt vor und wartet auf Prüfung durch die Verwaltung oder Objektleitung.
In Prüfung – In Prüfung nehmen – Typ „In Bearbeitung":
Die Verwaltung oder Objektleitung prüft das eingereichte Dokument auf Vollständigkeit und Korrektheit.
Abgeschlossen – Abschließen – Typ „Abgeschlossen":
Das Dokument wurde geprüft und das Ticket wird geschlossen.

Dieser Tickettyp wird automatisch genutzt, wenn die Standardbefristungstypen „Aufenthaltsgenehmigung" oder „Arbeitserlaubnis" ablaufen. Mehr dazu findet ihr in der Dokumentation zu Befristungen.

Optionale Anpassungen

Eine mögliche Variante ist ein umgekehrter Prozess, bei dem nicht der Mitarbeiter das Ticket erstellt, sondern die Verwaltung:

Die Verwaltung legt das Ticket an und gibt dem Mitarbeiter in der Beschreibung genaue Anweisungen, welches Dokument einzureichen ist. Das Ticket wird dem Mitarbeiter als Bearbeiter zugewiesen – er sieht es dann in der Blink me App und kann das Dokument dort als Anhang hochladen. Über einen Button kann der Mitarbeiter danach den Status auf „Dokument eingereicht" setzen, damit die Verwaltung auf einen Blick sieht, welche Tickets bearbeitet wurden. Die Verwaltung lädt das Dokument herunter und schließt das Ticket ab.

Für diese Variante sind folgende Anpassungen am Tickettyp nötig:

Unter Berechtigungen zur Neuanlage nur die Benutzergruppe „Verwaltung" eintragen.
Die Statuswerte wie folgt anlegen:
- Dokument angefragt – Dokument anfragen – Typ „Neu" – Action Key „processing"
- Dokument eingereicht – Dokument eingereicht – Typ „In Bearbeitung" – Action Key „complete"
- In Prüfung – In Prüfung nehmen – Typ „In Bearbeitung"
- Abgeschlossen – Abschließen – Typ „Abgeschlossen"

Mitarbeiter können ein Dokument in Blink me unter Tickets → + Ticket → Dokument einreichen einreichen. Sie geben ihre Personalnummer in der Beschreibung an und fügen das Dokument direkt als Foto oder nach dem Erstellen als Anhang hinzu.

Ticket mit Dokument bearbeiten

Im Blink Manager findet die Objektleitung oder Verwaltung unter Tickets das Ticket mit dem eingereichten Dokument. Dieses kann dort eingesehen und heruntergeladen werden. Liegen alle notwendigen Informationen und Dokumente vor, kann das Ticket geschlossen werden.