Materialbestellung

Mit dem Tickettyp „Materialbestellung" können Mitarbeiter, Vorarbeiter und Objektleitungen Bestellungen für Reinigungsmaterial direkt über Blink erfassen. Die Bearbeitung übernehmen Objektleitungen oder dedizierte Mitarbeiter im Einkauf. So lässt sich der gesamte Bestellprozess bis zur Auslieferung nachvollziehbar dokumentieren.

Standardkonfiguration

Das Icon ist ein Einkaufswagen auf blauem Hintergrund. Neue Tickets werden automatisch dem zuständigen Teamleiter zugewiesen. Tickets dieses Typs können von Nutzern der Benutzergruppen Mitarbeiter und Objektleiter erstellt werden.

Die Ticketbeschreibung enthält folgenden Hinweis an die Mitarbeiter: Bitte Produktname, gewünschte Menge und Restmenge angeben. Wenn möglich, ein Foto vom Produkt hinzufügen.

Der Prozess läuft in drei Stufen ab, mit insgesamt sechs Statuswerten:

• Neu – Neu anlegen – Typ „Neu" – Action Key „processing":
  Das Ticket wurde angelegt. Die Bestellung liegt vor und wartet auf Prüfung.
  Solange das Ticket in diesem Status ist, kann der Ersteller es stornieren.

• In Bearbeitung – Prüfen – Typ „In Bearbeitung":
  Die Bestellung wird geprüft. Die Objektleitung oder Verwaltung sichtet die Angaben und entscheidet über die weitere Vorgehensweise. Das Ticket bleibt offen.

• Bestellt – Als bestellt markieren – Typ „In Bearbeitung":
  Das Material wurde bestellt. Das Ticket bleibt offen.

• Ausgeliefert – Ausgeliefert – Typ „Abgeschlossen":
  Das Material wurde (z.B. durch die Objektleitung selbst) ausgeliefert. Das Ticket wird geschlossen.

• Bestellt mit Direktlieferung – Bestellt mit Direktlieferung – Typ „Abgeschlossen":
  Die Bestellung wurde getätigt und das Material wird direkt in das Objekt geliefert. Da es keine weiteren Aufgaben im Zusammenhang mit der Bestellung gibt, wird das Ticket damit geschlossen.

• Storniert – Stornieren – Typ „Abgeschlossen" – Action Key „complete":
  Der Ersteller sieht in der Blink me App an seinem Antrag den Button “Stornieren”, den er benutzen kann, solange das Ticket noch im Status “Neu” ist. Mit “Stornieren” wird das Ticket ohne weitere Aktion geschlossen. Damit kann z.B. eine fehlerhafte Bestellung zurückgenommen werden.

Materialbestellung erstellen

Nutzer erstellen eine Bestellung in Blink me unter Tickets → + Ticket → Materialbestellung. Sie füllen die Beschreibung aus und können ein Foto vom Produkt hinzufügen.

Nach dem Erstellen erhält der zuständige Objektleiter automatisch eine E-Mail und findet das Ticket im Blink Manager zum Bearbeiten.

Materialbestellung bearbeiten

Im Blink Manager übernimmt die zuständige Objektleitung oder Verwaltung die Bearbeitung und weist das entsprechende Objekt zu. Anschließend wird der Status entsprechend dem Bestellfortschritt aktualisiert. Mit der Auslieferung kann das Ticket abgeschlossen werden.