Feiertage

In Blink können Feiertagskalender genutzt werden, um die automatische Erzeugung von Feiertagsabwesenheiten als auch die Zuschläge bei Arbeit an Feiertagen zu steuern.
Dieses Kapitel zeigt, wie Feiertage konfiguriert, zugeordnet und in der Praxis genutzt werden können.

Konfiguration

Feiertagskalender verwalten

Die Feiertagskalender sind zentral im System für alle Mandanten hinterlegt und können unter Konfiguration → Feiertage verwaltet werden.
Im Standard gibt es für jedes Bundesland einen eigenen Feiertagskalender. Diese Kalender werden automatisch gepflegt und aktualisiert, sodass Feiertage nicht manuell hinterlegt werden müssen.

Zusätzlich können eigene Feiertagskalender angelegt werden, falls besondere Regelungen erforderlich sind. Bestehende Kalender können bearbeitet werden: Es ist möglich, den Namen eines Kalenders zu ändern, Feiertage zu löschen oder zusätzliche Feiertage zu ergänzen.

Ein Feiertagskalender kann außerdem als Standard definiert werden. Der Standardkalender wird automatisch vorgeschlagen, wenn neue Mitarbeiter angelegt werden. Bei Objekten muss der Feiertagskalender manuell ausgewählt werden.

Abwesenheitstyp Feiertag konfigurieren

Der Abwesenheitstyp „Feiertag“ ist im System standardmäßig angelegt und muss nicht manuell erstellt werden.
Wie alle anderen Abwesenheitstypen kann er unter Konfiguration → Mandanten verwalten → Mandant wählen → Abwesenheitstypen eingesehen und bei Bedarf angepasst werden.

Besonders relevant ist in diesem Zusammenhang die Einstellung zur Berechnung der Ist-Zeit:
Hier kann definiert werden, ob automatisch erzeugte Feiertage im System mit der Wochenarbeitszeit (WAZ) des Mitarbeitenden für den jeweiligen Tag oder mit 0 Stunden angelegt werden sollen.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, wie Feiertage im Unternehmen gehandhabt werden:

• Wird an Feiertagen gearbeitet (sogenannte produktive Feiertage), empfiehlt sich in der Regel die Einstellung mit 0 Stunden, um keine doppelte Ist-Zeit zu erzeugen.

• Soll der Feiertag nur zur Orientierung in der Planung erscheinen, kann ebenfalls die Einstellung mit 0 Stunden gewählt werden.

• Werden Feiertage bezahlt, aber an ihnen nicht gearbeitet (unproduktive Feiertage), ist die Option mit WAZ sinnvoll, um die Feiertage als bezahlte Abwesenheit korrekt abzubilden.

Mehr dazu in den Praxisbeispielen.

Automatische Erzeugung von Feiertagen

In Blink können Feiertage automatisch als Abwesenheiten erzeugt werden. Diese Funktion kann mandantenspezifisch unter
Konfiguration → Mandanten verwalten → Mandant wählen → Einstellungen aktiviert werden.

Wenn die automatische Erzeugung aktiv ist, legt das System für jeden Mitarbeiter eine Abwesenheit vom Typ „Feiertag“ an – basierend auf dem im Mitarbeiter hinterlegten Feiertagskalender. Die Dauer der Abwesenheit richtet sich dabei nach der Einstellung im Abwesenheitstyp „Feiertag“.

Der technische Hintergrund: Die automatische Erzeugung erfolgt monatlich am 1. Kalendertag und erstellt Feiertage jeweils für die kommenden 15 Monate im Voraus. So können Feiertage auch in der langfristigen Planung berücksichtigt werden.
Wichtig dabei zu beachten: Wenn ich einen zukünftigen Feiertag in der Zukunft (z.B. in 3 Monaten) bei einem Mitarbeiter lösche, wird dieser am 1. des Monats wieder angelegt.

Damit eine Abwesenheit tatsächlich erzeugt wird, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Beim Mitarbeiter ist ein gültiger Feiertagskalender hinterlegt.

• Für den betreffenden Tag existiert im Kalender ein Feiertagseintrag.

• In den Mitarbeiterdetails ist eine Wochenarbeitszeit für den betreffenden Wochentag hinterlegt.

Ist eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, wird keine Abwesenheit angelegt – auch dann nicht, wenn der Mitarbeitende an diesem Tag laut Planung eingeteilt ist. Die Wochenarbeitszeit ist entscheidend, nicht die Einsatzplanung.

Wichtig: Wenn es ein angeschlossenes ERP-System (z.B. Business Central) gibt, das die Feiertage automatisch erzeugt, dann muss die Erzeugung in Blink deaktiviert werden.

Zuordnung von Feiertagskalendern

In Blink muss sowohl bei Mitarbeitenden als auch bei Objekten ein Feiertagskalender zugeordnet werden, damit Feiertage verarbeitet werden können.

Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird automatisch der als Standard definierte Feiertagskalender vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann direkt bei der Erstellung geändert werden. Nachträglich lässt sich der zugeordnete Feiertagskalender jederzeit über die Stammdaten des Mitarbeiters in den Mitarbeiterdetails einsehen und anpassen.

Bei Objekten wird bei der Neuanlage kein Feiertagskalender automatisch hinterlegt.
Die Zuordnung erfolgt manuell über die Stammdaten des Objekts in den Objektdetails. Auch hier kann der Kalender jederzeit geändert werden.

Beachtet: Beim Mitarbeiter ist die Zuordnung eines Feiertagskalenders verpflichtend.
Beim Objekt ist die Zuordnung optional – es kann auch ohne Feiertagskalender angelegt werden.
Wird jedoch ein Feiertagskalender beim Objekt hinterlegt, kann dieser nicht wieder entfernt, sondern nur durch einen anderen ersetzt werden.

Auswirkungen

Die Zuordnung eines Feiertagskalenders bei Mitarbeitern und Objekten steuert verschiedene Funktionen in Blink.

Beim Mitarbeiter wirkt sich der hinterlegte Feiertagskalender auf die Anzeige von Feiertagen im Kalender und in den Zeitenübersichten aus. Ob tatsächlich eine Abwesenheit vom Typ „Feiertag“ erzeugt wird, hängt zusätzlich davon ab, ob eine Wochenarbeitszeit für den betreffenden Tag hinterlegt ist.

Beim Objekt steuert der hinterlegte Feiertagskalender die Berechnung von Feiertagszuschlägen. Feiertage werden bei Objekten selbst nicht direkt angezeigt, sie wirken sich aber auf die Zuschlagsberechnung bei Arbeitszeiten aus.

Konkret bedeutet das je nach Situation:

Praxisbeispiele

In der Praxis gibt es unterschiedliche Varianten, wie mit Feiertagen umgegangen wird. Je nach Ausprägung erzeugt Blink entweder eine Abwesenheit vom Typ „Feiertag“ oder berechnet Feiertagszuschläge.

Produktive Feiertage

Ein Mitarbeiter arbeitet an einem Feiertag – geplant oder ungeplant.

Blink prüft anhand des Feiertagskalenders des Objekts, ob für den Tag ein Feiertag vorliegt. Für die erfasste Zeit berechnet das System automatisch einen Feiertagszuschlag.

Ist beim Mitarbeiter ein Feiertagskalender mit entsprechendem Feiertag hinterlegt und für den betreffenden Tag eine Wochenarbeitszeit definiert, wird außerdem eine Abwesenheit vom Typ „Feiertag“ angelegt.

Hinweis: Um doppelte Ist-Zeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich in diesem Fall, Feiertage mit 0 Stunden anlegen zu lassen.

Unproduktive Feiertage

Ein Mitarbeiter hat eine Wochenarbeitszeit für den Feiertag, arbeitet an diesem Tag aber nicht. Der Feiertag wird entsprechend bezahlt.

Blink prüft anhand des Feiertagskalenders des Mitarbeiters, ob für den Tag ein Feiertag vorliegt und ob für diesen Wochentag eine Wochenarbeitszeit hinterlegt ist.
Sind beide Voraussetzungen erfüllt, wird automatisch eine Abwesenheit vom Typ „Feiertag“ angelegt.

Damit diese Abwesenheit auch mit Ist-Stunden angelegt wird, muss im Abwesenheitstyp „Feiertag“ konfiguriert sein, dass Feiertage mit WAZ als Ist-Zeit erzeugt werden (siehe Kapitel 1.2).
In diesem Fall übernimmt Blink die für den Tag hinterlegte Wochenarbeitszeit als Ist-Zeit.
Planungen werden dabei nicht berücksichtigt.

Manuelle Feiertage anlegen

Feiertage können in Blink auch manuell als Abwesenheit angelegt werden – wie jede andere Abwesenheit auch.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn nicht mit Wochenarbeitszeiten gearbeitet werden kann oder soll, Feiertage aber dennoch in der Zeitenübersicht des Mitarbeiters sichtbar sein sollen – etwa zur besseren Planungsübersicht.

Dabei wichtig zu beachten: Da Abwesenheiten immer beim Mitarbeiter angelegt werden, Zuschläge jedoch über die Feiertagskalendereinstellungen des Objekts gesteuert werden,
wird in diesem Fall bei erfassten Zeiten kein Feiertagszuschlag berechnet.