Mit der Schichtplanung (Blink Plan) plant ihr für große oder komplexe Objekte feste Schichten, statt Mitarbeiter einzeln einzuplanen. Ihr unterteilt ein Objekt in Reviere, legt pro Revier Schichten mit Personalbedarf an und besetzt diese Schichten mit Mitarbeitern. So wird in der Praxis eine Über- oder Unterplanung sofort ersichtlich. Aus den Zuordnungen erzeugt Blink automatisch die einzelnen Planungen. Außerdem könnt ihr die Planung für einen kommenden Monat zunächst im Entwurf vorbereiten und erst später veröffentlichen.
Voraussetzungen
Blink Plan ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion, die separat gebucht werden muss. Sobald sie im System aktiv ist, aktiviert ihr sie zuerst im Mandanten (Konfiguration → Mandanten verwalten → Mandant wählen → Funktionen & Apps) und anschließend in den Berechtigungsgruppen, die mit der Schichtplanung arbeiten sollen (Mandantenverwaltung → Berechtigungen → je Gruppe: Funktionen & Apps → Blink Plan aktivieren).
Erst wenn die Funktion in der Berechtigungsgruppe aktiv ist, erscheint dort das Recht „Schichtplanung bearbeiten". Ihr findet es über Berechtigungen → je Gruppe: Details unter der Kategorie Objekte. Setzt dieses Recht, damit die zuständigen Personen die Schichtplanung öffnen und bearbeiten können.
Schichtplanung aktivieren
Sind Funktion und Recht gesetzt, findet ihr in den Objektdetails den Tab „Schichtplanung", neben Tabs wie „Übersicht", „Stammdaten" oder „Einplanung". Der Tab ist auch sichtbar, solange die Schichtplanung für das Objekt noch nicht aktiv ist; dann zeigt er eine Karte mit dem Button „Aktivieren".
Wenn ihr auf „Aktivieren" klickt, führt euch Blink direkt weiter. Da ohne Revier keine Schichten möglich sind, legt ihr zuerst eure Reviere bzw. mindestens ein Revier an und danach eure erste Schicht.
Die Aktivierung schlägt fehl, wenn für das Objekt bereits zukünftige Planungen bestehen. Löscht oder beendet diese vorher, dann könnt ihr die Schichtplanung aktivieren.
Reviere anlegen und verwalten
Reviere unterteilen ein Objekt in eigenständig planbare Bereiche, zum Beispiel Gebäudeteile, Etagen oder Stationen. Ein Revier gehört immer zu genau einem Objekt.
Beim Anlegen vergebt ihr im Reiter „Allgemein" einen Namen und optional eine Beschreibung, Mitarbeiter-Hinweise und eine Farbe zur besseren Unterscheidung. Die Beschreibung ist eine rein interne Notiz zum Revier: Sie erscheint in der Schichtplanung unter „Reviere" direkt unter dem Reviernamen, wird den Mitarbeitern aber nicht angezeigt. Hinweise, die tatsächlich bei den Mitarbeitern in der App ankommen sollen, tragt ihr stattdessen in das Feld „Mitarbeiter-Hinweise" ein. Über das Feld „Mitarbeiter" hinterlegt ihr feste Mitarbeiter für das Revier, die euch später bei der Besetzung als Vorauswahl vorgeschlagen werden. Im Reiter „Kontrollvorgaben" könnt ihr optional je Wochentag eine Sollzeit hinterlegen; die Wochensumme wird euch dabei laufend angezeigt.
Sobald mindestens ein Revier angelegt ist, findet ihr eure Reviere in den Objektdetails im Tab „Konfiguration" im Unter-Tab „Reviere". Dort seht ihr alle Reviere des Objekts mit Farbe, Name und Status. Ein neues Revier legt ihr über „+ Revier" oben rechts an.
Über „Bearbeiten" passt ihr ein bestehendes Revier jederzeit an, also Name, Beschreibung, Mitarbeiter-Hinweise, Farbe, zugeordnete Mitarbeiter und Kontrollvorgaben. Wollt ihr ein Revier nicht mehr nutzen, deaktiviert ihr es über den Haken „Aktiv"; dann werden seine Schichten automatisch beendet, laufende enden mit dem heutigen Tag und zukünftige werden gelöscht. Endgültig löschen könnt ihr ein Revier nur, solange es noch nie mit einer Schicht verknüpft war. Sobald einmal eine Schicht daran hing, lässt es sich nur noch deaktivieren.
Schichten anlegen
Eine Schicht beschreibt ein wiederkehrendes Zeitfenster mit festem Personalbedarf und gehört immer zu genau einem Revier. Sie legt fest, wann gearbeitet wird, wie viele Mitarbeiter gebraucht werden und an welchen Wochentagen sie gilt.
Schichten legt ihr im Tab “Schichtplanung” an, dafür habt ihr dort zwei Möglichkeiten:
-
In der Ansicht „Reviere" klickt ihr auf das grüne Plus in einer Tageszelle des gewünschten Reviers und wählt „Schicht anlegen". Das Anlegeformular öffnet sich dann bereits mit diesem Revier und dem angeklickten Wochentag vorausgefüllt.
-
Alternativ wechselt ihr in die Ansicht „Schichten" und klickt oben auf „+ Schicht".
Es öffnet sich das Fenster “Schicht anlegen”. Im Reiter „Basisdaten" macht ihr die wichtigsten Angaben:
-
Zuerst steht das Revier, zu dem die Schicht gehört; diese Zuordnung könnt ihr später nicht mehr ändern.
-
Darunter vergebt ihr Name und Kürzel, wobei das Kürzel in der Vorschau und in der Druckansicht erscheint.
-
Ist am Objekt eine Leistung hinterlegt, könnt ihr die Schicht optional einer Leistung zuordnen.
-
In jedem Fall legt ihr die Anzahl der benötigten Mitarbeiter fest
-
Im Anschluss tragt ihr Uhrzeiten (Von- und Bis-Zeit) sowie die Pause ein; die Soll-Stunden berechnet Blink daraus automatisch.
-
Zum Schluss wählt ihr die Wochentage, das Intervall (zum Beispiel wöchentlich) und die Feiertagsregel, also ob die Schicht an Feiertagen gilt.
Im Reiter „Optionen" könnt ihr den Gültigkeitszeitraum der Schicht eingeben und begrenzen, eine Pauschale hinterlegen oder die Vorgaben zum Uhrzeiten runden konfigurieren. Im Reiter „Weitere Details" könnt ihr bei Bedarf Tags, eine Beschreibung, Mitarbeiter-Hinweise und eine externe Nummer hinterlegen. Mit „Erstellen" speichert ihr die Schicht.
Danach findet ihr alle Schichten in der Ansicht „Schichten", aufgelistet mit Revier, Name, Kürzel und der Angabe zu Uhrzeit und Tagen (zum Beispiel „06:00 – 10:00, jeden Di und Do"). Ihr könnt die Schichten über das Icon 
Über „Bearbeiten" passt ihr eine Schicht an. Dabei bleiben
-
Name, Kürzel, Leistung, Von/Bis und Pause änderbar,
-
während Revier, Anzahl Mitarbeiter, Wochentage und Feiertagsregel nicht mehr änderbar sind.
Um eines dieser festen Felder zu ändern, beendet ihr die Schicht zu einem Stichtag und legt sie mit den neuen Werten neu an. Abgelaufene Schichten könnt ihr über „Abgelaufene Schichten anzeigen" einblenden und bei Bedarf wieder aktivieren.
Mitarbeiter einplanen und verwalten
Erst durch das Einplanen von Mitarbeitern auf eine Schicht entstehen die eigentlichen Planungen. Die Besetzung steuert ihr in der Schichtplanung, in der Ansicht „Reviere": Dort seht ihr pro Revier alle Schichten der Woche und könnt sie direkt besetzen.
Klickt auf eine Schicht, um sie zu öffnen. Ihr seht zunächst die gewählte und angezeigte Kalenderwoche; mit den Pfeilen links und rechts springt ihr zwischen den Wochen. Im Kopfbereich seht ihr Revier, Zeiten und Wochentage der Schicht sowie den Button „Schichteinstellungen", über den ihr die Schicht bei Bedarf bearbeitet. Darunter liegt eine Wochentabelle. Je Tag, an dem in der Schicht gearbeitet werden muss, sieht man in der Spalte über dem Datum ausgegraute Männchen, die den Mitarbeiterbedarf anzeigen. Ihr seht also direkt, wie viele Mitarbeiter ihr einplanen müsst. Habt ihr dem Revier bereits feste Mitarbeiter zugeordnet, erscheinen diese hier mit eigener Zeile und ihr könnt sie direkt über das Plus in der jeweiligen Tageszelle einplanen. Wollt ihr jemand anderen einplanen, nutzt ihr die Zeile „Mitarbeiter hinzufügen".
In beiden Fällen wählt ihr nach dem Klick auf das Plus im Menü „Neue Planung" den Zeitraum der Zuordnung: „am Datum" für genau diesen Tag, „Diese Woche", „Zeitraum" für einen frei gewählten Abschnitt oder „wiederholend" für eine feste, wiederkehrende Besetzung. Eine wiederkehrende Zuordnung erkennt ihr in der Zelle anschließend am Wiederhol-Symbol (Doppelpfeil).
Bei einem festen Mitarbeiter werden nach der Auswahl sofort die Planungen angelegt.
Geht ihr über „Mitarbeiter hinzufügen", öffnet sich zunächst der Dialog „Mitarbeiter wählen". Dort sucht ihr gezielt über Vor- oder Nachname, Personalnummer oder Blink ID oder filtert nach Qualifikation. Bei Bedarf blendet ihr über einen Umschalter auch inaktive Mitarbeiter ein. Um euch alle Mitarbeiter ungefiltert anzeigen zu lassen, klickt ihr einfach nur auf “Suchen”. In der Ergebnisliste seht ihr zu jedem Mitarbeiter die hinterlegten Qualifikationen; über den Pfeil-Button rechts ordnet ihr die Person der Schicht zu. Qualifikationen werden pro Mandant angelegt und den Mitarbeitern zugeordnet (siehe Qualifikationen). Die zugeordneten Mitarbeiter erscheinen anschließend mit eigener Zeile in der Schicht.
Die gesetzten Planungen werden in der jeweiligen Tageszelle als farbiger Kasten angezeigt. Außerdem wird das Männchen im Spaltenkopf eingefärbt: Gibt es keinen kritischen Alarm und keinen Konflikt mit dem Bedarf, wird das Männchen blau. Ist der Bedarf überschritten oder es gibt einen kritischen Alarm, wird das Männchen rot.
Gibt es ein Problem, seht ihr an der betroffenen Planung ein rotes Warndreieck. Ein Klick darauf öffnet die Alarm-Details mit den konkreten Gründen, zum Beispiel dass sich Schichten an einem Tag zeitlich überschneiden oder kritische Alarme wie Ruhezeitenüberschreitung, zu viele Arbeitstage am Stück oder Überschreitung der WAZ.
Planungen löschen
Eine bereits gesetzte Planung entfernt ihr, indem ihr in der Schicht auf den farbigen Kasten des jeweiligen Mitarbeiters klickt. Es öffnet sich „Diese Planung löschen" mit drei Optionen: „alle Planungen" entfernt die gesamte Zuordnung, „ab Datum" beendet sie ab dem gewählten Tag und „am Datum" löscht nur den einzelnen Tag. Entfernt ihr ab einem Datum, endet die laufende Zuordnung am Vortag und alle späteren werden gelöscht.
Habt ihr in einer Woche bereits einen einzelnen Tag entfernt, ändern sich die Optionen: Statt „alle Planungen" und „ab Datum" erscheint dann „Alle Planungen dieser Woche löschen", womit ihr die restlichen Tage dieser Woche auf einmal entfernt, weiterhin ergänzt um „am Datum" für einen einzelnen Tag.
Planungen, für die bereits Arbeitszeiten erfasst wurden, bleiben dabei immer erhalten; ein Löschversuch wird mit einem Hinweis abgewiesen.
Ändert ihr die Gültigkeit einer Schicht, passt Blink die betroffenen Zuordnungen automatisch an: Zeiträume außerhalb der neuen Gültigkeit werden gelöscht, überstehende auf die neuen Grenzen gekürzt.
Ansicht Reviere
In der Ansicht „Reviere" behaltet ihr den Überblick über eure Schichtplanung. Die Ansicht zeigt pro Kalenderwoche oder Monat alle Reviere des Objekts, und je Revier alle Schichten der Woche als Kacheln.
In der Kopfspalte je Revier stehen die jeweiligen Kennzahlen: „Plan" (die aktuell verplanten Stunden), „Soll" (der Bedarf aus den Schichten) und „KV" (die Summe der Kontrollvorgaben). Je nach Einstellung, seht ihr darunter gegebenenfalls alle oder ausgewählte Mitarbeiter, jeweils mit ihrem Soll und ihrer vertraglichen Wochenarbeitszeit (WAZ); ein rotes Warndreieck neben einem Namen zeigt an, dass für diese Person Alarme vorliegen. Über „Alle Mitarbeiter anzeigen" blendet ihr die vollständige Liste ein, sollten nicht alle Mitarbeiter angezeigt werden.
Jede Schicht erscheint als Kachel mit Uhrzeit, Kürzel und Schichtname. Das Besetzungs-Badge auf der Kachel zeigt das Verhältnis von besetzten zu benötigten Plätzen: „1/2" also einen von zwei Plätzen besetzt. Bei Unter - oder Überbesetzung wird das Badge rot. Darunter stehen die eingeplanten Mitarbeiter, wieder in Blau für eine normale Zuordnung, Rot bei Alarmen und weiß für unbesetzte Planungen.
Ihr könnt zwischen Wochen- und Monatsansicht umschalten und mit den Pfeilen durch die Zeiträume blättern. Außerdem könnt ihr über das Icon
Ansicht Mitarbeiter
Die Ansicht „Mitarbeiter" dreht die Perspektive um: Statt nach Revieren ist der Plan hier alphabetisch nach Mitarbeitern sortiert. Jede Zeile steht für einen Mitarbeiter, jede Spalte für einen Wochentag. So seht ihr auf einen Blick, wann eine Person eingeplant ist, auch über verschiedene Reviere und Schichten hinweg.
Links an jeder Zeile steht der Name des Mitarbeiters mit seinem Soll und seiner vertraglichen Wochenarbeitszeit (WAZ). Ein rotes Warndreieck zeigt an, dass für diese Person Alarme vorliegen. In den Tageszellen erscheinen die Einsätze als Kacheln mit Uhrzeit, Schicht und Revier. Über das Icon
Über das grüne Plus in einer freien Tageszelle legt ihr für diesen Mitarbeiter direkt eine Abwesenheit an dem Tag an. Zum Einplanen einer Schicht nutzt ihr dagegen die Reviere-Ansicht.
Diese Ansicht eignet sich besonders, um die Auslastung einzelner Mitarbeiter zu prüfen, freie Tage zu erkennen und zu sehen, ob jemand über- oder unterplant ist.
Einstellungen
Zwei Symbole in der Symbolleiste helfen euch bei der Arbeit in den zwei Ansichten.
Über das Zahnrad 
Die Einstellung „Schichtname anzeigen" wirkt sich zusätzlich auf die Mitarbeiter-Ansicht aus.
Das Aktualisieren-Symbol 
Abwesenheiten
Abwesenheiten könnt ihr direkt in der Schichtplanung anlegen. In der Reviere-Ansicht klickt ihr dazu auf das grüne Plus in einer Tageszelle und wählt „Abwesenheit anlegen". In der Mitarbeiter-Ansicht legt ihr über das grüne Plus in einer Tageszelle ebenfalls eine Abwesenheit für den jeweiligen Mitarbeiter an. Die Abwesenheit erscheint anschließend auch im Abwesenheitskalender. Abwesenheiten können alternativ über die Standardfunktionen von Blink angelegt werden (z.B. Abwesenheit erfassen in den Mitarbeiterdetails).
Planungen veröffentlichen
Planungen sind für Mitarbeiter erst sichtbar, wenn ihr sie veröffentlicht habt. Gesteuert wird das über die Einstellung „Sichtbar bis" am Objekt, die ihr über das Auge-Symbol in der Symbolleiste öffnet. Dort tragt ihr das Datum ein, bis zu dem die Mitarbeiter die Planung sehen dürfen, und speichert.
Erst innerhalb dieses Sichtbarkeitsfensters erscheinen die Planungen für die Mitarbeiter in Blink me. Auch im Blink Manager tauchen sie unter „Meine Objekte" und „Meine Mitarbeiter" erst dann auf. So könnt ihr den Dienstplan für einen kommenden Monat in Ruhe im Entwurf vorbereiten und taggenau freigeben. In der Wochenübersicht zeigt euch pro Tagesspalte ein Auge-Symbol den Status an; liegt ein Tag außerhalb des Sichtbarkeitsfensters, ist das Symbol durchgestrichen.
Dienstplan drucken
Zum Drucken exportiert ihr den Dienstplan über das Drucken-Symbol als Excel-Datei. Über die Parameter beim Export legt ihr fest, welche Daten enthalten sein sollen, etwa Abwesenheiten oder hinterlegte Mitarbeiter-Hinweise.
Zusammenspiel mit dem übrigen Blink
Veröffentlichte Planungen aus der Schichtplanung erscheinen im Blink Manager genauso wie Planungen aus anderen Quellen, etwa aus einem ERP-System, der Serienplanung oder einem Excel-Import. Für die Mitarbeiter sehen sie damit aus wie jede andere Planung.
Beachtet dabei: Außerhalb der Schichtplanung werden Schicht und Revier nicht mit angezeigt. In den übrigen Ansichten und in Blink me ist also nur die Planung selbst zu sehen, nicht, zu welcher Schicht oder welchem Revier sie gehört. Sollen die Mitarbeiter diese Information trotzdem erhalten, gebt ihr sie über die Mitarbeiter-Hinweise mit, die ihr an Revier oder Schicht hinterlegen könnt. Für die Organisation in den Zeiten könnt ihr Tags nutzen.
Umplanen/Bearbeiten und Löschen ist außerdem nur direkt in der Schichtplanung möglich. Eine Vertretung könnt ihr zwar festlegen, sie wird aber nicht in den Schichtplan zurückgespiegelt.
Hinweise und typische Fragen
-
Die Aktivierung lässt sich nicht abschließen.
Für das Objekt bestehen noch zukünftige Planungen. Löscht oder beendet diese, dann klappt die Aktivierung. -
Der Tab „Schichtplanung" fehlt oder „Aktivieren" ist nicht möglich.
Prüft, ob die Funktion Blink Plan im Mandanten und in der Berechtigungsgruppe aktiv ist und ob das Recht „Schichtplanung bearbeiten" gesetzt ist. -
Planungen erscheinen nicht in Blink me oder unter „Meine Objekte".
Die Planung ist noch nicht veröffentlicht. Setzt unter „Sichtbar bis" das passende Datum. -
Eine Schicht oder ein Revier lässt sich nicht löschen.
Es hängen noch Schichten oder bereits erfasste Zeiten daran.