Mit Dokumenten arbeiten

Typische Anwendungsfälle

Zum Einstieg ein paar praktische Beispiele, wie Unternehmen Dokumente in Blink einsetzen – von allgemeinen Infos bis hin zu persönlichen Nachweisen.

Newsletter oder Mitarbeiterzeitung

Die Marketingabteilung lädt jeden Monat den neuen Newsletter als PDF hoch. Dabei wird die bereits angelegte Kategorie „Mitarbeiterzeitung“ ausgewählt – fertig. Der Newsletter erscheint automatisch im Blink Manager und in der Blink me App – ganz ohne weitere Schritte.

Produktblätter

Der Einkauf stellt alle Produktblätter zentral bereit. Objektleitungen verknüpfen die passenden Dokumente mit „ihren“ Objekten – so findet man vor Ort genau die Infos, die dort gebraucht werden. Aktualisierungen laufen über die zentrale Datei.

Schulungszertifikat

Nach einer Weiterbildung wird beim jeweiligen Mitarbeiter die Bescheinigung direkt hochgeladen und damit verknüpft. Nur der Mitarbeiter selbst und berechtigte Personen (z. B. Vorgesetzte) sehen das Dokument – direkt in der Blink me App oder im Manager.

Diese Beispiele zeigen, wie einfach und flexibel Dokumente in Blink eingesetzt werden können.
Jetzt zeigen wir euch, wie ihr selbst Dokumente erstellt und damit arbeitet.

Dokument erstellen

Ein Dokument kann eine Datei sein, die hochgeladen wird oder ein Link auf eine externe Datei oder Webseite. Damit können z.B. Dateien auf einem Sharepoint oder Videos, die bereits auf einer Plattform hochgeladen wurden, als Dokument gespeichert werden.

Um ein Dokument zu erstellen, geht man z.B. über Stammdaten → Dokumente in die Dokumentenbibliothek.

Sind noch keine Dokumente vorhanden, kann man über den grünen „+ Dokument“-Button und die Auswahl zwischen Dokument oder Link ein neues Dokument anlegen. Sind bereits Dokumente vorhanden, dann kommt man über den Aktionen-Button oben rechts in die Auswahl „Dokument hochladen“ oder „Link erstellen“.

Ein Dokument hat dann folgende Elemente und Einstellungen:

Datei bzw. URL: Je nach Auswahl wird als erstes mit „Datei auswählen“ der Dateiupload durchgeführt oder durch die Eingabe der URL der Link definiert.
Titel: Der Titel des Dokuments wird in allen Übersichten angezeigt.
Kategorie: Das Dokument muss mindestens einer Kategorie zugeordnet werden. Dies ist relevant um zu steuern, wer das Dokument sehen kann.
Tags: Dokumente können optional mit Tags versehen werden, die bei der Strukturierung und Suche helfen. Die Tags werden ebenfalls in den Übersichten angezeigt.
Beschreibung: Dokumente können optional eine Beschreibung haben, die ebenfalls in Dokumentenlisten angezeigt wird.

Sobald Datei bzw. Link, Titel und Kategorie eingegeben sind, kann das Dokument grundsätzlich mit „Speichern“ erstellt werden.

Alternativ können auch direkt beim Erstellen schon Verknüpfungen angelegt werden. Wird ein Dokument nicht in der zentralen Dokumentenbibliothek, sondern direkt in einem Objekt bzw. Mitarbeiter erstellt, ist dieses automatisch mit dem Objekt bzw. Mitarbeiter verknüpft.
Mehr zum Thema Verknüpfungen findet ihr hier.

Hinweise zum Leserecht

Wenn ihr ein Dokument erstellt, zeigt euch ein dynamischer Hinweis im Kopfbereich an, wer das Dokument sehen kann. Dieser Hinweis basiert auf den gewählten Kategorien und eventuellen Verknüpfungen (z. B. mit Mitarbeitenden oder Objekten).

Je nach Kombination zeigt das System automatisch einen passenden Text – zum Beispiel:

Bei zwei Kategorien (“Objekte Dokumente / Mitarbeiter Dokumente” oder “Allgemein verfügbare Dokumente”) und ohne Verknüpfung:
Da dieses Dokument keine Verknüpfungen hat, ist es für alle Benutzer sichtbar, die die Kategorie XX, YY sehen können.
Bei einer Kategorie (“Objekte Dokumente / Mitarbeiter Dokumente” oder “Allgemein verfügbare Dokumente”) und einer Mitarbeiterverknüpfung:
Benutzer, die die Kategorie XX sehen können und die mit diesem Dokument direkt verknüpft sind (Mitarbeiterverknüpfung) oder die den verknüpften Mitarbeiter sehen können.

Verknüpfungen

Dokumente müssen nicht zwingend zugeordnet werden, können aber mit Objekten und/oder Mitarbeitern verknüpft werden. Verknüpfungen steuern die Sichtbarkeit eines Dokuments (siehe dazu Leserechte).

Verknüpfungen erstellen

Es gibt verschiedene Wege, um Verknüpfungen von Dokumenten zu erstellen:

Verknüpfung bei Dokumentenerstellung in der Dokumentenbibliothek

Wird ein Dokument in der Dokumentenbibliothek erstellt, können schon währenddessen Verknüpfungen angelegt werden.

In Reiter „Verknüpfungen“ wechseln, dort kann zwischen Objekte oder Mitarbeiter gewählt werden.
In den Reitern werden jeweils die bereits verknüpften Objekte bzw. Mitarbeiter angezeigt. Diese sind mit einem Tag „verknüpft“ gekennzeichnet.
Über „+ Verknüpfung“ können ein oder mehrere Objekte/Mitarbeiter aus einer Liste ausgewählt und mit dem Dokument verknüpft werden.

Verknüpfung bei Dokumentenerstellung direkt in einem Objekt oder bei einem Mitarbeiter

Ein Dokument kann auch direkt in einem Objekt oder Mitarbeiter erstellt werden.

Dafür in den Objekt- bzw. Mitarbeiterdetails in „Dokumente“ gehen und dort ein neues Dokument erstellen.
Der Tab Verknüpfungen ist in diesem Fall nicht sichtbar, da das Dokument dem jeweiligen Objekt bzw. Mitarbeiter automatisch zugeordnet wird.

Verknüpfung eines bestehenden Dokuments

In einem Objekt oder Mitarbeiter können auch bereits erstellte Dokumente aus dem Dokumentenpool mit dem Objekt oder Mitarbeiter verknüpft werden.

Dafür in den Objekt- bzw. Mitarbeiterdetails in „Dokumente“ gehen und über den Aktionen-Button oder direkt auf der Seite mit „+ Verknüpfung“ ein vorhandenes Dokument aus der Bibliothek auswählen.
Es öffnet sich ein Dialog mit allen sichtbaren Dokumenten.
Eines oder mehrere Dokumente können ausgewählt und verknüpft werden.

Verknüpfungen über Massenaktionen

In der Dokumentenbibliothek können mehrere Dokumente gleichzeitig verknüpft werden. Details dazu siehe Abschnitt Massenaktionen.

Verknüpfungen auch bei allgemein verfügbaren Dokumenten möglich

Auch Dokumente aus Kategorien vom Typ „Allgemein verfügbare Dokumente“ können zusätzlich mit Objekten oder Mitarbeitern verknüpft werden – obwohl sie bereits ohne Verknüpfung sichtbar sind. In diesem Fall dient die Verknüpfung nicht der Sichtbarkeitssteuerung, sondern der gezielten Zuordnung und Auffindbarkeit im jeweiligen Kontext. Beispiel: Bedienungsanleitungen werden in einer allgemein verfügbaren Kategorie gepflegt und stehen allen Benutzern zur Verfügung. Zusätzlich werden die Dokumente mit den Objekten verknüpft, in denen das jeweilige Gerät tatsächlich vorhanden ist – so sind sie in der Blink me App schnell auffindbar.

Verknüpfungen entfernen

Verknüpfungen können wieder entfernt werden:

Dokument (in Dokumentenbibliothek, Objekt- oder Mitarbeiterdetails) → Drei Punkte → Bearbeiten
Reiter “Verknüpfungen” auswählen
Bereich Objekte oder Mitarbeiter auswählen
Eine oder mehrere Objekte bzw. Mitarbeiter markieren
„Verknüpfung entfernen“ auswählen

Im Objekt bzw. Mitarbeiter können Verknüpfungen auch über die Massenaktion entfernt werden.
Dafür in der Übersicht der Dokumente ein oder mehrere Dokumente auswählen und mit “Verknüpfung entfernen” bestätigen.

Dokumente bearbeiten

Dokumente können, sofern beim Benutzer die Rechte gesetzt sind, bearbeitet werden.

Dokument in Liste → Drei-Punkte-Menü → Bearbeiten
Alle Elemente können bearbeitet werden: Datei (neu hochladen oder Link anpassen), Kategorie, Beschreibung, Tags, Verknüpfungen
Änderungen mit “Speichern” übernehmen

Das Dokumentenmanagement in Blink ermöglicht eine zentrale Pflege: Änderungen gelten immer an allen verknüpften Stellen – auch wenn sie z. B. über ein einzelnes Objekt vorgenommen werden.

Massenaktionen in Dokumentenbibliothek

Für eine effiziente und zentrale Pflege von Dokumenten stehen in der Dokumentenbibliothek verschiedene Massenaktionen zur Verfügung.

Unter Stammdaten → Dokumente die Dokumentenbibliothek öffnen
Ein oder mehrere Dokumente auswählen
Über Aktionsbutton können folgende Aktionen ausgeführt werden:
- Kategorie zuweisen
- Kategorie entfernen
- Mitarbeiter verknüpfen
- Objekt verknüpfen
- Tag zuordnen
- Tag entfernen
- Löschen

Die Änderungen wirken sich sofort auf alle ausgewählten Dokumente aus. Alle Änderungen gelten überall dort, wo die Dokumente sichtbar sind – z. B. auch in Objekten oder bei Mitarbeitern. Beim Löschen erscheint ein zusätzliches Bestätigungsfenster, bevor die Dokumente endgültig entfernt werden.

Zugriff auf Dokumente

Die Sichtbarkeit eines Dokuments sagt aus, ob es überhaupt angezeigt wird. Die Zugänglichkeit beschreibt, wo ein sichtbares Dokument erscheint. Diese Übersicht fasst die wichtigsten Fälle zusammen:

Dokumententyp / Verknüpfung	Sichtbar in Blink Manager	Sichtbar in Blink me App
Allgemein verfügbar, keine Verknüpfung	Dokumentenbibliothek	Dokumente & Links
Allgemein verfügbar + Objektverknüpfung	Dokumentenbibliothek + Objekt	Dokumente & Links + nach Objektauswahl
Allgemein verfügbar + Mitarbeiterverknüpfung	Dokumentenbibliothek + Mitarbeiter	Dokumente & Links
Objekt Dokumente / Mitarbeiter Dokumente + Objektverknüpfung	Dokumentenbibliothek + Objekt (solange es mit einem für mich sichtbaren Objekt verknüpft ist)	Nach Objektauswahl
Objekt Dokumente / Mitarbeiter Dokumente + Mitarbeiterverknüpfung	Dokumentenbibliothek + Mitarbeiter (solange es mit einem für mich sichtbaren Objekt verknüpft ist)	Dokumente & Links (zeigt nur Dokumente, die mit dem angemeldeten Benutzer verknüpft sind)

Blink Manager

Dokumentenbibliothek

Über Stammdaten → Dokumente hat man Zugriff auf die Dokumentenbibliothek. Die Dokumentenbibliothek ist der zentrale Pool für alle Dokumente, auf die ein Benutzer Zugriff hat. Dabei werden alle Dokumente angezeigt, die entweder vom Typ "Allgemein verfügbare Dokumente" sind oder mit einem Objekt oder Mitarbeiter verknüpft sind, den der Benutzer sehen darf.

Über eine Volltextsuche kann gezielt nach Titel, Beschreibung, Objekt- oder Mitarbeiternamen gesucht werden. Zusätzlich stehen verschiedene Filter zur Verfügung, z. B. nach Bearbeiter, Objekt, Typ, Tags, Mitarbeiter oder Kategorie. Es gibt außerdem verschiedene Sortiermöglichkeiten (nach Erstell- oder Änderungsdatum, Titel, Dateiformat oder -größe).

Die Liste zeigt pro Dokument ein farbiges Icon mit Kürzel je nach Dateityp (z. B. PDF, JPG, DOC), den Titel, die Beschreibung, bei Links die URL, Kategorie(n) als Tag, ggf. zusätzliche Tags, den Dokumenten- bzw. Dateityp (z.B. Link, PDF, XLS) sowie das Erstell- bzw. Änderungsdatum.

Ein Klick auf ein Dokument führt je nach Art zu unterschiedlichen Aktionen:

Links öffnen sich oder starten direkt den Download einer verlinkten Datei
PDFs und Bilddateien werden in einer Vorschau angezeigt.
Andere Dateien werden direkt heruntergeladen.

Zusätzliche Optionen wie Herunterladen oder Link öffnen („Besuchen“) stehen über das Drei-Punkte-Menü zur Verfügung.

Objekte

In den Objektdetails wird eine eigene „Dokumente“-Kachel angezeigt, über die alle mit dem jeweiligen Objekt verknüpften Dokumente zugänglich sind.

Die Dokumente werden dabei zunächst nach Kategorien gruppiert. Jede Kategorie wird mit einem definierten Icon und einer Farbe dargestellt. Neben dem Kategorienamen und -titel steht in Klammern die Anzahl der verknüpften Dokumente innerhalb dieser Kategorie.

Ein Klick auf eine bestimmte Kategorie öffnet eine gefilterte Ansicht, in der nur die zugehörigen Dokumente angezeigt werden.
Alternativ kann direkt auf die gesamte Kachel geklickt werden – dann erscheint die Übersicht aller mit dem Objekt verknüpften Dokumente, unabhängig von der Kategorie (entspricht „Alle Kategorien anzeigen“).

Die Darstellung entspricht grundsätzlich der aus der Dokumentenbibliothek (z. B. Icons, Titel, Beschreibung, Kategorie, Dateityp, Erstelldatum). Auch hier können Dokumente geöffnet und heruntergeladen werden.

Mitarbeiter

Auch in den Mitarbeiterdetails gibt es einen eigenen Bereich „Dokumente“, in dem alle mit der jeweiligen Person verknüpften Dokumente angezeigt werden.

Die Darstellung ist analog zur Dokumentenbibliothek bzw. Objekt: mit Suche, Filteroptionen, Dokumententiteln, Typ, Beschreibung, Kategorien, Vorschau/Download-Funktion und Aktionen über das Drei-Punkte-Menü.

Gezeigt werden ausschließlich die Dokumente, die mit dem jeweiligen Mitarbeiter verknüpft sind.

Blink me

Auch in der Blink me App können Dokumente angezeigt und geöffnet werden.
Der Zugriff erfolgt über „Mehr“ → „Dokumente & Links“.

Unterhalb von “Dokumente für Objekte anzeigen” erscheinen die Kategorien, bei denen kein Objektbezug besteht, die aber dennoch für den Benutzer sichtbar sind. Das können z. B. Kategorien vom Typ „Allgemein verfügbare Dokumente“ sein oder Kategorien, in denen Dokumente mit dem angemeldeten Mitarbeiter verknüpft sind. Auch hier wird die Anzahl der verfügbaren Dokumente pro Kategorie angezeigt.

Wird eine Kategorie geöffnet, erscheint zunächst die Kategoriebeschreibung, gefolgt von der Liste der zugehörigen Dokumente. Diese enthalten:

ein Icon für den jeweiligen Dateityp (z. B. PDF, DOC, JPG)
den Titel
den Typ (Datei oder Link)
das Erstell- oder Änderungsdatum

Ein Tipp auf ein Dokument führt je nach Typ entweder zum Herunterladen, zur Vorschau (bei PDF und Bilddateien) oder öffnet den Link.

Wenn du oder deine Mitarbeiter einmal ein Dokument nicht wie erwartet sehen könnt, helfen die Hinweise im Troubleshooting. Um diese zu prüfen, braucht man teilweise die Systemadmin- bzw. Mandantenkonfigurationsrechte.