Berichtsvorlagen werden benötigt, um ausgefüllte Formulare in einem vordefinierten Design als PDF zu erzeugen. Jeder Formularvorlage wird automatisch mit eine Berichtsvorlage verknüpft. Dabei kann entweder eine Standardvorlage genutzt werden oder eine individuelle Vorlage erstellt werden.
Wenn ihr in einer Formularvorlage “Individuelle Berichtsvorlage” wählt, diese jedoch nicht konfigurierst, wird bei ausgefüllten Formularen ein weißes/leeres PDF erzeugt.
Berichtsvorlagen wirken sich auch auf schon ausgefüllte Formulare (rückwirkend) aus. Dadurch habt ihr auch bei einer Änderung der Berichtsvorlage beim Abrufen alle Berichts-PDFs im gleichen Design.
Standardvorlage
Es gibt zwei Standardvorlagen, aus denen ihr wählen könnt:
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Standardvorlagen - mit Prozentpunkten
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Standardvorlagen - ohne Prozentpunkte
Standardvorlagen können mit allen Formularvorlagen verknüpft werden. Dabei werden die erhobenen Daten in einer strukturierten und komprimierten Übersicht dargestellt, gegliedert nach Kategorie, Seite und Elemente. Werden Elemente nicht ausgefüllt, werden diese auch nicht im Bericht angezeigt. Info-Elemente werden im Standardbericht mit angezeigt, Formatierungen allerdings nicht übernommen.
Bei der Standardvorlagen mit Prozentpunkten werden Punkte bzw. dadurch erreichte Prozente im Bericht mit angezeigt, jeweils berechnet über das gesamte Formular, sowie pro Kategorie. Dies bietet sich besonders da an, wo Elemente mit Bewertungen (Smileys, Sterne oder Auswahl aus Liste) genutzt werden. Die Prozentpunkte werden auch dann angezeigt, wenn kein Element mit Bewertungen hinterlegt ist, ihr seht dann “0 von 0 Punkten”. Die Prozente werden farblich markiert, sodass mit einem schnellen Blick eine Einschätzung der Ergebnisse möglich ist.
Konfiguration
Die Standardvorlagen lassen sich nicht bearbeiten. Ihr könnt diese allerdings an das Firmen- bzw. Mandantendesign anpassen. Dafür könnt ihr im Menüpunkt "Konfiguration" pro Mandant ein Logo hinterlegen und einen Text für die Fußzeile definieren. Diese werden automatisch bei Formularen, die auf der Standardberichtsvorlage basieren, oben und unten mittig angezeigt.
Individuelle Vorlage
Wenn ihr für eure Berichte ein vom Standard abweichendes Design benötigt, könnt ihr auch eine individuelle Berichtsvorlage erstellen. Dies bietet sich für Fälle an, bei denen der Bericht nicht 1:1 dem ausgefüllten Formular mit Antworten entsprechen soll, sondern z.B. weitere Textelemente enthält, die aber nicht im Formular selbst auftauchen (müssen oder sollen).
Damit ihr in eurem Bericht die Elemente aus dem Formular nutzen könnt, müsst ihr als erstes eure Vorlage (also das Formular selbst) erstellen. Damit erzeugt ihr dann eindeutige Elemente, die ihr über Platzhalter in euren Bericht baut.
Um eine individuelle Berichtsvorlage zu erstellen, wählt ihr in den allgemeinen Einstellungen der Formularvorlage bei Berichtsvorlage “Individuelle Vorlage” (1) aus. Es erscheint nun der Button “Vorlagendesigner” (2), den ihr mit einem Klick öffnet.
Der Vorlagendesigner öffnet sich in einem neuen Fenster und entspricht in vielerlei Hinsicht einem Word-Editor im Browser. Ihr könnt in deine Vorlage nun z.B. Text eintippen und im Editor formatieren (1), so wie ihr auch in Word ein Formular erstellen würdet.
Wenn ihr bereits eine Vorlage habt (z.B. ein bestehendes Word-Dokument), könnt ihr diese kopieren, in den Editor einfügen und dort weiter formatieren. Geht dafür wie folgt vor:
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Kopiert den Inhalt deiner Vorlage: markieren → Rechtsklick → kopieren.
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Aktiviert die Zwischenablage: Im Vorlagendesigner auf Menüpunkt "Start" klicken → Button "Lokale Zwischenablage verwenden" klicken (2)
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Vorlage einfügen: auf die leere Seite des Vorlagendesigner klicken → "Strg" + "V" Tasten drücken und Texte/Bilder einfügen
Um nun die Inhalte des Formulars (also die Daten aus den Eingabe-Elementen) im Bericht zu platzieren und zu formatieren, nutzt ihr sogenannte Seriendruckfelder (Platzhalter). Ihr fügt diese ein, indem ihr den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument platziert und im Vorlagendesigner im Reiter Seriendruck (1) auf “Seriendruckfeld einfügen” (2) klickt. Dort sind nun auch namentlich die Eingabe-Elemente aus dem Formular (3) aufgeführt.
Wenn ihr ein Feld eingefügt hant, könnt ihr das Feld markieren und wie normalen Text auch über Möglichkeiten im Reiter “Start” formatieren. Um ein Seriendruckfeld zu löschen, klickt auf das Feld und klickt im Reiter “Seriendruck” auf “Feld löschen” (4).
Hier erfahrt ihr mehr zu den einzelnen Seriendruckfeldern.