Formularvorlage anlegen

Zu Formularen gelangen

Klicke im Blink Manager Hauptmenü auf “Formulare” oder gib im Browser firmenname-check.blink.online ein und melde dich mit deiner Blink-ID oder Benutzername und Passwort an.

Um neue Formulare anzulegen (oder zu importieren/exportieren) benötigst du die entsprechende Berechtigung. Diese werden über den Blink Manager vergeben. Nur Benutzer, die einer Gruppe zugeordnet sind, in der das Recht “Formularvorlagen verwalten” aktiviert ist, dürfen neue Vorlagen anlegen.

Hintergrund

Mit Blink Formularen können unternehmensinterne Prozesse digitalisiert und vereinfacht werden, die der Dokumentation dienen. Basis für alle Formen der Dokumentation sind sogenannte Formularvorlagen.

Jede Formularvorlage besteht aus zwei “Teilen”:

• Formular: Das ist die Maske für die Dateneingabe, die der ausfüllende Nutzer sieht

• Bericht: Das ist die Ansicht/Ausgabe als PDF der eingegebenen Daten

Wenn du ein neues Formular anlegst, wird immer automatisch eine Berichtsvorlage zugeordnet (per Default “Standardvorlage - mit Prozentpunkten”. Wir empfehlen, dass du eine der Standardvorlagen nutzt. Solltest du “Individuelle Vorlage” unter Berichtsvorlage wählen, diese aber nicht definieren, kann das Formular zwar ausgefüllt werden, es wird jedoch kein Bericht/PDF erstellt. Die Antworten sind dann nur unter “Auswertung” einzusehen.

Um ein Formular zum Befüllen zu erstellen und freizugeben, muss eine Vorlage angelegt werden. In dieser Vorlage werden beide Teile definiert.

Neue Formularvorlage anlegen

• Wechsel im Hauptmenü in den Bereich "Formulare" und klicke dann auf "Vorlagen".

• Über den Button "+ Formularvorlage" legst du eine neue Vorlage an.

• Trage den Namen ein und klicke auf "Erstellen".

Du gelangst nun automatisch zu den Einstellungen. Du kannst hier jetzt bereits erste Einstellungen vornehmen. Um das Formular mit den Eingabefeldern anzulegen, musst du dies jedoch nicht. Alle Einstellungen kannst du auch später noch ändern.

Import & Export

Du hast auch die Möglichkeit, bestehende Vorlagen zu importieren und zu exportieren.
Wechsel im Hauptmenü in den Bereich "Formulare" und dann auf "Vorlagen".

Oben rechts kannst du über den Button “Import” Vorlagen im check-b64-Dateiformat importieren und im Anschluss nach Bedarf bearbeiten.

In der Übersicht kannst du jede Vorlage über den Button ganz rechts im check-b64-Dateiformat exportieren.

Diese Funktionen bieten sich z.B. dann an, wenn du die Formulare für mehrere Mandanten verwaltest und ein bereits erstelltes Formular von Mandat A auch für Mandat B nutzen möchtest.

Vorlagenbibliothek

Unser Tipp: Wir haben zahlreiche branchenspezifische Vorlagen erstellt und stellen euch diese in unserer Vorlagenbibliothek kostenfrei zum Download zur Verfügung! Ob Objektbegehung, Personalfragebogen oder Fahrzeugübergabeprotokoll - für viele Anwendungsfälle haben wir eine passende Vorlage, die du direkt nutzen oder nach deinen Wünschen anpassen kannst.

In diesem Video zeigen wir, wie du diese Vorlagen importieren und auch sehr einfach anpassen kannst: