Formularvorlagen-Bibliothek

Kurzbeschreibung: Der Personalfragebogen nimmt sämtliche tätigkeitsrelevanten Angaben zu einer Person auf, sortiert und speichert sie leicht einsehbar. Daher gilt er beim Mitarbeitermanagement als unverzichtbares Instrument, um zügig, formvollendet und sicher an wichtige Personaldaten zu kommen.

Inhalt: Persönliche Angaben (Stammdaten, Schulabschluss, Bankverbindung) · beschäftigungsrelevante Angaben & Bescheinigungen · weitere Beschäftigungsverhältnisse · Vorbeschäftigungszeiten · Sozial-/Krankenversicherung · Steuer · freiwillige Angaben (Kinder, Schwerbehinderung) · Unterschrift

Nutzungshinweis: Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, muss dieser den Fragen zustimmen. Passe die Vorlage dann gegebenenfalls entsprechend an.

Öffentliches Online-Formular: Personalfragebogen

Download: Vorlage Personalfragebogen

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Der Arbeitgeber muss die wesentlichen Arbeitsbedingungen für Minijobber laut Nachweisgesetz schriftlich festhalten und aushändigen. Ein Arbeitsvertrag bietet sich dafür an, da er die wichtigsten Punkte wie Verdienst, Urlaub und Kündigungsfrist gleich mitregelt.

Inhalt: Personenbezogene Daten · Beginn/Probezeit/Ende · Tätigkeit & Ort · Arbeitszeit · Entgelt · weitere Arbeitsverhältnisse · Rentenversicherungspflicht · Lohnsteuer · Urlaub · Arbeitsverhinderung · Geheimhaltung · Kündigung · Unterschriften

Nutzungshinweis: Das Nachweisgesetz verlangt eine echte Unterschrift. Wir empfehlen daher, das erzeugte Dokument auszudrucken und zu unterschreiben.

Öffentliches Online-Formular: Arbeitsvertrag Minijob

Download: Vorlage Arbeitsvertrag Minijob

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Bei eurem Mitarbeiter haben sich z.B. nach einem Umzug oder Heirat wichtige Änderungen in den Stammdaten ergeben? Mit diesem Formular kann der Mitarbeiter selbst oder auch ein Objektleiter diese Änderungen ganz einfach abfragen und an die Personalabteilung senden. Das Formular hilft dabei, dass die Daten übersichtlich übermittelt werden und nichts vergessen wird.

Inhalt: Änderungen bei Adresse/Kontakt, Name, Bankverbindung, Versicherung, Arbeitszeit · Anzeige Nebentätigkeit · Befreiung Rentenversicherungspflicht

Öffentliches Online-Formular: Änderungsmeldung Personal

Download: Vorlage Änderungsmeldung Personal

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Digitalisiert den Befreiungsantrag für Minijobber.

Inhalt: Merkblatt zu den Folgen einer Befreiung · Antragsangaben Arbeitnehmer (Name, RV-Nummer, Datum, Ort, Unterschrift) · Antragsangaben Arbeitgeber (Name, Betriebsnummer, Eingangs-/Gültigkeitsdatum, Datum, Ort, Unterschrift)

Nutzungshinweis: In der Online-Version würde der Arbeitnehmer das Formular ausfüllen und der Arbeitgeber danach seine Felder manuell im erzeugten Dokument ergänzen. Die Download-Version ist so gedacht, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam die Daten eintragen.

Öffentliches Online-Formular: Antrag auf Befreiung

Download: Vorlage Antrag auf Befreiung

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Dokumentiert eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wenn ein Minijob durch eine Tariflohn-Erhöhung die Geringfügigkeitsgrenze überschreitet.

Inhalt: Arbeitgeberdaten · Arbeitnehmerdaten · neue Wochenarbeitszeit · Ort, Datum, Unterschriften

Nutzungshinweis: In der Online-Version tragt ihr zwei Daten direkt ein (Datum der Tarifänderung und Datum der Stundenanpassung). In der Download-Version stehen Platzhalter (xx.xx.xxxx), die ihr vor der Nutzung in Formular- und Berichtsvorlage durch die jeweils gültigen Daten ersetzen müsst.

Öffentliches Online-Formular: Vereinbarung Kürzung der Arbeitszeit

Download: Vorlage Vereinbarung Kürzung der Arbeitszeit

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Die Abmahnung ist ein wichtiges Instrument im Arbeitsrecht. Sie ist z.B. Voraussetzung für eine wirksame verhaltensbedingte Kündigung. Mit diesem Formular können die wichtigsten Angaben strukturiert eingesammelt werden.

Inhalt: Zeit/Ort des Vorfalls · Vorfallsbeschreibung · verletzte arbeitsvertragliche Pflichten · Unterschrift Vorgesetzter

Nutzungshinweis: Zwei Download-Varianten erzeugen unterschiedliche PDFs – einmal Standardbericht, einmal Anschreiben mit eingearbeiteten Angaben.

Öffentliches Online-Formular: Abmahnung

Download: Vorlage Abmahnung Standardbericht · Vorlage Abmahnung Anschreiben

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Ein wichtiger Baustein im Arbeitsschutz ist die regelmäßige Unterweisung der Mitarbeitenden. Mit dem Formular werden die wichtigsten Hinweise im Arbeitsschutz (sowohl allgemein als auch branchenspezifisch) für den Mitarbeitenden zusammengefasst. Am Ende bestätigt dieser die Kenntnisnahme dieser Hinweise.

Inhalt: Allgemeine Sicherheitshinweise · branchenspezifische Hinweise · Erste-Hilfe & Brandschutz · Gefährdungshinweise · persönliche Schutzausrüstung · Sicherheitskennzeichnungen · Umgang mit Arbeitsmitteln · weiterführende Links · Bestätigung & Unterschrift

Tipp: Das Formular kann in Verbindung mit Befristungen genutzt werden.

Öffentliches Online-Formular: Unterweisung Arbeitsschutz

Download: Vorlage Unterweisung Arbeitsschutz

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Trotz bester Vorsichtsmaßnahmen kann es passieren: Ein Mitarbeiter hat einen Arbeitsunfall. Zur Meldung bei der Versicherung, aber auch zur Vermeidung zukünftiger Unfälle, sind bestimmte Angaben zum Unfall elementar. Mit dem Formular können wichtige Details zu einem Arbeitsunfall strukturiert erfasst werden, die auch Basis für eine Unfallanzeige bilden.

Inhalt: Angaben zum Unfall (Datum, Uhrzeit, Ort, Beschreibung, Melder, Zeugen) · Angaben zur Verletzung · Angaben zur Versorgung (Arztbesuch, Erste-Hilfe)

Öffentliches Online-Formular: Arbeitsunfall

Download: Vorlage Arbeitsunfall

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Das Formular unterstützt Objektleitungen und Vorarbeiter dabei, Auslagen übersichtlich zu dokumentieren und eine belastbare Grundlage für die interne Abrechnung zu schaffen.

Inhalt: Dienstlich veranlasste Ausgaben je Objekt/Einsatz · Datum, Kategorie, Lieferant/Ort, Zweck · Beleg-Upload · Ausgabenübersicht für Personal/Buchhaltung

Öffentliches Online-Formular: Auslagenerstattung

Download: Vorlage Auslagenerstattung

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Holt bei Mitarbeitenden die Einwilligung ein, sie im Rahmen von Foto- oder Filmaufnahmen für die Unternehmenskommunikation zu zeigen und zu nutzen.

Inhalt: Name und Adresse des Abgebildeten · Angaben zum Bildmaterial und Datum der Aufnahme · Zustimmung je Nutzungskanal · Datenschutzhinweise mit Bestätigung der Kenntnisnahme · Einwilligungserklärung · Ort, Datum, Unterschrift und E-Mail-Adresse Arbeitnehmer

Nutzungshinweis: Unternehmens- und Datenschutzangaben müssen vor der Verwendung sowohl im Formular (Seiten "Bestätigung" und "Datenschutz") als auch in der individuellen Berichtsvorlage geprüft und angepasst werden.

Öffentliches Online-Formular: Einverständniserklärung zur Fotonutzung

Download: Vorlage Einverständniserklärung zur Fotonutzung

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Mit der Vorlage protokolliert ihr die Ausgabe von Arbeitskleidung an Mitarbeiter inklusive Größen und Stückzahl – als Nachweis für Rückgabe- und Meldepflichten.

Inhalt: Angaben Mitarbeiter (Name, Personalnummer) · Größen und Kleidungsstücke (T-Shirt, Hose, Jacke) jeweils mit Größe und Anzahl · Ausgabedatum und ausgebende Person · Hinweis zu Rückgabepflicht bei Austritt sowie Meldepflicht bei Verlust oder Beschädigung · Bestätigung des Erhalts und Unterschrift Mitarbeiter

Öffentliches Online-Formular: Ausgabe Arbeitskleidung

Download: Vorlage Ausgabe Arbeitskleidung

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Mit der Vorlage Empfangsbestätigung schafft ihr die nötige Basis, um für Empfänger und Unternehmen nachvollziehbar festzuhalten, wer wann welche Blink-ID bekommen hat und was die Konsequenzen eines Verlusts oder einer Beschädigung sind.

Inhalt: Mitarbeitername · Übergabeinformationen (Kartennummer, Übergabedatum, Übergebername) · Informationen zum Verhalten und Konsequenzen bei Verlust oder Beschädigung · Unterschriften zur Bestätigung

Öffentliches Online-Formular: Empfangsbestätigung Blink ID

Download: Vorlage Empfangsbestätigung Blink ID

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Gutes Personal zu finden, ist gar nicht so einfach. Um so wichtiger ist es, dass der Onboarding-Prozess gut gelingt und zum Eintritt alle wichtigen Unterlagen übergeben und unterschrieben sind. Diese Checkliste hilft euch dabei, die Übersicht darüber zu behalten, welche Dokumente an den (zukünftigen) Mitarbeiter ausgehändigt wurden und welche ihr bereits zurück erhalten habt.

Inhalt: Mitarbeiterdaten · Checkliste Dokumente an Mitarbeiter (Arbeitsvertrag, Personalfragebogen, Unternehmensleitlinien, frei definierbar) · Checkliste Dokumente vom Mitarbeiter (Personalfragebogen, Arbeitsvertrag, Nachweise, frei definierbar)

Öffentliches Online-Formular: Onboarding

Download: Vorlage Onboarding

PERSONAL & VERWALTUNG

Kurzbeschreibung: Umfassende Qualitätskontrolle im Objekt mit bis zu 3 Räumlichkeiten und frei definierbaren Bewertungselementen.

Inhalt: Objektdatenerfassung · Kontrolle von bis zu 3 Räumlichkeiten mit je bis zu 10 frei definierbaren Elementen & Smiley-Bewertung, optionalen Bildern, Bemerkungen und Nachreinigung · Bewertung Zustand Arbeitsmittel · Nachkontrolle · Gesamtbewertung · Unterschrift Prüfer

Nutzungshinweis: In der Download-Version sind Tickets integriert (z. B. für Nachreinigungen). Vor der ersten Nutzung muss im importierten Formular ein Tickettyp hinterlegt werden – sonst funktioniert die Ticket-Erstellung nicht.

Öffentliches Online-Formular: Objektbegehung

Download: Vorlage Objektbegehung

QUALITÄT & OBJEKTE

Kurzbeschreibung: Kompakter, schneller Objektcheck für die wichtigsten Qualitätsbausteine.

Inhalt: Objektdatenerfassung · Bewertung von bis zu 3 Räumlichkeiten inkl. Sterne-Bewertung, optionalen Bildern, Bemerkungen und Nachreinigung · Bewertung Zustand Arbeitsmittel · Gesamtbewertung · Unterschrift Prüfer

Nutzungshinweis: In der Download-Version sind Tickets integriert (z. B. für Nachreinigungen). Vor der ersten Nutzung muss im importierten Formular ein Tickettyp hinterlegt werden.

Öffentliches Online-Formular: Qualitätscheck

Download: Vorlage Qualitätscheck

QUALITÄT & OBJEKTE

Kurzbeschreibung: Checkliste für Mitarbeitende, insbesondere Glasreiniger, um vor Ort Schritt für Schritt Risiken zu erkennen und zu bewerten. Die Vorlage ist in leicht verständlicher Sprache verfasst und wird durch Icons ergänzt, die das Verständnis zusätzlich erleichtern.

Inhalt: Sicherheitscheck (Vorbereitung, Material, Umgebung, Team, Verfassung, Stop bei fehlender Absicherung) · Dokumentation (Unterschrift, Datum, E-Mail)

Nutzungshinweis: Es gibt zwei Varianten (kompakt/ausführlich) – am besten beide testen und die passende auswählen.

Öffentliches Online-Formular: Risikocheck Kompakt · Risikocheck Normal

Download: Vorlage Risikocheck Kompakt · Vorlage Risikocheck Normal

QUALITÄT & OBJEKTE

Kurzbeschreibung: Der Staubsauger geht nicht mehr an, die Waschmaschine schleudert nicht mehr – damit trotzdem weiter gereinigt werden kann, müssen Geräte schnell repariert oder ausgetauscht werden. Mit dem Formular können Reparaturanfragen ausgelöst und alle wichtigen Informationen vorher abgefragt werden – übersichtlich und einfach.

Inhalt: Objektdaten · Gerätestandort & Zugangsbeschränkungen · Gerätebeschreibung · Fehlerbeschreibung · optional Bilder · Dringlichkeit

Öffentliches Online-Formular: Reparaturanfrage

Download: Vorlage Reparaturanfrage

QUALITÄT & OBJEKTE

Kurzbeschreibung: Ein Tätigkeitsnachweis kann für verschiedene Zwecke benötigt werden. Dieses Formular ist so aufgebaut, dass eine erbrachte Leistung durch den Kunden quittiert wird und damit ein wichtiger Baustein für eine korrekte Abrechnung erstellt wird.

Inhalt: Objektdaten · Leistungsbeschreibung · Bestätigung der erbrachten Leistung · Unterschrift Kunde

Öffentliches Online-Formular: Tätigkeitsnachweis

Download: Vorlage Tätigkeitsnachweis

QUALITÄT & OBJEKTE

Kurzbeschreibung: Objektspezifische Checkliste, mit der ihr eurer Reinigungskraft die zu erledigenden Aufgaben klar mitgebt. Zu jeder Aufgabe bestätigt sie die Durchführung oder trägt ein, warum diese nicht erfolgen konnte.

Inhalt: Frei definierbare Aufgaben (z. B. Mülleimer leeren, Böden reinigen, Tische reinigen) jeweils mit Beispielbild · Bestätigung "Erledigt" · Kommentarfeld für Begründung, falls nicht erledigt

Öffentliches Online-Formular: Aufgabenliste

Download: Vorlage Aufgabenliste

QUALITÄT & OBJEKTE

Kurzbeschreibung: Mit diesem Formular wird ein Schlüsselübergabeprotokoll z.B. beim Objektstart erstellt, mit dem die korrekte Übergabe von einem oder mehreren Schlüsseln für eine Immobilie – sowohl durch den Übergebenden, als auch durch den Empfänger – in schriftlicher Weise bestätigt wird. Ihr erhaltet dadurch ein Dokument mit Nachweischarakter.

Inhalt: Objektdaten · Protokoll der Schlüssel (Typ, Nummer, Anzahl, Bilder) · Hinweis zur Weitergabe an Dritte · Unterschriften

Öffentliches Online-Formular: Schlüsselübergabe

Download: Vorlage Schlüsselübergabe

QUALITÄT & OBJEKTE

Kurzbeschreibung: Schlüsselnachverfolgung im Objekt per QR-/Barcode-Scan – jeder Schlüssel wird mit einem selbst erstellten Code (z. B. mit Objekt- und Schlüsselnummer) versehen, den der Mitarbeiter im Formular zur Auswahl scannt. Zwei Varianten: “Protokoll (Ausgabe)” für die zentrale Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln im Objekt, “Protokoll (Weitergabe)” für die Weitergabe zwischen Mitarbeitern oder das Hinterlegen an einem festen Ort.

Inhalt: Protokoll (Ausgabe): Scan des Schlüssel-Codes · Bestätigung Erhalt · Bestätigung Rückgabe

Protokoll (Weitergabe): Scan des Schlüssel-Codes · Weitergabe an anderen Mitarbeiter mit Unterschrift des Empfängers · alternativ Hinterlegen an einem Ort mit Foto · Unterschrift Bestätigung

Öffentliches Online-Formular: Schlüsselprotokoll (Ausgabe) · Schlüsselprotokoll (Weitergabe)

Download: Vorlage Schlüsselprotokoll (Ausgabe) · Vorlage Schlüsselprotokoll (Weitergabe)

QUALITÄT & OBJEKTE

Kurzbeschreibung: Leider kann es im Alltag immer wieder passieren: Es gibt durch einen Unfall oder eine Unachtsamkeit einen Schaden am Dienstfahrzeug. Jetzt gilt es möglichst zeitnah eine Schadenaufnahme zu machen - dann ist die Erinnerung an den Hergang noch frisch und Schäden können fotografisch dokumentiert werden. Die Schadenmeldung wird verwendet, um Versicherungsansprüche zu begründen. Das Protokoll erfasst die beteiligten Fahrzeuge und Personen, Details zum Unfall und das Ausmaß des Schadens.

Inhalt: Angaben zum Fahrer · zum Fahrzeug · zum Schaden · zum Vorfall · Zeugen · Personenschäden · beteiligte Person/Fahrzeug · Unterschrift

Öffentliches Online-Formular: Fahrzeugschäden

Download: Vorlage Fahrzeugschäden

FUHRPARK

Kurzbeschreibung: Das Fahrzeugübergabeprotokoll ist neben Führerschein-Check und UVV-Prüfung eine der wichtigen Säulen rund um das Thema Dienstwagen. Das Übergabeprotokoll stellt ein offizielles Dokument dar, das vorwiegend dazu beiträgt, im Nachgang einer Übergabe möglichen Ärger zu vermeiden. Das Formular hilft bei der Erstellung des Über- bzw. Rückgabeprotokolls und unterstützt damit das Fuhrparkmanagement.

Inhalt: Fahrzeugdaten · Checkliste für Übergabe · Mängelbeschreibung · Unterschriften

Öffentliches Online-Formular: Fahrzeugübergabe

Download: Vorlage Fahrzeugübergabe

FUHRPARK

Kurzbeschreibung: Die Führerscheinkontrolle ist eine der gesetzlichen Pflichten von Fuhrparkhaltern. Durch die Führerscheinkontrolle prüft ihr als Arbeitgeber, dass eure Dienstwagennutzer geeignet und befähigt sind, ihre ihnen zugeordneten Firmenfahrzeuge zu führen. Eine gültige Fahrerlaubnis muss bei jeder Fahrt vorliegen. Mit diesem Formular kann der organisatorische Aufwand für diese Kontrolle minimiert werden.

Tipp: Das Formular kann in Verbindung mit Befristungen genutzt werden.

Inhalt: Mitarbeiterdaten · Führerscheinbilder · Bestätigung gültige Fahrerlaubnis · Bestätigung Verlustmeldung an Arbeitgeber · Unterschriften

Öffentliches Online-Formular: Führerscheinkontrolle

Download: Vorlage Führerscheinkontrolle

FUHRPARK

Kurzbeschreibung: Ein professionelles Planungskonzept für ein neues Objekt entsteht schon vor Auftragsstart: Welche Besonderheiten gibt es vor Ort, wer eignet sich für welche Aufgabe, mit welchen Maschinen und Geräten lassen sich die Flächen am effizientesten reinigen? Die Objektbegehung vor Auftragsbeginn schafft dafür die Grundlage. Das Formular hilft, Zustand des Objekts und gewünschte Leistungen zu erfassen und zu dokumentieren.

Inhalt: Angaben zum Objekt · Angaben zur Begehung · Erfassung von Dienstleistungen · Erfassung von Objektinformationen · Abrechnungsinformationen

Öffentliches Online-Formular: Begehungsprotokoll

Download: Vorlage Begehungsprotokoll

KUNDE & VERTRIEB

Kurzbeschreibung: Empfehlungen von Kunden sind wertvoll: Sie sind vertrauenswürdig und überzeugen mehr als klassische Werbung. Darüber hinaus sind Referenzen das beste Mittel, um deine Leistungen belegbar darzustellen. Mit diesem Formular kann bei Kunden die Einwilligung zur Nennung als Referenzkunde eingeholt werden.

Inhalt: Einwilligungserklärung als Text · Kundendaten · Material (Bezeichnung, Logo, Webseite, Zitat) · Unterschrift Kunde

Nutzungshinweis: Wird die Download-Version genutzt, muss euer Unternehmensname im kursiven Hinweis-Element der Formularvorlage angepasst werden.

Öffentliches Online-Formular: Einwilligung zur Nennung als Referenzkunde

Download: Vorlage Einwilligung zur Nennung als Referenzkunde

KUNDE & VERTRIEB

Kurzbeschreibung: Erstellt das Mandatsdokument für das SEPA-Lastschriftverfahren.

Inhalt: Zahlungsempfängerdaten (Name, Anschrift, Gläubiger-ID) · Mandatsreferenz · Hinweis zur Erteilung · Daten des Zahlenden (Name, Bankdaten) · Datum, Ort, Unterschrift

Nutzungshinweis: Bei der Download-Version müssen eure Daten als Zahlungsempfänger sowohl in der Formularvorlage als auch in der Berichtsvorlage angepasst werden. Die eindeutige Mandatsreferenz muss dem Kunden mitgeschickt werden. Bei der Online-Version zusätzlich die Gläubiger-ID mitschicken.

Öffentliches Online-Formular: SEPA Firmenlastschrift

Download: Vorlage SEPA Firmenlastschrift

KUNDE & VERTRIEB