Quickstart für Dokumente

Die Funktion „Dokumente“ ist jetzt in eurem System freigeschaltet.
Hier findet ihr eine kompakte Anleitung, die Systemadministratoren bzw. Nutzern mit Mandantenrechten die ersten Schritte mit der neuen Funktion erklärt.

1. Mandanten und Berechtigungsgruppen

Aktiviert zunächst die Dokumente-Funktion in den Mandanten und Berechtigungsgruppen, die mit Dokumenten arbeiten sollen.

Geht in die Mandantenverwaltung und aktiviert in “Lizenzen & Apps” die Funktion Dokumente.
Geht in der Mandantenverwaltung in “Berechtigungen” und aktiviert bei den gewünschten Berechtigungsgruppen unter “Lizenzen & Apps” die Funktion Dokumente.
Wiederholt diese Schritte für alle gewünschten Mandanten.

2. Kategorien

Jedes Dokument benötigt eine Kategorie, sonst kann es nicht gespeichert werden.
Deshalb ist die Kategorienverwaltung der nächste wichtige Schritt bei der Einrichtung.

Damit ihr schneller starten könnt, haben wir im System bereits Standardkategorien für euch angelegt. Diese könnt ihr direkt verwenden – oder nach Bedarf ändern oder ergänzen.

So geht ihr vor:

Geht zu Mandantenverwaltung → Dokumentenkategorien
Prüft die vorhandenen Kategorien:
- Decken sie eure Anwendungsfälle ab?
- Löscht nicht benötigte Kategorien (möglich, solange keine Dokumente enthalten sind).
- Bearbeitet bestehende Kategorien (z. B. Titel, Beschreibung oder Icon).
Legt bei Bedarf eigene Kategorien an. Weitere Infos dazu findet ihr hier.

Ihr könnt jetzt in der Kategorie Berechtigungsgruppen zuordnen, damit Dokumente für die jeweiligen Nutzer sichtbar sind. Auf Nummer sicher gehen? Dann lasst die Gruppen zunächst weg, testet nur den Upload (siehe Schritt 4) – und fügt die Gruppen später hinzu. Oder ihr arbeitet mit einer Testgruppe (mehr dazu hier).

3. Berechtigung zur Dokumentenverwaltung

Damit ihr direkt mit dem Hochladen von Dokumenten starten könnt, müsst ihr euch einmal die Verwaltungsrechte für Dokumente geben:

Du bist Sysadmin:
Gehe zu Konfiguration → Berechtigungen → bei deiner Gruppe auf „Bearbeiten“ → Reiter „Dokumente“ → aktiviere dir alle Rechte
Du bist Nutzer einer Gruppe mit Mandantenrechten:
Gehe zu Konfiguration → Mandantenverwaltung → Berechtigungen → bei deiner Gruppe auf „Details“ → Reiter „Dokumente“ → aktiviere dir alle Rechte

Diese Rechte zum Arbeiten mit Dokumenten kannst du später auch für andere Berechtigungsgruppen aktivieren und anpassen. Mehr dazu hier.

4. Dokumente erstellen

Jetzt fehlen nur noch die Dokumente - ladet die erste Datei hoch bzw. erstellt den ersten Link.

Geht unter Stammdaten in “Dokumente”.
Geht auf “+Dokument” und ladet eine Datei hoch oder legt einen Link an.
Mehr Infos dazu findet ihr hier.
Verknüpft das Dokument, wenn passend bzw. notwendig, mit einem Objekt oder einem Mitarbeiter. Mehr Infos zu Verknüpfungen findet ihr hier.
Prüft, ob die Sichtbarkeit den Erwartungen und Einstellungen entspricht.

Wenn ihr in Schritt 2 den Kategorien noch keine Berechtigungsgruppen zugeordnet habt, dann holt das jetzt nach und prüft anschließend die Sichtbarkeit des Dokuments aus Nutzersicht.

Lieber erstmal testen?

Ihr wollt die neue Funktion zuerst in Ruhe testen, ohne riskieren zu müssen, dass Dokumente direkt im Live-System sichtbar werden? Dann geht am besten so vor:

Legt eine neue Berechtigungsgruppe “Dokumententest” an.
Sucht euch ein oder zwei Nutzer, die mit testen und ordnet sie dieser Berechtigungsgruppe zu.
Aktiviert die Funktion Dokumente ausschließlich für diese Gruppe und setzt die entsprechenden Berechtigungen.
Testet jetzt in dieser Gruppe alles aus – von Kategorien über Dokumenteneinstellungen bis zur Verknüpfung. Spielt dabei auch die Ansichten im Blink Manager und in der Blink me App druch.

Wenn ihr euch mit den Einstellungen ausreichend vertraut gemacht habt, könnt ihr mit echten Kategorien, Dokumenten und Benutzergruppen im Live-System starten.