Formular erstellen oder bearbeiten und bereitstellen

Zu Blink Check gelangen

Um zu Blink Check zu gelangen, klicken Sie im Blink Manager Hauptmenü auf “Formulare” oder geben Sie im Browser firmenname-check.blink.online ein und melden Sie sich mit Ihrer Blink-ID oder Benutzername und Passwort an.

Um neue Formulare anzulegen (oder zu importieren/exportieren) benötigen Sie die entsprechende Berechtigung. Diese werden über den Blink Manager vergeben. Nur Benutzer, die einer Gruppe zugeordnet sind, in der das Recht “Blink Check Vorlagen verwalten” aktiviert ist, dürfen neue Vorlagen anlegen.

Hintergrund

Mit Blink Check können unternehmensinterne Prozesse digitalisiert und vereinfacht werden, die der Dokumentation dienen. Basis für alle Formen der Dokumentation sind sogenannte Formularvorlagen.

Jede Formularvorlage besteht aus zwei “Teilen”:

• Formular: Das ist die Maske für die Dateneingabe, die der ausfüllende Nutzer sieht

• Bericht: Das ist die Ansicht/Ausgabe als PDF der eingegebenen Daten

Wenn Sie ein neues Formular anlegen, wird immer automatisch eine Berichtsvorlage zugeordnet (per Default “Standardvorlage - mit Prozentpunkten”. Wir empfehlen, dass Sie eine der Standardvorlagen nutzen. Sollten Sie “Individuelle Vorlage” unter Berichtsvorlage wählen, diese aber nicht definieren, kann das Formular zwar ausgefüllt werden, es wird jedoch kein Bericht/PDF erstellt. Die Antworten sind dann nur unter “Auswertung” einzusehen.

Um ein Formular zum Befüllen zu erstellen und freizugeben, muss eine Vorlage angelegt werden. In dieser Vorlage werden beide Teile definiert.

Neue Vorlage anlegen

• Wechseln Sie im Hauptmenü in den Bereich "Formulare" und klicken dann auf "Vorlagen".

• Über den Button "+ Formularvorlage" legen Sie eine neue Vorlage an.

• Tragen Sie den Namen ein und klicken auf "Erstellen".

Sie gelangen nun automatisch zu den Einstellungen. Sie können hier jetzt bereits erste Einstellungen vornehmen. Um das Formular mit den Eingabefeldern anzulegen, müssen Sie dies jedoch nicht. Alle Einstellungen können Sie auch später noch ändern.

Import & Export

Sie haben auch die Möglichkeit, bestehende Vorlagen zu importieren und zu exportieren.
Wechseln Sie im Hauptmenü in den Bereich "Formulare" und dann auf "Vorlagen".

Oben rechts können Sie über den Button “Import” Vorlagen im check-b64-Dateiformat importieren und im Anschluss nach Bedarf bearbeiten.

In der Übersicht können Sie jede Vorlage über den Button ganz rechts im check-b64-Dateiformat exportieren.

Diese Funktionen bieten sich z.B. dann an, wenn Sie die Formulare für mehrere Mandanten verwalten und ein bereits erstelltes Formular von Mandat A auch für Mandat B nutzen möchten.

Vorlagenbibliothek

Unser Tipp: Wir haben zahlreiche branchenspezifische Vorlagen erstellt und stellen Ihnen diese in unserer Vorlagenbibliothek kostenfrei zum Download zur Verfügung! Ob Objektbegehung, Personalfragebogen oder Fahrzeugübergabeprotokoll - für viele Anwendungsfälle haben wir eine passende Vorlage, die Sie direkt nutzen oder nach Ihren Wünschen anpassen können.

In diesem Video zeigen wir, wie Sie diese Vorlagen importieren und auch sehr einfach anpassen können:

Vorlage erstellen

Wählen Sie im Menü “Formulare” und “Vorlagen” Ihre angelegte Vorlage.
Diese können Sie nun strukturieren und mit Inhalten befüllen.

Zur Strukturierung dienen Kategorie und Seite, für die Inhalte stehen Ihnen Eingabe- und Info-Elemente zur Verfügung.

Kategorie

Klicken Sie zunächst auf den grünen Button "+Kategorie" und benennen Sie die Kategorie.

Kategorien strukturieren Ihre Formularvorlage. Eine Kategorie beschreibt meistens einen inhaltlich zusammenhängenden Teil eines Formulars und ist vergleichbar mit einer Kapitelüberschrift (Einleitung, Hauptteil, Schluss). So kann z.B. ein Formular für eine Objektprüfung in die Kategorien “Kontrolle”, “Nachkontrolle” und “Abschluss” unterteilt werden.

Sie müssen mindestens eine Kategorie anlegen, um Inhalte in eine Vorlage einzubauen. Bei Formularen, die nicht besonders umfangreich sind, hat man häufig auch nur eine Kategorie.

Benutzer, die das Formular ausfüllen, sollen zum Starten immer in die erste (oder auch einzige) Kategorie klicken, durch alle weiteren Kategorien werden sie automatisch durchgeleitet. Unterhalb der Kategorie sehen Benutzer auch die in der Kategorie enthaltenen Seiten.

Seite

Als nächstes müssen Sie innerhalb der Kategorie(n) mindestens eine Seite anlegen.
Öffnen Sie dafür mit Klick auf den Namen die Kategorie und fügen Sie mit dem grünen Button “+Seite” eine Seite hinzu.

Seiten dienen ebenfalls der Strukturierung Ihres Formulars in kleinere Inhaltsabschnitte und sind vergleichbar mit Unterüberschriften. So kann beispielsweise die Kategorie “Kontrolle” in einem Formular für Objektprüfung in die Seiten “Räumlichkeiten” und “Arbeitsmittel” unterteilt werden.

Benutzer, die das Formular ausfüllen, werden Seite für Seite mit “Weiter” und “Zurück” durch das Formular geführt.

Elemente

Nun können Sie die Seite mit den eigentlichen Inhalten befüllen. Dies geschieht über sogenannte Elemente. Um Elemente hinzuzufügen klicken Sie auf das grüne "Plus" Symbol neben dem jeweiligen Seitennamen.

Elemente werden unterschieden nach “Eingabe Elementen” und “Info Elementen”.

Eingabe Elemente

Hier können Benutzer Eingaben vornehmen. Von einfachen Textfeldern, über Auswahllisten bis hin zu Bewertungen mit Sternen oder Smileys.
Eine ausführliche Beschreibung aller Eingabe Elemente finden Sie hier.

Info Elemente

Dies sind Informationen, die Benutzern beim Ausfüllen eines Formular angezeigt werden und ihn beim Ausfüllen unterstützen. Damit können Sie Überschriften, Texte, Bilder oder Links in Ihre Formularvorlagen integrieren.
Hier finden Sie Details zu allen Info Elementen.

Weitere Gestaltungsfunktionen

Bearbeiten

Mit einem Klick auf das Stift-Icon können Sie sowohl Kategorien, Seiten als auch Elemente bearbeiten:

• Kategorie: Nach dem Klick auf den Stift öffnet sich die Kategorie, zum weiteren Bearbeiten müssen Sie oben rechts auf das Zahnrad klicken. Sie können nun den Namen ändern oder die Kategorie auf “inaktiv” setzen. Die Kategorie wird dann beim Ausfüllen nicht mehr angezeigt. In der Kategorienübersicht in der Vorlage werden inaktive Kategorie standardmäßig nicht angezeigt, können aber über den Schiebregler “Inaktive anzeigen” mit aufgeführt werden.

• Seite: Mit Klick auf den Stift in der Zeile neben dem Seitennamen können Sie den Namen ändern.

• Element: Mit Klick auf den Stift öffnen sich alle Einstellungsmöglichkeiten für Eingabe- oder Info-Element.

Reihenfolge

Sobald Sie mehrere Kategorien, Seiten oder auch Elemente angelegt haben, erscheint automatisch auf der jeweiligen Ebene der Button, mit der Sie jeweils die Reihenfolgen ändern und das Elemente hin- und herschieben können.

Verschieben (für Elemente)

Eingabe- und Info-Elemente können Sie über den zweiten Button in der Elementenzeile sowohl innerhalb einer Kategorie auf eine andere Seite, als auch in eine andere Kategorie verschieben.
Beachten Sie: Wenn das Element in einer Abhängigkeit ist (über die Seite oder das Element selbst), können Sie das Element nicht verschieben. Um es zu verschieben, löschen Sie zunächst die Abhängigkeit.

Abhängigkeiten

Sie können sowohl für Kategorien, Seiten als auch einzelne Elemente sogenannte Abhängigkeiten definieren. Mit einer Abhängigkeit legen Sie für das jeweilige Feld fest, unter welchen Bedingungen es angezeigt wird.
Als kleines Anwendungsbeispiel: Sie haben ein Formular “Änderungen Personal”. Dort fragen Sie immer zunächst ab, welche Angaben sich geändert haben, z.B. “Hat sich der Name geändert?”. Für die folgenden Eingabe-Felder legen Sie eine Abhängigkeit fest, sodass die weiteren Eingabe-Elemente nur angezeigt werden, wenn die Frage mit “Ja” beantwortet wird. Wird diese Frage beim Ausfüllen verneint, muss der ausfüllende Benutzer sich nicht durch irrelevante Fragen klicken.

Mit Abhängigkeiten können Sie also gerade bei längeren Formularen die Nutzerfreundlichkeit verbessern und steuern.

Abhängigkeiten können erfolgen auf Basis von

• vorhandener / nicht vorhandener Eingabe (z.B. bei Textfeldern, Datum,, Bildern etc.)

• Bewertungen (z.B. je nach Sternanzahl oder ausgewähltem Smiley)

• Auswahl in der Antwort (z.B. bei Auswahl aus Liste oder Ja-/Nein-Fragen)

• Vergleichen (bei Datumsangabe, Uhrzeit oder Währung: Größer als, Kleiner als, Größer oder gleich, Kleiner oder gleich, Gleich)

Duplizieren

Sie können sowohl Kategorien, Seiten als auch Elemente duplizieren und dann im Anschluss bei Bedarf bearbeiten.

Löschen

Sie können sowohl Kategorien, Seiten als auch einzelne Elemente über den roten Mülltonnen-Button löschen.

Vorlage veröffentlichen

Sobald Sie die Vorlage fertig erstellt, am besten auch einmal selbst getestet und alle notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, können Sie diese veröffentlichen. Stellen Sie dafür sicher, dass in den allgemeinen Einstellungen der Schiebregler auf “Aktiv” ist und geben Sie unter “Berechtigungen” den gewünschten Gruppe die Berechtigung das Formular auszufüllen. Jetzt können die berechtigten Benutzer das Formular sehen und ausfüllen.