Berichtsvorlagen

Berichtsvorlagen werden benötigt, um ausgefüllte Formulare in einem vordefinierten Design als PDF zu erzeugen. Jeder Formularvorlage wird automatisch mit eine Berichtsvorlage verknüpft. Dabei kann entweder eine Standardvorlage genutzt werden oder eine individuelle Vorlage erstellt werden.

Wenn Sie in einer Formularvorlage “Individuelle Berichtsvorlage” wählen, diese jedoch nicht konfigurieren, wird bei ausgefüllten Formularen ein weißes/leeres PDF erzeugt.

Berichtsvorlagen wirken sich auch auf schon ausgefüllte Formulare (rückwirkend) aus. Dadurch haben Sie auch bei einer Änderung der Berichtsvorlage beim Abrufen alle Berichts-PDFs im gleichen Design.

Standardvorlage

Es gibt zwei Standardvorlagen, aus denen Sie wählen können:

Standardvorlagen - mit Prozentpunkten
Standardvorlagen - ohne Prozentpunkte

Standardvorlagen können mit allen Formularvorlagen verknüpft werden. Dabei werden die erhobenen Daten in einer strukturierten und komprimierten Übersicht dargestellt, gegliedert nach Kategorie, Seite und Elemente. Werden Elemente nicht ausgefüllt, werden diese auch nicht im Bericht angezeigt. Info-Elemente werden im Standardbericht mit angezeigt.

Bei der Standardvorlagen mit Prozentpunkten werden Punkte bzw. dadurch erreichte Prozente im Bericht mit angezeigt, jeweils berechnet über das gesamte Formular, sowie pro Kategorie. Dies bietet sich besonders da an, wo Elemente mit Bewertungen (Smileys, Sterne oder Auswahl aus Liste) genutzt werden. Die Prozentpunkte werden auch dann angezeigt, wenn kein Element mit Bewertungen hinterlegt ist, Sie sehen dann “0 von 0 Punkten”. Die Prozente werden farblich markiert, sodass mit einem schnellen Blick eine Einschätzung der Ergebnisse möglich ist.

Die Standardvorlagen lassen sich nicht bearbeiten. Sie können diese allerdings an das Firmen- bzw. Mandantendesign anpassen. Dafür können Sie im Menüpunkt "Konfiguration" pro Mandant ein Logo hinterlegen und einen Text für die Fußzeile definieren. Diese werden automatisch bei Formularen, die auf der Standardberichtsvorlage basieren, oben und unten mittig angezeigt.

Individuelle Vorlage

Wenn Sie für Ihre Berichte ein vom Standard abweichendes Design benötigen, können Sie auch eine individuelle Berichtsvorlage erstellen. Dies bietet sich für Fälle an, bei denen der Bericht nicht 1:1 dem ausgefüllten Formular mit Antworten umfassen soll, sondern z.B. weitere Textelemente enthält, die aber nicht im Formular selbst auftauchen (müssen oder sollen).

Damit Sie in Ihrem Bericht die Elemente aus dem Formular nutzen können, müssen Sie als erstes Ihre Vorlage (also das Formular selbst) erstellen. Damit erzeugen Sie dann eindeutige Elemente, auf die Sie mit Platzhaltern in Ihrem Bericht verweisen können.

Um eine individuelle Berichtsvorlage zu erstellen, wählen Sie in den allgemeinen Einstellungen der Formularvorlage bei Berichtsvorlage “Individuelle Vorlage” (1) aus. Es erscheint nun der Button “Vorlagendesigner” (2), den Sie mit einem Klick öffnen. Der Vorlagendesigner öffnet sich in einem neuen Fenster und entspricht in vielerlei Hinsicht einem Word-Editor im Browser.

Sie können nun Ihre Vorlage direkt im Editor selbst gestalten, so wie Sie auch in Word ein Formular erstellen würden (1)
Wenn Sie bereits eine Vorlage haben, können Sie diese kopieren, in den Editor einfügen und dort weiter formatieren. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Kopieren Sie dafür Ihre Vorlage: markieren → Rechtsklick → kopieren.
Aktivieren Sie die Zwischenablage: Im Vorlagendesigner auf Menüpunkt "Start" klicken → Button "Lokale Zwischenablage verwenden" klicken (2)
Vorlage einfügen: auf die leere Seite des Vorlagendesigner klicken → "Strg" + "V" Tasten drücken und Texte/Bilder einfügen

Um nun die Inhalte der Formularvorlage (also die Daten aus den Eingabe-Elementen) im Bericht zu platzieren und zu formatieren, nutzen Sie sogenannte Seriendruckfeldern (Platzhaltern). Sie fügen diese ein, indem Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument platzieren und im Vorlagendesigner im Reiter Seriendruck (1) auf “Seriendruckfeld einfügen” (2) klicken. Dort sind nun auch namentlich die Eingabe-Elemente aus dem Formular (3) aufgeführt.

Wenn Sie ein Feld einfügt haben, können Sie das Feld markieren und wie normalen Text auch über Möglichkeiten im Reiter “Start” formatieren. Um ein Seriendruckfeld zu löschen, klicken Sie auf das Feld und klicken Sie im Reiter “Seriendruck” auf “Feld löschen” (4).

Hier erfahren Sie mehr zu den einzelnen Seriendruckfeldern.