Berichtsvorlagen

Allgemein

Im Blink Manager gibt es unterschiedliche Typen von Berichtsvorlagen: Mitarbeiterbericht und Objektbericht.

Mit Hilfe der Berichtsvorlagen können Sie sich für einen bestimmten Mitarbeiter bzw. ein bestimmtes Objekt einen Überblick über die An- und Abwesenheiten und die erfassten Zeiten innerhalb eines frei auswählbaren Zeitraums verschaffen.

Die Vorlagen werden in einem Word-Dokument angelegt und in Blink hochgeladen. Dabei geben sogenannte Platzhalter die Positionen und Formatierungen der Datensätze vor, die bei der Export-Funktion im Blink Manager durch die jeweiligen Daten des Mitarbeiters bzw. des Objektes ersetzt werden. Blink erzeugt den Bericht als PDF-Dokument.

Mitarbeiterbericht

Mit Hilfe eines Mitarbeiterberichts können Sie sich einen Überblick über die An- und Abwesenheiten zu einem bestimmten Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum verschaffen.

Neben den Grunddaten wie Nachname, Vorname, Personalnummer, Unternehmen und Zeitraum, sehen Sie in dieser Übersicht die für den Zeitraum eingeplante Wochenarbeitszeit als Summe, sowie die Summe an gestempelten Arbeitsstunden.

Diese werden tabellarisch - sortiert nach Datum - mit Datum, Objekt, Dauer/Uhrzeit, Pause, Pauschalabzügen und eventuell vorhandenem Kommentar angezeigt.

Für die Auswertung von Mitarbeiterdaten gibt es den Typ „Mitarbeiterbericht“ und den Typ „Mitarbeiterbericht alle Tage“: Im „Mitarbeiterbericht“ wird nur dann eine Zeile erzeugt, wenn zu dem Datum auch eine Zeiterfassung stattgefunden hat, d.h. der Bericht gibt eine Übersicht zu allen erfassten Zeiten. Im „Mitarbeiterbericht alle Tage“ wird für jeden Tag des gewählten Zeitraums eine Zeile erzeugt, auch wenn dort keine Zeiterfassung stattgefunden hat, d.h. man bekommt einen Überblick, wann im Zeitraum gearbeitet wurde und wann nicht. Dies entspricht dem klassischen Arbeitszeitnachweis.

Wir stellen Ihnen hier 3 Vorlagen zur Verfügung:

• Mitarbeiterbericht Detail: Mitarbeiterbericht wie oben beschrieben; in den Kommentaren wird die genaue Zeiterfassung angezeigt (s. Screenshot)

• Mitarbeiterbericht Kompakt: Mitarbeiterbericht wie oben beschrieben; in den Kommentaren werden Änderungsgrund und/oder Abwesenheitstyp angezeigt (s. Screenshot)

• Mitarbeiterbericht alle Tage: Mitarbeiterbericht alle Tage wie oben beschrieben; Zuschlag; Leistung; in den Kommentaren werden Änderungsgrund und/oder Abwesenheitstyp angezeigt (s. Screenshot)

Objektbericht

Mit Hilfe des Objektberichts können Sie sich einen Überblick über die gebuchten Zeiten auf einem bestimmten Objekt in einem definierbaren Zeitraum verschaffen.

Hier werden als Grunddaten neben dem Objekt-Namen die Kostenstelle, die Objekt-Nr., Ihr Unternehmen und der gewünschte Zeitraum angezeigt.

Darunter finden Sie tabellarisch - sortiert nach Datum - die Mitarbeiter mit ihrer Dauer bzw. Uhrzeit, wenn vorhanden die zugeordneten Leistungen, sowie Pausen, Pauschalabzüge und Kommentare.

Auch für den Objektbericht stellen wir Ihnen eine Vorlage bereit, die die oben beschriebenen Informationen enthält (s. Screenshot).

Vorlagen anpassen

Wir stellen Ihnen 4 Vorlagen im Microsoft Word-Format zur Verfügung, die die wichtigsten Einträge als Platzhalter beinhalten (mehr Informationen dazu oben unter Mitarbeiterbericht bzw. Objektbericht).

Sie können diese Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Laden Sie sich dafür die Datei von dieser Seite runter und öffnen Sie diese in Microsoft Word.

Um die verwendeten Platzhalter anzuzeigen (bzw. zu verbergen), drücken Sie [ALT]+ [F9].
Um einen neuen Platzhalter hinzuzufügen, klicken Sie an die gewünschte Stelle im Word-Dokument und drücken [STRG] + [F9].

Eine Liste der möglichen Platzhalter für die jeweilige Berichtsvorlage finden Sie in Ihrem Blink-System unter „Konfiguration“ > „Mandantenverwaltung“ > "Ihr Mandant" > „Berichtsvorlagen“:

Wenn Sie mit der Bearbeitung der Vorlage fertig sind, können Sie diese im Blink-Manager unter „Konfiguration“ > „Mandantenverwaltung“ > "Ihr Mandant" > „Berichtsvorlagen“ hochladen.

1. Klicken Sie auf oben rechts auf „+ Vorlage“

2. Füllen Sie das Feld „Name der Vorlage“ (z.B. mit „Mitarbeiter-Standardvorlage“) aus

3. Fügen Sie eine „Beschreibung“ ein

4. Wählen Sie den „Typ der Vorlage“ aus dem Dropdown-Menü aus

5. Klicken Sie nun in das darunter liegende Feld, um die gewünschte Datei auszuwählen

6. Klicken Sie anschließend auf „Hochladen & Prüfen“

7. Wenn alles passt, können Sie auf „Vorlage anlegen“ klicken

Sie können beliebig viele Vorlagen anlegen, aus denen Sie beim Erzeugen des Berichts auswählen können.

Bericht erzeugen

Um einen Bericht zu erzeugen, gehen Sie in die Stammdaten und wählen das gewünschte Objekt bzw. den gewünschten Mitarbeiter aus. Gehen Sie dann in den Bereich „Gebuchte Zeiten“.

Wählen Sie ganz oben den gewünschten Zeitraum aus. Klicken Sie anschließend unterhalb des Kalenders auf „PDF“. Wählen Sie nun im Pop-Up-Fenster die gewünschte Berichtsvorlage aus und bestätigen Sie mit „OK“. Für Mitarbeiter finden Sie in der Liste sowohl die Vorlagen des Typs „Mitarbeiterbericht“ als auch die Vorlagen des Typs „Mitarbeiterbericht alle Tage“.

Die Bericht wird nun als PDF-Dokument erzeugt und automatisch heruntergeladen.  

Tipps & Tricks

Was muss ich tun, wenn…

• Tabellen nicht korrekt umgebrochen werden

Wenn Tabellen nicht auf der nächsten Seite erscheinen, sondern einfach abgeschnitten werden, dann müssen Sie für die Tabelle folgende Einstellungen vornehmen:

Schritt 1: Bewegen Sie den Cursor in die erste Zelle der Tabelle und klicken dann auf "Layout" → "Abstand" unten rechts auf das Icon. In dem Fenster, das sich öffnet setzen Sie die Haken wie im Screenshot.

Schritt 2: Markieren Sie die Tabelle und öffnen Sie über "Rechtsklick" die Tabelleneigenschaften. Textumbruch muss auf "ohne" stehen.

• es Mehrfach-Einträge eines Zeiteintrages gibt

Bitte prüfen Sie den Platzhalter auf Korrektheit:

"LocationReport.Location.Worklogs.TimeEntries.Comments" bzw.

"EmployeeReport.Employee.Worklogs.TimeEntries.Comments"