Mitarbeiterbericht alle Tage
Für die Auswertung von Mitarbeiterdaten gibt es den Typ „Mitarbeiterbericht“ und den Typ „Mitarbeiterbericht alle Tage“: Im „Mitarbeiterbericht“ wird nur dann eine Zeile erzeugt, wenn zu dem Datum auch eine Zeiterfassung stattgefunden hat, d.h. der Bericht gibt eine Übersicht zu allen erfassten Zeiten. Im „Mitarbeiterbericht alle Tage“ wird für jeden Tag des gewählten Zeitraums eine Zeile erzeugt, auch wenn dort keine Zeiterfassung stattgefunden hat, d.h. man bekommt einen Überblick, wann im Zeitraum gearbeitet wurde und wann nicht. Dies entspricht dem klassischen Arbeitszeitnachweis.
Platzhalter in Microsoft Word
Damit im erzeugten PDF-Bericht die richtigen Inhalte an der gewünschten Stelle angezeigt werden, werden in Word Platzhalter gesetzt. Sie stehen, wie der Name vermuten lässt, stellvertretend im Dokument für sich verändernde Daten. Gibt es keine Daten für den Platzhalter, wird auch kein Inhalt im PDF angezeigt. Die Funktionsweise ist die gleiche wie z.B. bei dem automatischen Einfügen von Seitenzahlen oder dem Dokumententitel.
Um verwendete Platzhalter anzuzeigen (bzw. zu verbergen), drücken Sie [ALT]+ [F9]. Sie erkennen die Platzhalter an den beiden geschweiften Klammern mit dem Namen dazwischen: {Platzhalter}.
Um einen neuen Platzhalter einzufügen, klicken Sie an die gewünschte Stelle im Word-Dokument und drücken [STRG] + [F9]. Dadurch wird ein grau hinterlegten Feld mit den geschweiften Klammern erzeugt, in das der Cursor bereits an der richtigen Stelle positioniert ist. Achten Sie darauf, den Platzhalter innerhalb der Klammern einzutragen.
Platzhalter lassen sich wie jeder Text auch in Word formatieren (z.B. Ändern der Schriftgröße, Schriftfarbe oder Fettdruck).
Liste der Platzhalter
Kopfdaten
EmployeeReport.Employee.Supervisors.Name
Achtung: Bei Listen wird pro Eintrag eine neue Zeile erzeugt. Hat der Mitarbeiter also mehrere Vorgesetzte, wird pro Vorgesetztem eine Zeile erzeugt. Der Platzhalter sollte daher in einer eigenen Tabelle oder am Ende einer Tabelle eingesetzt werden.
Worklog
EmployeeReport.Employee.Worklogs.WorkedDuration
EmployeeReport.Employee.Worklogs.SumTimeEntryOriginalDurationHours
EmployeeReport.Employee.Worklogs.StatusChangeComments
Erklärung: Kommentare umfassen z.B. Details zur Zeiterfassung wie QR-Code-Nummer, Autostop, Änderungen der Dauer, Kommentare bei Sonstigem-Änderungsgrund
Zusammenfassungen
EmployeeReport.Employee.SumPlannedDurationHours
EmployeeReport.Employee.SumWorkedDurationHours
EmployeeReport.Employee.SumWorkedDurationOfWorkHours
EmployeeReport.Employee.SumWorkedDurationOfAbsenceHours
EmployeeReport.Employee.SumNightPremiumPayHours
EmployeeReport.Employee.SumSundayPremiumPayHours
EmployeeReport.Employee.SumPublicHolidayPremiumPayHours
Abwesenheitstypen im Berichtszeitraum: EmployeeReport.Employee.AbsenceSummaries.Name
Summe der Ist-Zeiten pro Abwesenheitstyp in h: EmployeeReport.Employee.AbsenceSummaries.SumWorkedDurationHours
Anzahl Tage pro Abwesenheitstyp: EmployeeReport.Employee.AbsenceSummaries.DayCount
Platzhalter nur für eigene, gebündelte Übersichten nutzen. Erzeugt pro im Zeitraum erfasstem Abwesenheitstyp eine Zeile und ordnet summierte Werte zu für eine tabellarische Darstellung:
Leistungsartnummern im Berichtszeitraum: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.ActivityTypeNumber
Leistungsarten im Berichtszeitraum: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.ActivityTypeName
Summe der Ist-Zeiten pro Leistungsart in h: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.SumWorkedDurationHours
Summe der Nachtzuschläge je Leistungsart in h: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.SumNightPremiumPayHours
Summe der Sonntagszuschläge je Leistungsart in h: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.SumSundayPremiumPayHours
Summe der Feiertagszuschläge je Leistungsart in h: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.SumPublicHolidayPremiumPayHours
Platzhalter nur für eigene, gebündelte Übersichten nutzen. Erzeugen pro im Zeitraum gebuchter Leistungsart eine Zeile und ordnet summierte Werte zu für eine tabellarische Darstellung:
Erläuterung zur Struktur von Platzhaltern
Platzhalter für die Erzeugung von Mitarbeiter- oder Objektberichten in Blink haben feste Namen und unterscheiden sich je nach Berichtstyp zwischen Mitarbeiter- oder Objektbericht.
Grundsätzlich zeigt der Name des Platzhalters, auf welche Daten aus Blink sich bezogen wird. Die Bezugsebenen sind dabei im Mitarbeiterbericht alle Tage hauptsächlich Employee und Worklog.
Employee: Daten, die sich generell auf den Mitarbeiter (z.B. Name oder Personalnummer) oder auf den Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum (z.B. Abwesenheitstage) beziehen.
Worklog: Ein Worklog wird dann generiert, wenn bei der Erfassung Tag, Objekt, Mitarbeiter und ggf. Leistung übereinstimmen. Er enthält immer mindestens einmal Start und Stop. In der Regel entspricht ein Arbeitseinsatz/tag einem Worklog.
Die Platzhalter sind so aufgebaut, dass die Abfrage immer weiter ins Detail geht: Die Ebenen sind dabei mit einem Punkt getrennt.
Die Platzhalter lassen sich entsprechend auch danach gruppieren und sortieren, auf welche Daten sie sich beziehen, sodass sich auch schneller finden lässt, welchen Platzhalter man braucht, um gewünschte Inhalte abzubilden.
Weitere Daten über Felder einfügen
Um im Bericht mit dynamischen Daten zu arbeiten, die sich nicht auf Objekt- oder Mitarbeiterinformationen beziehen, können Sie in der Word-Vorlage mit Feldern arbeiten.
Sinnvolle Felder können zum Beispiel sein:
Beschreibung | Feld | Beispiel |
|---|---|---|
Seitennummer | { PAGE } |  Mit “\* MERGEFORMAT” im Platzhalter wird die Formatierung bei Aktualisierung beibehalten |
Seitenanzahl im Dokument | {NUMPAGES} | |
Erstelldatum des Berichts | { DATE \@ „dd.MM.yy“ } | |
Erstelluhrzeit des Berichts | { TIME \@ „HH:mm“ } |
Um ein Feld in der Word-Vorlage einzufügen, gehen Sie im Reiter „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und dann „Feld“ und wählen Sie das Feld aus Liste aus (Kategorie und Format).
Platzhalter sind eigentlich nichts anderes als Felder, nur dass dort der Bezug zur Datenquelle ein anderer ist (Blinkdaten vs. Dokumentendaten). Entsprechend können Felder ebenfalls über „Strg + F9 > Rechtsklick > Feld bearbeiten“ eingefügt werden. Mit Alt + F9 werden Felder genau wie die Platzhalter aus- bzw. eingeblendet.
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Feldern in Word finden Sie hier.