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Mitarbeiterbericht alle Tage

Für die Auswertung von Mitarbeiterdaten gibt es den Typ „Mitarbeiterbericht“ und den Typ „Mitarbeiterbericht alle Tage“: Im „Mitarbeiterbericht“ wird nur dann eine Zeile erzeugt, wenn zu dem Datum auch eine Zeiterfassung stattgefunden hat, d.h. der Bericht gibt eine Übersicht zu allen erfassten Zeiten. Im „Mitarbeiterbericht alle Tage“ wird für jeden Tag des gewählten Zeitraums eine Zeile erzeugt, auch wenn dort keine Zeiterfassung stattgefunden hat, d.h. man bekommt einen Überblick, wann im Zeitraum gearbeitet wurde und wann nicht. Dies entspricht dem klassischen Arbeitszeitnachweis.

Platzhalter in Microsoft Word

Damit im erzeugten PDF-Bericht die richtigen Inhalte an der gewünschten Stelle angezeigt werden, werden in Word Platzhalter gesetzt. Sie stehen, wie der Name vermuten lässt, stellvertretend im Dokument für sich verändernde Daten. Gibt es keine Daten für den Platzhalter, wird auch kein Inhalt im PDF angezeigt. Die Funktionsweise ist die gleiche wie z.B. bei dem automatischen Einfügen von Seitenzahlen oder dem Dokumententitel.

Um verwendete Platzhalter anzuzeigen (bzw. zu verbergen), drücken Sie [ALT]+ [F9]. Sie erkennen die Platzhalter an den beiden geschweiften Klammern mit dem Namen dazwischen: {Platzhalter}.

Um einen neuen Platzhalter einzufügen, klicken Sie an die gewünschte Stelle im Word-Dokument und drücken [STRG] + [F9]. Dadurch wird ein grau hinterlegten Feld mit den geschweiften Klammern erzeugt, in das der Cursor bereits an der richtigen Stelle positioniert ist. Achten Sie darauf, den Platzhalter innerhalb der Klammern einzutragen.

Platzhalter lassen sich wie jeder Text auch in Word formatieren (z.B. Ändern der Schriftgröße, Schriftfarbe oder Fettdruck).

Liste der Platzhalter

Kopfdaten

Startdatum für ausgewählten Berichtszeitraum (Format: dd.mm.yyyy)

EmployeeReport.StartDate

Enddatum für ausgewählten Berichtszeitraum (Format: dd.mm.yyyy)

EmployeeReport.EndDate

Vorname des Mitarbeiters

EmployeeReport.Employee.FirstName

Nachname des Mitarbeiters

EmployeeReport.Employee.LastName

Enddatum für ausgewählten Berichtszeitraum (Format: dd.mm.yyyy)

EmployeeReport.EndDate

Personalnummer des Mitarbeiters

EmployeeReport.Employee.Number

Mandantenname des Mitarbeiters

EmployeeReport.Employee.CompanyName

Zusatzinformationen des Mitarbeiters

EmployeeReport.Employee.AdditionalInfo

Beschäftigungsverhältnis des Mitarbeiters

EmployeeReport.Employee.TaxTypeName

Standardkostenstelle des Mitarbeiters

EmployeeReport.Employee.CostCenterNumber

Liste - Namen der Vorgesetzen des Mitarbeiters (Format: Name, Vorname)

EmployeeReport.Employee.Supervisors.Name

Achtung: Bei Listen wird pro Eintrag eine neue Zeile erzeugt. Hat der Mitarbeiter also mehrere Vorgesetzte, wird pro Vorgesetztem eine Zeile erzeugt. Der Platzhalter sollte daher in einer eigenen Tabelle oder am Ende einer Tabelle eingesetzt werden.

Mitarbeiterbericht_Beispiel_Vorgesetzte_Kopfdaten.png
Urlaubsanspruch pro Jahr für das Jahr des Berichtszeitraums in Tagen

EmployeeReport.Employee.VacationCount

Resturlaub aus Vorjahr in Tagen (wenn in Stammdaten eingetragen)

EmployeeReport.Employee.VacationCountRemaining

Verfügbare Urlaubstage

EmployeeReport.Employee.VacationCountAvailable

Erklärung: Zum Zeitpunkt des Exports für das Jahr des Berichtszeitraums noch verfügbarer Urlaub in Tagen (berechnet aus Urlaubsanspruch + ggf. Resturlaub abzüglich eingetragener Urlaub)

vertragliche Wochenarbeitszeit in h

EmployeeReport.Employee.WeeklyWorkHours

Worklog

Datum (Format: dd.mm.yyyy)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.Date

Abkürzung für korrespondierenden Wochentag (Format: Mo., Di., Mi., Do., Fr., Sa., So.)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.Weekday

Tag des Monats = Ordnungszahl (Format: dd)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.Day

Typ einer Abwesenheit (wenn eine Abwesenheit für einen Worklog erfasst wurde)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.AbsenceType

Objektname für den Worklog

EmployeeReport.Employee.Worklogs.LocationName

Revier der erfassten Arbeitszeit

EmployeeReport.Employee.Worklogs.District

Kostenstelle für den Worklog

EmployeeReport.Employee.Worklogs.CostCenterNumber

Auftragsnummer der erfassten Arbeitszeit (definiert in der Leistung des Objekts)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.OrderNumber

Ist-Zeit inkl. möglichen (automatisierten) Anpassungen wie Rundungen in h (Format: X,XX)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.WorkedDuration

Mitarbeiterbericht_Beispiel_Zeiten und Kommentar.png
Ist-Zeit ohne Anpassungen = Summe der gestempelten Arbeitsdauer in h (Format: X,XX)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.SumTimeEntryOriginalDurationHours

Mitarbeiterbericht_Beispiel_Zeiten und Kommentar.png
Soll-Zeit = Geplante Arbeitszeit in h (Format: X,XX)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.PlannedDuration

Summe aller Pausenzeiten in h (Format: X,XX)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.SumBreakDurationHours

Summe von Pauschalabzügen oder -zuschlägen in h

EmployeeReport.Employee.Worklogs.ReduceDuration

Arbeitsbeginn = Uhrzeit der ersten Stempelung (Format: hh:mm)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.WorklogFirstStart

Arbeitsende = Uhrzeit der letzten Stempelung (Format: hh:mm)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.WorklogLastEnd

Abkürzung Zuschlagsart für Nachtzuschlag (N), Sonntagszuschlag (S) und Feiertagszuschlag (F)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.PremiumPayInformation

Änderungsgrund, der bei Bearbeitung von Zeiten aus vorkonfigurierter Liste ausgewählt wurde

EmployeeReport.Employee.Worklogs.ReasonName

manuell hinzugefügte Kommentare

EmployeeReport.Employee.Worklogs.Comments

Kommentare, die Details zum Worklog und (automatisierte) Bearbeitungen zeigen

EmployeeReport.Employee.Worklogs.StatusChangeComments

Erklärung: Kommentare umfassen z.B. Details zur Zeiterfassung wie QR-Code-Nummer, Autostop, Änderungen der Dauer, Kommentare bei Sonstigem-Änderungsgrund

Mitarbeiterbericht_Beispiel_Zeiten und Kommentar.png
Leistung der erfassten Arbeitszeit (definiert in der Objektkonfiguration)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.ActivityDescription

Leistungsartnummer der erfassten Arbeitszeit (definiert in der Mandantenkonfiguration, kann auch ein Kürzel sein)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.ActivityTypeNumber

Leistungsart der erfassten Arbeitszeit (definiert in der Mandantenkonfiguration)

EmployeeReport.Employee.Worklogs.ActivityTypeName

Zusammenfassungen

Summe der WAZ im Berichtszeitraum in h

EmployeeReport.Employee.WeeklyWorkingHours

Erklärung: Zeigt z.B. “80 h” bei Zeitraum 2 Wochen und 40h/Woche an

Summe der geplanten Stunden im Berichtszeitraum in h (Format: X,XX) = Soll-Zeit

EmployeeReport.Employee.SumPlannedDurationHours

image-20240411-145648.png
Summe der Ist-Zeiten in h (Format: X,XX)

EmployeeReport.Employee.SumWorkedDurationHours

image-20240411-145648.png
Summe der gearbeitete Stunden in h = ohne Abwesenheiten (Format: X,XX)

EmployeeReport.Employee.SumWorkedDurationOfWorkHours

image-20240411-145648.png
Summe der Ist-Zeiten von Abwesenheiten in h (Format: X,XX)

EmployeeReport.Employee.SumWorkedDurationOfAbsenceHours

image-20240411-145648.png
Summe der Nachtzuschläge in h

EmployeeReport.Employee.SumNightPremiumPayHours

image-20240411-145648.png
Summe der Sonntagszuschläge in h

EmployeeReport.Employee.SumSundayPremiumPayHours

image-20240411-145648.png
Summe der Feiertagszuschläge in h

EmployeeReport.Employee.SumPublicHolidayPremiumPayHours

image-20240411-145648.png
Summe der Belastungszuschläge in h

EmployeeReport.Employee.SumOvertimePremiumPayHours

Achtung: Wwerden nur angezeigt, wenn die Zeiten freigegeben, gebucht oder exportiert sind

Urlaubstage im ausgewählten Berichtszeitraum in Tagen

EmployeeReport.Employee.VacationDays

Krankheitstage im ausgewählten Berichtszeitraum in Tagen

EmployeeReport.Employee.SickDays

Liste: Summen von Abwesenheiten
  • Abwesenheitstypen im Berichtszeitraum: EmployeeReport.Employee.AbsenceSummaries.Name

  • Summe der Ist-Zeiten pro Abwesenheitstyp in h: EmployeeReport.Employee.AbsenceSummaries.SumWorkedDurationHours

  • Anzahl Tage pro Abwesenheitstyp: EmployeeReport.Employee.AbsenceSummaries.DayCount

Platzhalter nur für eigene, gebündelte Übersichten nutzen. Erzeugt pro im Zeitraum erfasstem Abwesenheitstyp eine Zeile und ordnet summierte Werte zu für eine tabellarische Darstellung:

Mitarbeiterbericht_Beispiel_Abwesenheiten Summe.png
Liste: Summen von Leistungen
  • Leistungsartnummern im Berichtszeitraum: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.ActivityTypeNumber

  • Leistungsarten im Berichtszeitraum: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.ActivityTypeName

  • Summe der Ist-Zeiten pro Leistungsart in h: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.SumWorkedDurationHours

  • Summe der Nachtzuschläge je Leistungsart in h: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.SumNightPremiumPayHours

  • Summe der Sonntagszuschläge je Leistungsart in h: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.SumSundayPremiumPayHours

  • Summe der Feiertagszuschläge je Leistungsart in h: EmployeeReport.Employee.ActivityTypes.SumPublicHolidayPremiumPayHours

Platzhalter nur für eigene, gebündelte Übersichten nutzen. Erzeugen pro im Zeitraum gebuchter Leistungsart eine Zeile und ordnet summierte Werte zu für eine tabellarische Darstellung:

image-20240219-142733.png

Erläuterung zur Struktur von Platzhaltern

Platzhalter für die Erzeugung von Mitarbeiter- oder Objektberichten in Blink haben feste Namen und unterscheiden sich je nach Berichtstyp zwischen Mitarbeiter- oder Objektbericht.

Grundsätzlich zeigt der Name des Platzhalters, auf welche Daten aus Blink sich bezogen wird. Die Bezugsebenen sind dabei im Mitarbeiterbericht alle Tage hauptsächlich Employee und Worklog.

  • Employee: Daten, die sich generell auf den Mitarbeiter (z.B. Name oder Personalnummer) oder auf den Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum (z.B. Abwesenheitstage) beziehen.

  • Worklog: Ein Worklog wird dann generiert, wenn bei der Erfassung Tag, Objekt, Mitarbeiter und ggf. Leistung übereinstimmen. Er enthält immer mindestens einmal Start und Stop. In der Regel entspricht ein Arbeitseinsatz/tag einem Worklog.

Die Platzhalter sind so aufgebaut, dass die Abfrage immer weiter ins Detail geht: Die Ebenen sind dabei mit einem Punkt getrennt.

Die Platzhalter lassen sich entsprechend auch danach gruppieren und sortieren, auf welche Daten sie sich beziehen, sodass sich auch schneller finden lässt, welchen Platzhalter man braucht, um gewünschte Inhalte abzubilden.

Weitere Daten über Felder einfügen

Um im Bericht mit dynamischen Daten zu arbeiten, die sich nicht auf Objekt- oder Mitarbeiterinformationen beziehen, können Sie in der Word-Vorlage mit Feldern arbeiten.

Sinnvolle Felder können zum Beispiel sein:

Beschreibung

Feld

Beispiel

Seitennummer

{ PAGE }

image-20240228-151301.png

Mit “\* MERGEFORMAT” im Platzhalter wird die Formatierung bei Aktualisierung beibehalten

Seitenanzahl im Dokument

{NUMPAGES}

Erstelldatum des Berichts

{ DATE \@ „dd.MM.yy“ }

Erstelluhrzeit des Berichts

{ TIME \@ „HH:mm“ }

Um ein Feld in der Word-Vorlage einzufügen, gehen Sie im Reiter „Einfügen“ auf  „Schnellbausteine“ und dann „Feld“ und wählen Sie das Feld aus Liste aus (Kategorie und Format).

image-20240228-110947.png
image-20240228-111006.png

Platzhalter sind eigentlich nichts anderes als Felder, nur dass dort der Bezug zur Datenquelle ein anderer ist (Blinkdaten vs. Dokumentendaten). Entsprechend können Felder ebenfalls über „Strg + F9 > Rechtsklick > Feld bearbeiten“ eingefügt werden. Mit Alt + F9 werden Felder genau wie die Platzhalter aus- bzw. eingeblendet.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Feldern in Word finden Sie hier.

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