Damit im erzeugten PDF-Bericht die richtigen Inhalte an der gewünschten Stelle angezeigt werden, werden in Word Platzhalter gesetzt. Sie stehen, wie der Name vermuten lässt, stellvertretend im Dokument für sich verändernde Daten. Gibt es keine Daten für den Platzhalter, wird auch kein Inhalt im PDF angezeigt. Die Funktionsweise ist die gleiche wie z.B. bei dem automatischen Einfügen von Seitenzahlen oder dem Dokumententitel.
Um verwendete Platzhalter anzuzeigen (bzw. zu verbergen), drücken Sie [ALT]+ [F9]. Sie erkennen die Platzhalter an den beiden geschweiften Klammern mit dem Namen dazwischen: {Platzhalter}.
Um einen neuen Platzhalter einzufügen, klicken Sie an die gewünschte Stelle im Word-Dokument und drücken [STRG] + [F9]. Dadurch wird ein grau hinterlegten Feld mit den geschweiften Klammern erzeugt, in das der Cursor bereits an der richtigen Stelle positioniert ist. Achten Sie darauf, den Platzhalter innerhalb der Klammern einzutragen.
Platzhalter lassen sich wie jeder Text auch in Word formatieren (z.B. Ändern der Schriftgröße, Schriftfarbe oder Fettdruck).
Liste der Platzhalter Objektberichte
Kopfdaten
Startdatum für ausgewählten Berichtszeitraum (Format: dd.mm.yyyy)
LocationReport.StartDate
Enddatum für ausgewählten Berichtszeitraum (Format: dd.mm.yyyy)
LocationReport.EndDate
Name des Objektes
LocationReport.Location.Name
Mandantenname des Objektes
LocationReport.Location.CompanyName
Objektnummer
LocationReport.Location.ObjectNumber
Objektadresse
LocationReport.Location.Address.Name
LocationReport.Location.Address.Street
LocationReport.Location.Address.No
LocationReport.Location.Address.PostalCode
LocationReport.Location.Address.City
LocationReport.Location.Address.Country
Kostenstellennummer
LocationReport.Location.CostCenterNumber
Beschreibung des Objektes
LocationReport.Location.Description
Bereichsname
LocationReport.Location.Areas.Name
Bereichsnummer
LocationReport.Location.Areas.Number
Liste - Objektleitung(en) (Format: Nachname, Vorname)
LocationReport.Location.Managers.Name
Achtung: Bei Listen wird pro Eintrag eine neue Zeile erzeugt. Hat das Objekt also mehrere Objektleitungen, wird pro Objektleitung eine Zeile erzeugt. Der Platzhalter sollte daher in einer eigenen Tabelle oder am Ende einer Tabelle eingesetzt werden.
Wöchentliche Kontrollvorgaben für das Objekt in h (Format: X,XX)
Erklärung: Bearbeitungen wie z.B. Details zur Zeiterfassung wie QR-Code-Nummer, Autostop, Änderungen der Dauer, Kommentare bei Sonstigem-Änderungsgrund
Leistung der erfassten Arbeitszeit (definiert in der Objektkonfiguration)
Im Standard wird als Wert “Ja” oder “Nein” zurückgegeben, je nachdem ob die erfasste Arbeitszeit eine Regieleistung aufweist. Dies kann z.B. in einer zusätzlichen Spalte genutzt werden:
Mit Hilfe einer Formel kann die Ausgabe aber auch angepasst werden, basierend darauf ob der Standardausgabewert “Ja” oder “Nein” wäre. So kann z.B. ein Zusatz an einer Leistung dargestellt werden, wenn diese als Regieleistung definiert ist:
Gib dafür einen Platzhalter mit folgendem Aufbau ein: { IF {LocationReport.Location.Worklogs.IsActivityExtraBillable} = “Ja” “A” “B” } A steht dabei für das Element, was bei einer Regieleistung angezeigt werden soll B steht für das Element, was bei keiner Regieleistung angezeigt werden soll. Dabei kann auch ““ genutzt werden, um nichts anzuzeigen.
Leistungsartnummer der erfassten Arbeitszeit (definiert in der Mandantenkonfiguration, kann auch ein Kürzel sein)
Summe der geplanten Stunden im Objekt für den ausgewählten Zeitraum in h (Format, X,XX)
LocationReport.Location.SumPlannedDurationHours
Hinweis: Der Platzhalter gibt die Summe aller geplanten Stunden im Berichtszeitraum aus. Diese Zahl kann von der Summe einzelner Soll-Zeiten abweichen, da hier auch nicht geleistete, aber eingeplante Zeiten berücksichtigt werden, während in der einzelnen Übersicht nur Soll-Zeiten zu geleisteten Zeiten dargestellt werden.
Summe von Ist- und Soll-Zeiten für Regieleistungen in h
Summe von gearbeiteten Stunden im Objekt mit Regieleistung: LocationReport.Location.SumWorkedDurationOfWorkExtraBillableHours
Summe von gearbeiteten Stunden im Objekt ohne Regieleistung:
Leistungsartnummern im Berichtszeitraum: LocationReport.Location.ActivityTypes.ActivityTypeNumber
Leistungsarten im Berichtszeitraum: LocationReport.Location.ActivityTypes.ActivityTypeName
Summe der Ist-Zeiten pro Leistungsart in h: LocationReport.Location.ActivityTypes.SumWorkedDurationHours
Summe der Nachtzuschläge je Leistungsart in h: LocationReport.Location.ActivityTypes.SumNightPremiumPayHours
Summe der Sonntagszuschläge je Leistungsart in h: LocationReport.Location.ActivityTypes.SumSundayPremiumPayHours
Summe der Feiertagszuschläge je Leistungsart in h: LocationReport.Location.ActivityTypes.SumPublicHolidayPremiumPayHours
Platzhalter nur für eigene, gebündelte Übersichten nutzen. Erzeugen pro im Zeitraum gebuchter Leistungsart eine Zeile und ordnet summierte Werte zu für eine tabellarische Darstellung:
Liste: Summe der im Objekt gearbeiteten Stunden pro Tag (über alle Mitarbeiter hinweg)
Datum (Format: dd.mm.yyyy): LocationReport.Location.Days.Date
Abkürzung für korrespondierenden Wochentag: LocationReport.Location.Days.Weekday
Summe der im Objekt gearbeiteten Stunden pro Tag in h (Format: X,XX), wenn an dem Tag Stunden erfasst wurden: LocationReport.Location.Days.SumWorkedDurationOfWorkHours
Summe der im Objekt gearbeiteten Stunden auf einer Regieleistung pro Tag in h, wenn an dem Tag Stunden mit Regieleistung erfasst wurden: LocationReport.Location.Days.SumWorkedDurationOfWorkExtraBillableHours
Summe der im Objekt gearbeiteten Stunden ohne eine Regieleistung pro Tag in h, wenn an dem Tag Stunden ohne Regieleistung erfasst wurden: LocationReport.Location.Days.SumWorkedDurationOfWorkWithoutExtraBillableHours
Platzhalter nur für eigene, gebündelte Übersicht nutzen. Erzeugt Liste von Tagen im Zeitraum mit erfassten Arbeitszeiten und ordnet Summe der geleisteten Stunden zu für eine kompakte tabellarische Darstellung:
Erläuterung zur Struktur von Platzhaltern
Platzhalter für die Erzeugung von Mitarbeiter- oder Objektberichten in Blink haben feste Namen und unterscheiden sich je nach Berichtstyp zwischen Mitarbeiter- oder Objektbericht.
Grundsätzlich zeigt der Name des Platzhalters, auf welche Daten aus Blink sich bezogen wird. Die Bezugsebenen sind dabei im Objektbericht hauptsächlich Location, Worklog und TimeEntry.
Die Platzhalter sind dabei so aufgebaut, dass die Abfrage immer weiter ins Detail geht: Die Ebenen sind dabei mit einem Punkt getrennt.
Die Platzhalter lassen sich entsprechend auch danach gruppieren und sortieren, auf welche Daten sie sich beziehen, sodass sich auch schneller finden lässt, welchen Platzhalter man braucht, um gewünschte Inhalte abzubilden.
Weitere Daten über Felder einfügen
Um im Bericht mit dynamischen Daten zu arbeiten, die sich nicht auf Objekt- oder Mitarbeiterinformationen beziehen, können Sie in der Word-Vorlage mit Feldern arbeiten.
Sinnvolle Felder können zum Beispiel sein:
Beschreibung
Feld
Beispiel
Seitennummer
{ PAGE }
Mit “\* MERGEFORMAT” im Platzhalter wird die Formatierung bei Aktualisierung beibehalten
Seitenanzahl im Dokument
{NUMPAGES}
Erstelldatum des Berichts
{ DATE \@ „dd.MM.yy“ }
Erstelluhrzeit des Berichts
{ TIME \@ „HH:mm“ }
Um ein Feld in der Word-Vorlage einzufügen, gehen Sie im Reiter „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und dann „Feld“ und wählen Sie das Feld aus Liste aus (Kategorie und Format).
Platzhalter sind eigentlich nichts anderes als Felder, nur dass dort der Bezug zur Datenquelle ein anderer ist (Blinkdaten vs. Dokumentendaten). Entsprechend können Felder ebenfalls über „Strg + F9 > Rechtsklick > Feld bearbeiten“ eingefügt werden. Mit Alt + F9 werden Felder genau wie die Platzhalter aus- bzw. eingeblendet.
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Feldern in Word finden Sie hier.
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