Aufträge im Blink Manager

Die Aufträge findet man im Blink Manager Hauptmenü unter “Aufträge”.
Die aktuelle Auswahl des Mandanten im Hauptmenü ist auch der Mandant, für den die Aufträge angezeigt werden.

Der Bereich ist in zwei Ansichten gegliedert: Aufträge und Auftragspositionen.

Aufträge

Reiter Aufträge

Im Reiter “Aufträge” findet man eine Liste aller Aufträge, die man je nach Berechtigungen sehen darf. Aufträge können nach Nummer, Titel und Beschreibungstext durchgesucht (1) und nach Verantwortlichen, Objekt und Status gefiltert (2) werden. Im Standard sind abgeschlossene Aufträge ausgeblendet, diese können jedoch über den Filter angezeigt werden. Die Liste der Aufträge lässt sich nach unterschiedlichen Kriterien sortieren, z.B. nach Objektname, Status oder Erstelldatum.

Per Massenaktion (3) kann der Status für mehrere Aufträge gleichzeitig geändert werden.

Bei den Aufträgen selbst werden folgende Informationen (4) angezeigt:

Auftragsnummer
Erstelldatum
Titel
Objekt
Verantwortliche
Status

Über die drei Punkte kann der Dialog mit folgenden Aktionen (5) geöffnet werden:

Details: Führt - genau wie das Anklicken eines Auftrags - zu den Auftragsdetails
Bearbeiten: Öffnet den Auftrag zum Bearbeiten, d.h. es können die Informationen, die auch beim Erstellen angegeben werden, geändert werden.
Status ändern > Auswahl Status
Duplizieren
ggf. Löschen

Auftragsdetails

Geht man in die Auftragsdetails, sieht man oben zunächst den Auftragskopf (1) mit allen Informationen, die auch beim Erstellen angegeben worden sind, z.B. Beschreibung, interne Hinweise, Ansprechpartnerinfos und Gültigkeitsdatum. Sind Informationen unterstrichen, dann sind diese verlinkt. Dort findet man auch den Auftragsstatus (2).

Unterhalb des Auftragskopfes findet man die folgenden drei Reiter:

Auftragspositionen (3): Hier findet man eine Liste der zu dem Auftrag gehörenden Positionen. Mehr Infos zu der Ansicht und den Positionsdetails findet ihr hier.
Abnahmen (4): Hier findet man eine Liste der für den Auftrag durchgeführten Abnahmen. Je Abnahme gibt es einen Eintrag mit Abnahmedatum, Abnehmer (Kunde), abgenommene Positionen und Abnahmeart. Öffnet man mit Klick die Abnahmedetails, sieht man noch einmal den genaueren Abnahmezeitpunkt, zusätzlich den Abnehmer (Mitarbeiter), die Unterschrift, die E-Mail-Adresse, an die die Bestätigung verschickt wurde sowie eine detailliertere Ansicht der abgenommenen Positionen.
Verlauf (5): Hier findet man ein Protokoll, mit Hilfe dessen man sich einen Überblick über die Bearbeitungen eines Auftrags verschaffen kann. Im Verlauf werden zu bestimmten Ereignissen, die in Bezug auf einen Auftrag passieren, Kommentare mit Datum und Bearbeiter erzeugt und gespeichert. Gespeichert werden Statuswechsel von Auftrag und Positionen sowie nachträgliche Änderung von Abnahmeart oder Daten des Ansprechpartners.

Mit dem Aktionen-Button (6) kann der Auftrag bearbeitet oder dupliziert werden. Hier kann u.a. auch eine Abnahme gestartet werden.

Abnahme durchführen

Eine Abnahme kann im Blink Manager entweder direkt aus den Auftragsdetails über den Aktionen-Button und „Abnahme durchführen“ gestartet werden oder im Reiter „Abnahmen“ über die Schaltfläche „+ Abnahme“.

Die Durchführung ist möglich, wenn im Auftrag eine Abnahme vorgesehen ist, der Auftragsstatus auf „in Bearbeitung“ steht und noch nicht-abgenommene Positionen vorhanden sind.

Für die Abnahme werden die gewünschten Positionen ausgewählt, die Kontaktdaten der Ansprechperson eingetragen bzw. überprüft und – falls gewünscht– ein Abnahmehinweis ergänzt. Der Hinweis erscheint im Abnahmeprotokoll, jedoch nicht in der automatisch versendeten E-Mail.

Anschließend wird die Unterschrift erfasst und der Vorgang abgeschlossen. Die Abnahme wird protokolliert, eine E-Mail zur Bestätigung an den Kunden versendet und der Status der betroffenen Positionen auf „Abgenommen“ gesetzt.

Auftragsstatus

Jeder Auftrag in Blink hat einen Status, der dabei hilft, den Bearbeitungsstand zu verfolgen und die Sichtbarkeit zu steuern. Der Status wird nicht automatisch, sondern manuell im Blink Manager gesetzt.

Ein neu angelegter Auftrag erhält zunächst den Status „Neu“. In diesem Zustand gilt der Auftrag als Entwurf und ist in Blink Me nicht sichtbar.

Sobald die Durchführung beginnt, sollte der Status auf „In Bearbeitung“ gesetzt werden. Nur dann ist der Auftrag für Reinigungskräfte in Blink Me sichtbar und kann bearbeitet werden.
In der Blink me haben Aufträge in Bearbeitung den Status “Ausführung”.

Ist der Auftrag vollständig erledigt, kann der Status auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden. Abgeschlossene Aufträge werden standardmäßig aus Listenansichten ausgeblendet, bleiben aber über den Filter im Blink Manager weiterhin auffindbar.

Positionen

Auftragspositionen

Im Reiter „Auftragspositionen“ wird eine Liste aller Positionen angezeigt, die zu Aufträgen gehören, auf die man gemäß den vergebenen Berechtigungen Zugriff hat. Positionen lassen sich durchsuchen (1) und nach Verantwortlichen, Objekt und Status filtern (2). Standardmäßig sind bereits abgerechnete Positionen ausgeblendet, können aber über den Filter eingeblendet werden. Auch eine Sortierung ist möglich, zum Beispiel nach Status oder Durchführungstermin.

Suche und Filter können zusammen mit Massenaktionen (3) genutzt werden, um z.B. mehrere Auftragspositionen gleichzeitig abzuschließen.
Zusätzlich steht hier eine Exportfunktion zur Verfügung, mit der die ausgewählten Positionen als Excel-Datei heruntergeladen werden können. Der Export enthält positionsgenaue Informationen zu den Aufträgen – darunter Titel, Beschreibung, Objektzuordnung, Abrechnungsinfos und Abnahmedetails. Die Datei eignet sich beispielsweise für Auswertungen oder zur Abrechnungsvorbereitung.

Bei den Positionen in der Liste selbst können folgende Informationen (4) angezeigt werden:

Positionsnummer
Durchführungsdatum
Beschreibung
Leistung
Abrechnungsart
Soll-Zeit
Eingeplante Mitarbeiter
Status

Über die drei Punkte kann der Dialog mit folgenden Aktionen (5) geöffnet werden:

Positionsdetails: Führt - genau wie das Anklicken einer Position - zu den Positionsdetails
Bearbeiten: Öffnet die Position zum Bearbeiten, d.h. es können die Informationen, die auch beim Erstellen angegeben werden, geändert werden.
Status ändern > Auswahl Status
Duplizieren
ggf. Löschen

Positionsdetails

Die Detailansicht einer Position lässt sich entweder direkt per Klick auf die Position oder über das Drei-Punkte-Menü in der Liste aufrufen. Oben rechts befindet sich der Button „Aktionen“ (1), über den die Position bearbeitet oder dupliziert werden kann.

Im oberen Bereich werden der Titel der Position sowie wenn vorhanden der interne Hinweis angezeigt (2). Rechts daneben ist der aktuelle Positionsstatus (3) sichtbar, der hier auch direkt geändert werden kann.

Darunter folgen zentrale Informationen zur Position (4), darunter Positionsnummer, Soll-Zeit, Abrechnungsart und der geplante Durchführungstermin. Zudem werden alle zugeordneten Elemente angezeigt: der übergeordnete Auftrag, das zugehörige Objekt, die verantwortliche Person, die zugeordnete Reinigungskraft sowie die geplante Leistung.

Damit positionsgenau Zeiten erfasst werden können, ist für jede Position ein QR-Code zur Zeiterfassung (5) hinterlegt. Dieser wird hier angezeigt und kann bei Bedarf als PNG-Datei heruntergeladen werden.

Darunter folgt der Abschnitt „Erfasste Zeiten“ (6), in dem – sofern für die Position Zeiten erfasst wurden und die nötigen Berechtigungen bestehen – die Einträge angezeigt werden. Die Darstellung entspricht den gewohnten Einträgen mit Mitarbeiter, Leistung, Auftrag, Soll- und Ist-Zeiten und Freigabestatus. Mehr dazu im Abschnitt Zeiterfassung.

Positionsstatus

Jede Position in einem Auftrag hat einen eigenen Status, der den aktuellen Bearbeitungsstand abbildet. Der Positionsstatus wird zum Teil automatisch gesetzt, kann aber im Blink Manager auch manuell gesetzt werden.

Offen ist der Status, in den Positionen automatisch gesetzt werden, wenn Aufträge dupliziert werden. Er kann auch manuell gesetzt werden. Eine Position im offenen Status wird in der Blink me angezeigt, kann aber weder bestätigt, noch abgenommen werden.
Geplant ist der Standardstatus nach dem Erstellen einer Position. Sobald der Auftrag sichtbar ist, wird auch die Position in Blink me angezeigt – unabhängig davon, ob bereits ein Datum oder eine Person zugewiesen ist.
Geleistet wird automatisch gesetzt, wenn eine Reinigungskraft die Position in Blink me als erledigt markiert. Alternativ kann der Status auch manuell im Blink Manager gesetzt werden. Ab diesem Status kann die Position – ebenso wie der zugehörige Auftrag – nicht mehr gelöscht werden.
Abgenommen wird gesetzt, wenn die Position Bestandteil einer durchgeführten Abnahme ist. Der Status wird automatisch vergeben, kann aber auch manuell im Blink Manager gesetzt werden. Abgenommene Positionen werden in weiteren Abnahmen nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Abgerechnet ist ein rein verwaltungsbezogener Status, der manuell gesetzt wird. Positionen mit diesem Status werden standardmäßig aus Listenansichten ausgeblendet, bleiben aber über den Filter weiterhin zugänglich.