Zeiterfassung & Aufträge
Aufträge in Blink lassen sich bei Bedarf mit einer Zeiterfassung kombinieren. So kann dokumentiert werden, wie viel Zeit tatsächlich für einzelne Positionen aufgewendet wurde. Die erfassten Zeiten sind direkt mit dem jeweiligen Auftrag bzw. der Position verknüpft und schaffen eine transparente Grundlage für Auswertungen und Abrechnungen.
Die Zeiterfassung ist optional – Aufträge können auch ohne Zeitbuchung durchgeführt werden. Wird eine Zeit erfasst, gilt: Sie kann entweder mit einer Planung oder mit einem Auftrag verknüpft sein – aber nicht mit beidem. Wird eine Zeit einmal einem Auftrag zugeordnet, kann diese Verknüpfung nicht wieder entfernt werden.
Wie kann man Zeiten erfassen?
Blink bietet mehrere Wege, um Zeiten direkt auf einen Auftrag zu buchen.
Startseite Blink me
Die Zeiterfassung auf einen Auftrag kann im normalen Prozess gestartet werden. Dafür einfach auf „Starten“ und dann die Option “Aufträge” tippen, im Anschluss den entsprechenden Auftrag auswählen und - falls es mehrere nicht-abgenommene Positionen gibt - die gewünschte Position wählen. Die Zeiterfassung startet sofort. Zum Beenden der Zeiterfassung auf “Stoppen” tippen. Die Zeit ist gespeichert und mit dem Auftrag und der Position verknüpft.
In den Auftragsdetails
Zeiten können auch direkt aus einem Auftrag heraus gestartet werden. In den Auftragsdetails einfach zur gewünschten Position scrollen und dort auf „Zeiterfassung starten“ tippen. Die Zeiterfassung startet sofort. Zum Beenden der Zeiterfassung auf “Stoppen” tippen. Die Zeit ist gespeichert und mit dem Auftrag und der Position verknüpft.
Mit QR-Code
Für jede Position in einem Auftrag wird automatisch ein QR-Code generiert. Dieser ist im Blink Manager in den Positionsdetails gespeichert und kann direkt angezeigt oder als PNG-Datei heruntergeladen werden.
Der QR-Code kann wie aus der normalen Zeiterfassung bekannt genutzt werden: In Blink Me auf der Startseite auf „Starten“ tippen, „QR-Code“ wählen und anschließend den Code der Position scannen. Die Zeiterfassung startet automatisch und wird direkt mit dem entsprechenden Auftrag und der Position verknüpft. Zum Beenden der Erfassung einfach auf „Stoppen“ tippen.
Diese Methode eignet sich besonders dann, wenn Reinigungskräfte keine direkte Einsicht in bzw. Zugriff auf Aufträge bekommen sollen. In diesem Fall kann z. B. ein Vorarbeiter den QR-Code aufrufen & zeigen und die Reinigungskraft scannt ihn vor Ort ein, um Zeiten zu buchen.
Manuell erfassen
Sofern für ein Objekt ein Auftrag vorliegt, kann auch bei der manuellen Zeiterfassung im Blink Manager eine Zeit mit einer spezifischen Auftragsposition verknüpft werden. Dafür beispielweise in den gebuchten Zeiten des Objekts über "Aktionen" und "+ Zeit erfassen" gehen. Im Zeiterfassungsdialog den Mitarbeiter zuordnen, dann den passenden Auftrag und Position wählen. Nach dem Eintragen der restlichen Angaben und der Wahl einer Begründung wird der Eintrag mit "Erstellen" gespeichert.
Auch die spätere Zuordnung einer Auftragsposition zu einer bereits erfassten Zeit ist möglich.
Erfasste Zeiten
Erfasste Zeiten, die einem Auftrag zugeordnet sind, erscheinen an den üblichen Stellen – sowohl in Blink me als auch im Blink Manager. Sie lassen sich dabei leicht an dem Auftrags-Icon identifizieren.
In Blink me
Auf Aufträge erfasste Zeiten erscheinen – wie andere Zeiten auch – in der Übersicht unter „Dein Arbeitstag“ bzw. im Bereich „Zeiten“. Dort sind sie durch ein kleines Auftrags-Icon erkennbar. Dieses zeigt an, dass die Zeit mit einem Auftrag verknüpft ist. Klickt man auf die Zeit, sieht man für welche Auftragsnummer die Zeit erfasst wurde. Über den Button “Auftrag anzeigen” gelangt man in die Auftragsdetails des zugehörigen Auftrags. Die zugehörige Position wird in Blink me nicht angezeigt – nur der Auftrag selbst ist sichtbar.
Im Blink Manager
Erfasste Zeiten mit Auftragsbezug sind sichtbar:
in den Positionsdetails ganz unten im Abschnitt „Erfasste Zeiten“
in den allgemeinen Übersichten zu Zeiten, z. B. Meine Objekte, Meine Mitarbeiter oder gebuchte Zeiten
Dort wird das Auftrags-Icon und die Auftragsnummer angezeigt.
Öffnet man einen Zeiteintrag, sieht man in den Details auch die genaue Position, für die die Zeit erfasst wurde.
Mit Aufträgen verknüpfte Zeiten müssen bzw. können genaue wie andere Zeiten auch freigegeben werden.
Eine nachträgliche Verknüpfung mit einem Auftrag und einer Position ist über „Bearbeiten“ möglich, sofern der Auftrag dem entsprechenden Objekt zugeordnet ist.