Zeiterfassung

Mit Blink wird die Zeiterfassung für Mitarbeitender in der Gebäudereinigung einfach und digital. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten der Zeiterfassung es gibt und wie sie funktionieren.

Zeiterfassung mit der Blink Time App

Nach der erfolgreichen Registrierung und dem Klick auf “Start” gelangen Sie zur Startseite der Blink Time App mit dem grünen "Start" Button sehen.

Zeiterfassung mit QR-Code oder per NFC

1. Starten Sie die Zeiterfassung mit dem grünen "Start-Button".

2. QR-Code: Klicken Sie auf “Jetzt scannen” und scannen Sie den Objekt-Code.
   NFC: Halten Sie Ihr Handy an den Objekt-Code-Sticker

3. Führen Sie Ihre Arbeiten durch.

4. Stoppen Sie die Zeiterfassung mit dem roten "Stop-Button"

5. Scannen Sie wieder den gleichen Objekt-Code

Objekt-Hinweis

Ihre Vorgesetzen haben die Möglichkeit, Hinweise zu bestimmten Objekten zu hinterlegen, die für Ihren Arbeitseinsatz wichtig sind. Sollte ein solche Hinweis gespeichert sein, sehen Sie diesen nachdem Sie den Objekt-Code gescannt haben. Klicken Sie zum Lesen auf den eingeblendeten Button “BITTE HINWEISE LESEN!”

Zeiten offline erfassen

Wenn Sie keine Verbindung zum Internet haben (WLAN oder mobil), können Zeiten trotzdem offline erfasst werden. Diese werden lokal gespeichert und sobald wieder eine Netzverbindung besteht, können die Daten übertragen werden. Sie sehen am oberen Bildschirmrand einen Hinweis, dass es Zeiten gibt, die noch übertragen werden müssen.

Weiterarbeiten-Funktion

Für zwei Fälle gibt es bei der Zeiterfassung die Funktion “Weiterarbeiten”:

1. Sie arbeiten hintereinander in zwei unterschiedlichen Objekten und die Wegezeit soll berücksichtigt werden. Die "Weiterarbeiten" Funktion ermöglicht es, dass Sie im ersten Objekt "starten" und erst im zweiten Objekt "stoppen". Dann wird ein Dialog angezeigt auf dem die Reinigungskraft entscheidet, ob weitergearbeitet werden soll oder ob gestoppt werden soll.

   

2. Sie haben in einem Objekt unterschiedliche Leistungen, für die jeweils eine separate Zeiterfassung erfolgen soll. Auch zum Wechseln zwischen Leistungen kann die “Weiterarbeiten”-Funktion genutzt werden. Dafür scannen Sie im Objekt zunächst QR-Code 1. Wenn die Leistung geändert werden soll, dann muss nur QR Code 2 gescannt werden und "Weiterarbeiten" ausgewählt werden. Die Zeit läuft weiter auf der zweiten Leistung.

Wichtig: Bitte klären Sie mit Ihrem Vorgesetzen, ob, wann und wie diese Funktion genutzt werden soll.

Zeiterfassung ohne Code

In der Regel sind zur Zeiterfassung im Objekt Codes angebracht. Die Objekt-Codes bzw. NFC-Sticker können so aussehen:

Sollte kein Objekt-Code vorhanden sein, kann die Zeiterfassung auch ohne einen Objekt-Code gestartet werden. Klicken Sie dafür auf den grünen “Start” Button. wählen Sie bei Schritt 2 "kein Code vorhanden" und folgen Sie den Anweisungen. Bei Stopp der Zeiterfassung müssen Sie zwingend einen Kommentar angeben, bevor die Zeit erfasst wird.
Wichtig: Bitte klären Sie mit Ihrem Vorgesetzen, ob und wann diese Option genutzt werden kann.

Zeiterfassung am Terminal

Je nach Größe und Rahmenbedingungen kann es sein, dass sich das Unternehmen dazu entscheidet, in Ihrem Objekt ein sogenanntes Terminal anbringen zu lassen. In diesem Fall benutzen Sie keine App, sondern erhalten eine Blink ID Karte (als physische Karte), mit der Sie am Terminal Ihre Zeit erfassen.

Diese Form der Zeiterfassung ist sehr einfach. Halten Sie Ihre Blink ID Karte ans Terminal. Ein Signal ertönt und das Terminal zeigt an, dass die Erfassung startet.
Um die Zeiterfassung zu stoppen, halten Sie die Blink ID Karte erneut ans Terminal.

Zeiterfassung per Telefon

Als Alternative zur Zeiterfassung mit der Blink Time App oder einem Terminal kann auch eine Zeiterfassung per Telefon eingerichtet werden. Dabei wird von einem Telefon vor Ort im Objekt des Kunden aus (z.B. am Empfang) eine spezielle Telefonnummer aus angerufen. Anhand der übermittelten und im System hinterlegten Rufnummer kann dann das Objekt identifiziert und zugeordnet werden.

Um die Zeiterfassung zu starten bzw. zu stoppen gehen Sie wie folgt vor:

1. Auf der Blink ID Karte finden Sie die Telefonnummer, die Sie anrufen müssen.

2. Rufen Sie die Nummer vom Objekt-Telefon aus an.

3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie die Blink ID von Ihrer Blink ID Karte an.

4. Sie sollten eine Meldung hören, dass die Zeiterfassung erfolgreich gestartet wurde.

5. Legen Sie auf.

Wiederholen Sie diese Schritte, um die Zeiterfassung zu stoppen.

Mobile Zeiterfassung ohne App

Die Zeiterfassung mit Blink Mobile Web ist eine alternative Möglichkeit der Zeiterfassung für alle Benutzer mit Smartphones.

Empfohlen wird sie, falls die App auf Ihrem Gerät nicht installiert werden kann oder es sich um ein Smartphone der älteren Generation handelt.

Damit Sie mit Blink Mobile Web die Zeiterfassung nutzen können benötigen Sie auf Ihrem Smartphone einen QR Code Scanner. QR Code Scanner gibt es als kostenlosen Download in Ihrem Appstore. Bei einigen Smartphones ist der Scanner auch bereits in der Kamerafunktion integriert.

Anmeldung & Zeiterfassung auf der Website von Blink Mobile Web

1. Öffnen Sie den QR Code Scanner auf Ihrem Smartphone.

2. Scannen Sie den Objekt-Code.

3. Sobald der Objekt-Code vom QR Code Scanner erkannt wurde, müssen Sie je nach Einstellung des QR Code Scanners den Aufruf der Webseite nochmals bestätigen oder werden direkt weitergeleitet. Die individuelle Web-Adresse ist in dem QR-Code enthalten.

4. Auf der Blink Mobile Web Webseite melden Sie sich nun mit Ihrer Blink ID und dem Einmalcode von der Blink ID Karte an.
   Diese Anmeldung ist nur beim ersten Mal nötig. Die Webseite speichert die Zugangsdaten.
   

5. Nach dem Eintragen der Zugangsdaten klicken Sie auf “Zeit erfassen”, um die Zeiterfassung zu starten.
   Sie erhalten eine Meldung zur Bestätigung. Sie können die Seite nun schließen.
   

6. Zum Stoppen der Zeiterfassung, scannen Sie erneut den Objekt-Code. Ihre Zugangsdaten sind nun bereits gespeichert.

7. Klicken Sie erneut auf “Zeit erfassen”. Jetzt bekommen Sie eine Bestätigung angezeigt, dass die Zeiterfassung gestoppt ist. Sie können die Seite nun schließen.

Zeiten prüfen

Der Objekt- bzw. Teamleiter kann die erfassten Arbeitszeiten im Blink Manager sofort sehen.
Auch als Mitarbeiter können Sie Ihre eigenen Arbeitszeiten jederzeit über die Blink Time App sehen.
Dazu einfach auf der Startseite auf den Link " → Zeiten" klicken.