Dokumentation zur Migration
Diese Dokumentation hilft dir bei der Migration deiner Mitarbeiter von der Blink Time App auf die Blink me App.
Falls deine Mitarbeiter schon alle die Blink me einsetzen, dann musst du diese Doku nicht lesen.
Die erstellten Materialien können für dich aber trotzdem sinnvoll sein, um dich bei der Einweisung deiner Mitarbeiter zu unterstützen.
Damit der Wechsel für dich und deine Mitarbeiter möglichst reibungslos gelingt, möchten wir dir hier eine Empfehlung für den Ablauf und damit verbundene Aufgaben vorstellen und die Tools zeigen, die dich bei den nächsten Schritten unterstützten.
Migrationsprozess
Prozessempfehlung
Die Organisation des Wechsels von Blink Time zu Blink me ist abhängig von deinen Zielen, deinen Ressourcen und deinem Zeitplan. Der hier gezeigte Prozess ist daher nur eine Empfehlung, du kannst natürlich auch deinen eigenen Ablauf wählen oder Punkte überspringen.
Wir empfehlen jedoch einen Migrationsprozess in vier Phasen, der mit einer Zeit der Vorbereitung beginnt, über einen Testlauf in kleinerem Rahmen geht und dann die Migration aller Mitarbeiter vorsieht, bis der Prozess abgeschlossen ist. Die Inhalte der Phasen werden im Anschluss nochmal im Detail erklärt.
Du solltest für die Migration zwischen 2 und 4 Monaten veranschlagen - je nachdem wie viele Mitarbeiter du hast. Wichtig: Ziehe es nicht zu sehr in die Länge! Die Blink Time App wird nicht mehr weiterentwickelt und wird zum Ende des Jahres aus den Appstores verschwinden (den genauen Zeitpunkt teilen wir natürlich frühzeitig mit).
Phase | Inhalt | Dauer |
|---|---|---|
Vor der Migration | Bereite dich auf die Migration vor, schau dir die Blink me an und schule deine Objektleiter | ca. 2 Wochen |
Startphase | Suche dir ein paar Objektleiter raus, die mit der Migration starten, um erste Erfahrungen zu sammeln und die Hauptmigration vorzubereiten | ca. 2 - 4 Wochen |
Migrationsphase | Jetzt sollten alle Reinigungskräfte umsteigen auf die neue App. Mit den Statistiken in Blink kannst du das überwachen. | ca. 4 - 8 Wochen |
Abgeschlossen | Alle Reinigungskräfte sind migriert. Herzlichen Glückwunsch! |
Migrationsprozess im Detail
Hier erläutern wir die Aufgaben der einzelnen Migrationsphasen im Detail und stellen dir Materialien zur Verfügung, die dich bei den jeweiligen Schritten unterstützen.
Video: Der Migrationsprozess
Den oben beschriebenen Migrationsprozess haben wir für dich auch in einem Video zusammengefasst.
https://vimeo.com/932031141?share=copyTools zur Unterstützung
Übersicht
Wir haben spezielle Tools entwickelt, die den Migrationsprozess technisch unterstützen. Damit kannst du den Prozess mandantenbasiert steuern, es deinen Mitarbeitern so einfach wie möglich machen, die Apps zu wechseln und kannst außerdem überwachen, wie die Umstellung in deinem Unternehmen vorangeht.
Migrationsstatus in Blink Manager  | Du kannst pro Mandant den Migrationsstatus im Blink Manager festlegen. Der Status steuert, welche Optionen die Mitarbeiter in der Blink Time App sehen. Ohne das Setzen vom Status können Reinigungskräfte die Migration nicht starten. Weitere Details siehe unten | https://vimeo.com/929784289?share=copy |
Blink Time Migrationsseite  | Wir haben in der Blink Time App eine neue Seite eingebaut, mit der Reinigungskräfte zuerst die Blink me App runterladen können und danach automatisch in der Blink me angemeldet werden. Der Scan der Blink ID Karte ist nicht nochmal notwendig! Weitere Details siehe unten | https://vimeo.com/929615976?share=copy |
Statistiken über Nutzungsverhalten  | Im Bereich Auswertungen des Blink Managers gibt es nun ein Dashboard mit Statistiken, die dir dabei helfen, einen Überblick über den Status der Migration zu bekommen. Du kannst für Bereiche und Objektleiter im Detail sehen, wie die Migration der App vorankommt. Weitere Details siehe unten | https://vimeo.com/932050333?share=copy |
Mitarbeiterdetailseite  | Auf der Mitarbeiterdetailseite kannst du genau erkennen, welche Zeiterfassungsapps dein Mitarbeiter installiert hat, wann sie zuletzt verwendet wurden und mit welcher App bzw. welcher Methode die letzte Zeiterfassung stattgefunden hat. Weitere Details siehe unten |
Tools im Detail
Hier erläutern wir die Funktionsweisen der Unterstützungstools im Detail.
Dem Migrationsstatus kommt eine elementare Rolle zu, denn er steuert, was in den Apps, insbesondere der Blink Time App, angezeigt wird: Das Setzen vom Status hat direkte Auswirkung auf die Blink Time App.
Der Migrationsstatus kann im Blink Manager durch Systemadministratoren pro Mandant gesetzt werden. Dafür wird in der Mandantenverwaltung der Mandant ausgewählt und aus dem Drop-Down-Menü im neuen Migrationsabschnitt der jeweilige Status gewählt.
Systemadministratoren sehen auf der Homeseite im Blink Manager einen Hinweis dazu, welche Mandanten sich im Start- oder Migrationsstatus befinden.
Auswirkungen der Migrationsstufen
Stufe | Blink Manager | Blink Time App |
|---|---|---|
Noch nicht gestartet | Keine Änderung | Keine Änderung |
Startphase | Hinweis auf der Homeseite, dass Reinigungskräfte jetzt optional und freiwillig in die Blink me wechseln können. | Im Hauptmenü gibt es einen prominenten Hinweis auf die neue App. Damit öffnet sich die die neue Appseite zur Durchführung der Migration.  |
Migrationsphase | Hinweis auf der Homeseite, dass Reinigungskräfte jetzt wechseln sollten. | Ein Hinweis auf der Startseite wird prominent angezeigt. Der Link führt auf die Migrationsseite der Blink Time App.  |
Abgeschlossen | Keine Hinweise mehr auf der Homeseite | Der Pop-Up-Hinweis auf der Startseite muss aktiv weg geklickt werden, um die Blink Time App noch zu nutzen. Nutzung der App trotzdem noch möglich.  |
Damit die Migration für die Mitarbeiter möglichst einfach ist, gibt es eine neue Seite in der Blink Time App, die den Mitarbeiter durch den Wechsel führt und technisch unterstützt.
Die Migration besteht aus 2 Schritten:
Blink me installieren
Es wird automatisch geprüft, ob die Blink me App bereits auf dem Smartphone installiert ist. Wenn nicht, dann kann man über den Button direkt in den Appstore/Playstore springen, um die App zu installierenIn Blink me anmelden
Über den Button “In Blink me anmelden” wird die Blink me App geöffnet und die Anmeldedaten des Blink Time Nutzers werden automatisch übergeben. Ein Scan der Blink ID Karte ist nicht nochmal notwendig.
Je nach Migrationsstatus werden Mitarbeiter auf die notwendige Migration in der Blink Time App hingewiesen: In der “Startphase” über einen neuen Punkt im Hauptmenü, ab der “Migrationsphase” über einen prominenten Hinweisbanner auf der Homeseite und beim Status “Abgeschlossen” über einen Pop-Up-Hinweis, der aktiv weggeklickt werden muss.
Um den Migrationsprozess erfolgreich und nach Plan umzusetzen, ist es wichtig, den kontinuierlichen Wechsel nachzuverfolgen. Dann kann gegebenenfalls frühzeitig reagiert oder bei Problemen nachgesteuert werden. Damit dies, gerade auch bei einer größeren Anzahl Mitarbeiter, möglichst einfach ist, gibt es nun eine statistische Auswertung über das Nutzerverhalten im Blink Manager.
 | Im Blink Manager gibt es eine neue Auswertung “Statistiken über Nutzungsverhalten”, mit Angaben zur Nutzung der Apps und Zeiterfassungsmethoden, dargestellt nach Vorgesetzten, Bereichen und Mitarbeitern. Zur Ansicht von “Statistiken über Nutzungsverhalten” sind nur Systemadministratoren berechtigt, die einzelnen Auswertungen haben aber die Möglichkeit zum Excel-Export und können so Anderen zur Verfügung gestellt oder für weitere eigene Auswertungen genutzt werden. |
| Die Auswertung bietet zunächst ein Dashboard mit einer grafisch aufgearbeiteten Übersicht zur prozentualen Verteilung der Zeiterfassungsmethoden, der genutzten Betriebssysteme und vor allem der Nutzung der Apps: Hier wird sichtbar, wieviel Prozent der Mitarbeitenden die jeweilige App in den letzten 2 Wochen genutzt haben. |
  | Der Reiter “Vorgesetzter” gibt eine Übersicht zu Zeiterfassungsmethoden oder Nutzung der Apps aufgeteilt nach allen Vorgesetzten. Auch hier lässt sich nach unterschiedlichen Berechtigungsgruppen filtern oder nach einem bestimmten Vorgesetzten suchen. Mit einem Klick in die Zeile eines Vorgesetzten öffnet sich die Detailansicht der Mitarbeiter dieses Vorgesetzten. Die angezeigten Auswertungen können als Excel-Datei exportiert werden. Analog dazu gibt der Reiter “Bereich” eine Übersicht zur Verteilung der Zeiterfassungsmethoden oder Nutzung der Apps aufgeteilt nach allen Bereichen. |
 | Im Reiter “Mitarbeiter” wird eine tabellarische Übersicht dazu gegeben, wann das letzte mal eine bestimmte Zeiterfassungsmethode bzw. eine bestimmte App genutzt wurde. Auch diese Übersicht lässt sich nach Berechtigungsgruppen oder einem bestimmten Vorgesetzten filtern oder nach einem bestimmten Mitarbeiter direkt suchen. |
Auch wenn der Wechsel für die Mitarbeiter durch die Migrationsseite in der Blink Time App sehr einfach ist, sollte der Prozess dennoch durch die Vorgesetzten begleitet werden. Um die Appnutzung der eigenen Mitarbeiter im Auge zu haben, kann diese nun im Blink Manager nachvollzogen werden.
Auf der Mitarbeiterdetailseite in den Stammdaten kannst du genau erkennen, welche Apps dein Mitarbeiter installiert hat, wann sie zuletzt verwendet wurden und mit welcher App bzw. welcher Methode die letzte Zeiterfassung stattgefunden hat.
FAQ
Hier beantworten wir Fragen, die im Migrationsprozess auftreten könnten:
Fragen, die diese Dokumentation nicht klären kann, kannst du natürlich direkt mit unserem Support besprechen.
Telefonisch: 0911 240 330 22
Per E-Mail: support@blink.de
Videos & Dokumente
Hier findest du eine Übersicht aller Materialien.
In dieser Playlist sind alle Videos, die wir für die Migration erstellt haben:
Zu den Unterstützungstools (Der Migrationsprozess, der Migrationsstatus, die Migrationsseite und Auswertungen & Statistiken) sowie die Vergleichsvideos von Blink Time und Blink me (inkl. Chat und Tickets, ohne Chat, ohne Chat oder Tickets).
Hier sind alle Präsentationen (PDFs), die wir für die Migration erstellt haben:
PDF_Auswertungen und Statistik.pdf
Vergleich Blink Time und Blink me (inkl. Chat und Tickets).pdf