Szenario: Reinigungskraft hat länger gearbeitet

Funktionsweise

Was macht Blinky?

In diesem Szenario prüft Blinky beim Stopp, ob im jeweiligen Objekt länger gearbeitet wurde als geplant. „Länger“ bedeutet: Die Ist-Tagessumme im Objekt zuzüglich der im System hinterlegten Toleranz liegt über der Soll-Tagessumme. Erst wenn diese Schwelle überschritten ist, startet Blinky automatisch einen Chat mit der Reinigungskraft in der Blink me App und fragt nach dem Grund für die Mehrarbeit.

Beispiele

Toleranz einstellen

Der Chat, den Blinky mit der Reinigungskraft startet, wird nicht schon bei der ersten überzogenen Minute ausgelöst – Blinky wird erst aktiv, wenn die Ist-Zeit die Planung über die eingestellte Toleranz hinaus überschreitet.
Die Toleranz konfiguriert ihr in der Mandantenverwaltung → Einstellungen → Reiter Allgemein im Feld „Überschreitung der Vorgaben in %“:

Was passiert dann?

Blinky chattet mit der Reinigungskraft mit dem Ziel, den Grund für die längere Arbeitszeit herauszufinden. Wenn Blinky eine Grund ermittelt hat, wird der Chat mit einer kurzen Info beendet. Je nach Antwort führt Blinky dann die in der Szenario-Konfiguration hinterlegten Aktionen aus. In jedem Fall wird am Zeiteintrag bzw. an den Zeiteinträgen des Objektes ein Kommentar hinterlegt und die Objektleitung durch eine Push-Benachrichtigung über den Austausch informiert. Zusätzlich können z. B. ein Ticket erstellt oder Arbeitszeiten angepasst werden.

Hinweise

Nur heutiger Tag: Blinky berücksichtigt nur Arbeitszeiten, die heute erfasst wurden; Zeiten über Mitternacht zählen nicht.
Nur eine Rückfrage pro Mitarbeiter, Objekt & Tag: Wurde an diesem Tag im Objekt für den Mitarbeiter bereits ein KI-Kommentar hinterlegt, stellt Blinky keine weitere Rückfrage.
Rundung/Anpassungen: Sind im System automatische Anpassungen oder Rundungen von Arbeitszeiten aktiviert, werden diese berücksichtigt, bevor geprüft wird, ob eine relevante Überzeit vorliegt.
Keine Reaktion: Reagiert die Reinigungskraft nicht auf den Chat, wird die Anfrage nach ca. 4h ausgeblendet. Wird in einem Objekt eine neue Anfrage gestartet, werden alte noch unbeantwortete Anfragen ebenfalls ausgeblendet.
Weiterarbeiten: Solange noch eine Zeiterfassung im Objekt läuft (weil die Weiterarbeiten-Funktion genutzt wurde), wird kein Chat gestartet.

Aktionen der Blinky KI

Du kannst für vier angegebene Gründe festlegen, was Blinky tun soll. Wir zeigen dir hier jeweils, was du genau einstellen kannst und wie die Aktionen in der Blink me App und im Blink Manager aussehen.

Zeit nicht rechtzeitig gestoppt

Wenn die Reinigungskraft eine längere Zeit erfasst hat, weil sie vergessen hat zu stoppen, dann kann ein Kommentar an der Arbeitszeit hinterlegt oder zusätzlich die Arbeitszeit automatisch angepasst werden.

Soll die Ist-Zeit auch auf die Soll-Zeit gesetzt werden, muss ein Änderungsgrund ausgewählt werden. Es kann sinnvoll sein, für Bearbeitungen durch Blinky KI einen eigenen Änderungsgrund anzulegen. Das ist jedoch nicht zwingend notwendig.

Pause wurde nicht ausgestempelt

Wenn die Reinigungskraft die Pause nicht ausgestempelt hat, dann wird ein Kommentar an der Arbeitszeit hinterlegt.

Die korrekte Pause muss die Objektleitung dann eintragen.

Sonderreinigung

Die Reinigungskraft hat Sondertätigkeiten durchgeführt, die nicht geplant waren. In der Regel sind das Tätigkeiten, die auch abgerechnet werden können. Hier kannst du einstellen, ob

nur ein Kommentar an der Arbeitszeit hinterlegt werden soll,
zusätzlich die überschrittene Zeit auf eine eigene Arbeitszeit gesplittet oder
neben Kommentar und Split zudem ein Ticket angelegt werden soll (z.B. Ticket für den Vertrieb, damit ein Auftrag angelegt wird).

Wird die überschrittene Zeit gesplittet, muss die Objektleitung eventuell der neuen Arbeitszeit eine entsprechende Leistung für Sonderreinigung zuweisen. Der Kommentar zur KI-Bearbeitung wird in beiden Arbeitszeiten gespeichert.
Soll ein Ticket angelegt werden, kann es sinnvoll sein, für Bearbeitungen durch Blinky KI einen eigenen Tickettypen anzulegen. Das ist jedoch nicht zwingend notwendig.

Vertretung

Die Reinigungskraft hat die Vertretung für jemanden übernommen, das wurde aber nicht im Dienstplan berücksichtigt. Die zusätzliche Zeit kann auf eine eigene Arbeitszeit gesplittet werden oder es wird nur ein Kommentar hinterlegt.

Wird die überschrittene Zeit gesplittet, muss die Objektleitung eventuell der neuen Arbeitszeit eine entsprechende Leistung für Vertretungseinsätze zuweisen. Der Kommentar zur KI-Bearbeitung wird in beiden Arbeitszeiten gespeichert.

Andere Gründe

Blinkys Ziel ist es, den Grund für eine längere Arbeitszeit herauszufinden. Kann Blinky die von der Reinigungskraft gegebene Antwort nicht einem der vier konfigurierbaren Gründe zuordnen, wird die Unterhaltung trotzdem in der Push-Benachrichtigung und einem Kommentar in der Arbeitszeit dokumentiert.

Mehrsprachigkeit

Die Mehrsprachigkeit der Blinky KI hilft dabei Sprachbarrieren im Alltag abzubauen. Blinky kontaktiert und chattet mit der Reinigungskraft in der in Blink me eingestellten Sprache. Die Inhalte – Benachrichtigungen, Kommentare und Ticketbeschreibungen – werden für Objektleitungen bzw. Vorgesetzte im Blink Manager automatisch übersetzt angezeigt. So wird die Zusammenarbeit in Teams mit unterschiedlichen Sprachen einfacher.