Anträge für Abwesenheiten
Ein typischer und häufiger Anwendungsfall für das Ticketsystem sind Anträge für Abwesenheiten. In der Konfiguration unterscheiden sich Ticketarten, die eine Abwesenheit erzeugen, ein wenig von den anderen Tickettypen. Sie haben sowohl beim Erstellen als auch in der Bearbeitung eine etwas andere Funktionsweise und Ansicht je nach Kategorie:
Tickettyp Urlaub
erzeugt Abwesenheit mit definiertem Abwesenheitstyp
Vorschau und Abwesenheitsassistent
Beim Erfassen wird Startdatum und Enddatum angezeigt (Pflichtfelder)
Tickettyp Krankheit
erzeugt Abwesenheit mit definiertem Abwesenheitstyp
Abwesenheitsassistent
Beim Erfassen wird Startdatum und Enddatum angezeigt (Pflichtfelder)
Beim Erfassen Datum des Arztbesuches (Optional)
Tickettyp Abwesenheit (keine Kategorie)
erzeugt Abwesenheit mit definiertem Abwesenheitstyp
Abwesenheitsassistent
Beim Erfassen wird Startdatum und Enddatum angezeigt (Pflichtfelder)
Die beiden Tickettypen “Urlaubsantrag” und “Krankmeldung” sind klassische Anwendungsfälle für ein Ticketsystem, die eigentlich in nahezu jedem Unternehmen sinnvoll sind. Daher sind diese auch im Standard bereits als Tickettypen definiert. Unter Standardtickets erläutern wir Ihnen, wie diese Standardtickets aufgebaut sind, wie Sie diese aktivieren und optional anpassen können.
Da es aber in der Regel auch weitere Typen von Abwesenheit gibt, können Sie für diese auch eigene Tickettypen definieren. An Hand vom Beispiel “Sonderurlaub” soll dies hier gezeigt werden.
Tickettypen anlegen
Legen Sie unter Konfiguration → Mandanten verwalten → Mandant wählen → Tickettypen mit “+ Tickettyp” einen neuen Tickettyp an.
(1) Geben Sie dem Typ einen Namen, z.B. Sonderurlaub
(2) Die hier angegebene Beschreibung wird der Reinigungskraft beim Ausfüllen des Tickets angezeigt und kann z.B. Hinweise dazu enthalten, was beim Ausfüllen mit eingetragen werden soll.
Mit der Aktivierung “Abwesenheitsantrag” (3) werden notwendige zusätzliche Felder eingeblendet.
Die Kategorie (4) beeinflusst die Formularfelder des Tickets beim Ausfüllen durch die Reinigungskraft sowie die Ansicht bei der Bearbeitung des Tickets im Blink Manager (s. Kategorienbeschreibung oben).
(5) Hier muss die Nummer vom Abwesenheitstyp eingetragen werden, der bei der Genehmigung vom Ticket automatisch angelegt wird. Sie finden die Nummer in der Konfiguration der Abwesenheitstypen: Konfiguration → Mandanten verwalten → Mandant wählen → Abwesenheitstypen → Typ bearbeiten
(6) Icon und Farbe: Sie können hier dem Tickettypen ein Icon und eine Farbe zuordnen.
(7) Berechtigung zur Neuanlage: Wählen Sie hier die Berechtigungsgruppe(n) aus, die Tickets von diesem Typ anlegen dürfen.
(8) Wenn aktiviert, wird das Ticket automatisch dem Teamleiter zugewiesen, der für die Reinigungskraft zuständig ist, die das Ticket ausgefüllt hat.
Ist diese Option aktiviert und die Reinigungskraft hat mehrere Vorgesetzte, werden alle Vorgesetze als Beobachter zugewiesen, erhalten aber ebenfalls eine E-Mail.
(9) Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann mit “Erstellen” der neue Tickettyp gespeichert werden.
Ticketstatus automatisch setzen
Wenn ein neuer Tickettyp angelegt wird, werden automatisch drei Statuswerte angelegt: ein Statuswert für “Neu”, einer für “In Bearbeitung” und einer für “Abgeschlossen”. Diese Statuswerte können bei Bedarf um zusätzliche Statuswerte ergänzt oder bearbeitet werden.
In unserem Beispiel möchten wir zwei mögliche Statuswerte haben, um das Ticket zu schließen: “Genehmigt” und “Abgelehnt”. Außerdem möchten wir, dass das Ticket automatisch auf “Genehmigt” gesetzt wird, wenn der Sonderurlaub genehmigt und die Abwesenheit beim Mitarbeiter angelegt wurde.
Dafür gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie in Konfiguration → Mandanten verwalten → Mandant wählen → Tickettypen → Tickettyp Statuswerte.
Fügen Sie über “Hinzufügen” einen neuen Statuswert zu den bestehenden hinzu. Dieser wird der Status “Abgelehnt”, der ein Ticket schließt.
Gehen Sie nun in den anderen Status des Typs “Abgeschlossen” und ändern Sie dort Namen und Aktion auf “Genehmigt” und “Genehmigen”. Stellen Sie sicher, dass dieser Status den Action Key “approval” hat.
Sie sehen die Schritte hier im Video:
Es darf nur genau einen Status mit dem Schlüsselwort “approval” geben. Nur dann wird der Button zum Anlegen von Abwesenheiten im Ticket angezeigt!
