Die Erfassung von Pausenzeiten spielt bei der Zeiterfassung natürlich eine wichtige Rolle. Je nach Art der Einsätze kann man in Blink verschiedene Varianten der Pausenerfassung nutzen.

Pausen ausstempeln

So funktioniert es

Wenn ein Mitarbeiter die Pause beginnt muss die Zeit gestoppt werden. Wenn die Pause endet muss die Zeit wieder gestartet werden.

Lage & Darstellung der Pause

Die genaue Lage der Pause ist bei dieser Variante natürlich exakt bekannt. In der Detailansicht einer Arbeitszeit kann man die Pause einfach ablesen. Bitte beachten Sie, dass ausgestempelte Pausen nicht explizit mit Pausendauer ausgewiesen werden.

Vorteile & Nachteile

Die manuelle Erfassung von Pausen ist die exakteste Methode der Pausenermittlung. Allerdings ist sie in der Praxis auch sehr fehleranfällig, weil Mitarbeiter sehr oft aus- und einstempeln müssen. Häufig wird Starten oder Stoppen hier vergessen.

Eingeplante Pausen

So funktioniert es

Bei der Erstellung von Planungen (direkt in Blink oder in einem externen System) kann auch die Pausendauer mit angegeben werden.

Wenn ein Mitarbeiter Zeiten erfasst, die sich mit der Planung überschneiden, dann wird die hier definierte Pause automatisch von der Arbeitszeit abgezogen (im Beispiel 30 Minuten). Die Pause wird immer abgezogen, egal ob der Mitarbeiter kürzer oder länger als geplant arbeitet.

Lage & Darstellung der Pause

Da die Pause automatisch von der gearbeiteten Zeit abgezogen wird, kann die Lage nur geschätzt werden. Die Pausenlage wird in der Detailansicht der Arbeitszeit ausgewiesen (es wird die "Mitte" der Arbeitszeit für die gemachte Pause angenommen).

Vorteile & Nachteile

Diese Methode ist mit den meisten Planungsvarianten kompatibel und kommt auch häufig zum Einsatz, wenn externe System angebunden werden. Da die Pause automatisch abgezogen wird, können durch Mitarbeiter keine Fehler gemacht werden. Nachteil: Wenn deutlich länger oder deutlich kürzer gearbeitet wird, dann muss die Pause manuell angepasst werden, weil dann die gesetzlichen Vorgaben für die Pause evtl. nicht mehr stimmen.

Vollautomatische Pausenberechnung

So funktioniert es

Die automatische Pausenberechnung muss in den Einstellungen (Konfiguration vom Mandanten aktiviert) werden. In der Standardeinstellung werden Pausen nach den gesetzlichen Vorgaben automatisch berechnet: 30 Minuten Pausen nach 6 Stunden bzw. nochmal 15 Minuten nach 9 Stunden.

Über die Einstellungen können Sie diese Pausenzeiten ändern oder auch eine dritte Pause einfügen.

Die Pause wird auf Basis dieser Einstellungen berechnet:

  • Bei jedem "Stop" wird geprüft, ob eine der Bedingungen eintritt
  • Es werden auch ausgestempelte Pausen berücksichtigt

Lage & Darstellung der Pause

Die Pausenlage wird automatisch ermittelt (Lage ist nach der 6. bzw. 9. Stunde) und separat ausgewiesen.

Wenn die Einstellung "Lücken in Planung als Pausen berücksichtigen " gesetzt ist, dann können Pausen auch geplant werden: Dann werden die Lücken, die zwischen zwei Planungen sind, als Pause herangezogen. Dies funktioniert aber nur, wenn der Mitarbeiter für die zwei Planungen nur einmal ein und einmal ausstempelt.

Vorteile & Nachteile

Die automatische Pausenberechnung hat den großen Vorteil, dass sie sehr exakt und fair ist. Es kann nichts vergessen werden. Im Normalfall muss man sich nicht mehr um das Thema Pausen kümmern. Die Methode funktioniert nicht, wenn die Lage der Pause wichtig ist und exakt geplant sein muss.