Automatische Zeiterfassung
Die Automatische Zeiterfassung ist eine hilfreiche Ergänzung, wenn eine exakte Zeiterfassung durch Mitarbeitende in bestimmten Fällen nicht möglich ist. Sie schließt Lücken in der unternehmensweiten Nutzung von Blink und sorgt dafür, dass keine parallelen Prozesse oder separaten Systeme notwendig sind: Blink erzeugt auf Basis der Soll-Planung automatisch Ist-Zeiten, die anschließend von der Objektleitung geprüft und freigegeben werden. So reduziert sich nicht nur der manuelle Aufwand – auch die Komplexität im Zeitenmanagement wird deutlich verringert.
Funktionsweise
Bei der automatischen Zeiterfassung werden alle Planungen eines Tages in Ist-Zeiten umgewandelt. Es sind alle Planungstypen erlaubt.
Die unterschiedlichen Planungstypen werden dabei wie folgt umgewandelt:
Exakt: Uhrzeiten werden übernommen
Dauer mit Zeitfenster: Startzeit ist der Beginn des Zeitfensters; das Ende ergibt sich aus Startzeit + Dauer + Pausendauer
Dauer: Startzeit ist 8 Uhr; das Ende ergibt sich aus Startzeit + Dauer + Pausendauer
Bei jeder so angelegten Arbeitszeit wird ein vordefinierter Änderungsgrund in die Arbeitszeit eingetragen.
Der Dienst läuft einmal täglich für die letzten 2 Tage.
⚠️ Achtung: Zeiten werden nicht angelegt, wenn
es eine Überschneidung mit bereits bestehenden Zeiten gibt (z.B. wenn manuell angelegt).
es eine Abwesenheit gibt.
die Planung einer Vertretung zugeordnet ist.
die Planung eine inaktive Leistung enthält.
Konfiguration
Die automatische Zeiterfassung wird durch den Blink Support aktiviert. Vorab sind folgende Schritte in den Mandanteneinstellungen notwendig:
Legt eine neue Berechtigungsgruppe „Mitarbeiter automatische Zeiterfassung“ an. Orientiert euch bei den Berechtigungen an der Gruppe “Mitarbeiter”.
Stellt sicher, dass für die Berechtigungsgruppe „Mitarbeiter automatische Zeiterfassung“ die Blink Time Lizenz aktiviert ist.
Legt einen neuen Änderungsgrund „Automatische Erstellung der Ist-Zeit auf Basis der Sollvorgabe“ an.
Ordnet die gewünschten Mitarbeiter über die Massenaktion in den Stammdaten der neuen Berechtigungsgruppe zu.
Kontaktiert den Blink Support.
