Auftragsfunktion einrichten

Um die Schritte für die Einrichtung durchführen zu können, müsst ihr Systemadmin bzw. Nutzer mit Mandantenrechten sein.

Funktion aktivieren

Die Funktion „Aufträge“ ist in eurem System aktiviert. Damit ihr damit starten könnt, muss sie sowohl für die einzelnen Mandanten als auch die gewünschten Berechtigungsgruppen aktiviert werden.

So geht ihr vor:

• Konfiguration → Mandantenverwaltung → Lizenzen & Apps → Aufträge aktivieren

• Mandantenverwaltung → Berechtigungen → je Gruppe: Lizenzen & Apps → Aufträge aktivieren

Berechtigungen

Sobald die Funktion für eine Gruppe aktiviert ist, können auch die Berechtigungen zum Arbeiten mit Aufträgen verteilt werden.

Um die Rechte zu setzen, geht ihr in der jeweiligen Berechtigungsgruppe auf “Details”. Dort findet ihr einen neuen Reiter „Aufträge“ mit folgenden Rechten:

Was die Berechtigungen bedeuten:

• Aufträge lesen: bedeutet, dass die Aufträge und die dazugehörigen Positionen im Blink Manager bzw. in der Blink me App für den Nutzer angezeigt werden

  • meine Aufträge:
    sind Aufträge, die ich erstellt habe,
    bei denen ich als verantwortlich eingetragen bin, oder
    bei denen ich auf mindestens einer Position als Mitarbeiter zugeordnet bin.

  • Aufträge eigener Objekte:
    sind Aufträge für Objekte, bei denen ich als Objektleiter eingetragen bin

  • Aufträge der Objekte meines Vorgesetzten:
    sind Aufträge für Objekte, bei denen mein Vorgesetzter als Objektleiter eingetragen ist

  • Aufträge eigener Bereiche:
    sind Aufträge für Objekte, die zu einem Bereich gehören, bei dem ich Bereichsmanager bin

• Abnahme durchführen: bedeutet, dass der Nutzer in der Blink me App bei Aufträgen eine Abnahme starten und durchführen kann.

• Aufträge bearbeiten: bedeutet, dass im Blink Manager die Auftragsdetails bearbeitet, die Positionsdetails bearbeitet, eine Position hinzugefügt, der Status von Auftrag und Positionen geändert und Auftrag und Positionen dupliziert werden können.

• Um das Recht „Aufträge erstellen“ setzen zu können, muss mindestens das Bearbeitungsrecht für eigene Objekte gesetzt sein.  

• Um das Recht “Aufträge löschen” setzen zu können, muss mindestens das Bearbeitungsrecht für meine Aufträge gesetzt sein.
  Aufträge und die Positionen können nicht gelöscht werden, wenn es bereits eine Abnahme gab.

• Das Recht zum Bearbeiten beinhaltet immer auch automatisch das Recht zum Lesen.
  Aber Lese- und Bearbeitungsrecht können unabhängig voneinander gesetzt werden, sodass es möglich ist, dass man von den Aufträgen, die man sehen kann, nur einen Teil bearbeiten kann.

• Das Bearbeiten, Erstellen und Löschen von Aufträgen ist nur im Blink Manager möglich.

Die Berechtigungen müssen auch für die Berechtigungsgruppen der Systemadministratoren gesetzt werden. Dafür unter Konfiguration → Berechtigungen → bei der Gruppe auf “Bearbeiten” → Reiter „Aufträge“ die gewünschten Berechtigungen setzten.

Troubleshooting

Wenn ein Auftrag nicht wie erwartet sichtbar ist, kann das mehrere Ursachen haben. Prüft in folgenden Bereichen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Lizenzen

• Ist die Funktion “Aufträge” für den betreffenden Mandanten aktiviert?

• Ist die Funktion “Aufträge” für die betreffende Berechtigungsgruppe aktiviert?

2. Berechtigungen

• Hat die Berechtigungsgruppe des Benutzers eine ausreichende Leseberechtigung für den Auftrag?

3. Auftragseinstellungen

• Bei Leserechten für “meine Aufträge”:
  Ist der Benutzer im Auftrag als verantwortlich hinterlegt bzw. in einer Position als Mitarbeiter zugeordnet?

• Sichtbarkeit in Blink me:
  Ist der Auftragsstatus auf “In Bearbeitung”?

• Sichtbarkeit in Blink me:
  Stimmt der aktuelle Tag mit dem im Auftrag hinterlegten Gültigkeitszeitraum überein?