Aufträge abnehmen

Bei der Abnahme eines Auftrags bzw. einzelner Auftragspositionen bestätigt der Kunde, dass vereinbarte Leistungen erbracht wurden. Sie dient damit als Nachweis über die ordnungsgemäße Durchführung. In Blink erfolgt die Abnahme per digitaler Kundenunterschrift direkt vor Ort in der App.

Abnahmen in den Apps

Im Auftrag lässt sich festlegen, ob Positionen abgenommen werden müssen. Wenn ja, kann die Abnahme sowohl im Blink Manager als auch in der Blink me App durchgeführt werden.

Abnahme im Blink Manager

Eine Abnahme kann im Blink Manager entweder direkt aus den Auftragsdetails über den Aktionen-Button und „Abnahme durchführen“ gestartet werden oder im Reiter „Abnahmen“ über die Schaltfläche „+ Abnahme“.

Die Durchführung ist möglich, wenn im Auftrag eine Abnahme vorgesehen ist, der Auftragsstatus auf „in Bearbeitung“ steht und noch nicht-abgenommene Positionen vorhanden sind.

Für die Abnahme werden die gewünschten Positionen ausgewählt, die Kontaktdaten der Ansprechperson eingetragen bzw. überprüft und – falls gewünscht– ein Abnahmehinweis ergänzt. Der Hinweis wird im Blink Manager im Reiter “Abnahmen” angezeigt , jedoch nicht in der automatisch versendeten E-Mail.

Anschließend wird die Unterschrift erfasst und der Vorgang abgeschlossen. Die Abnahme wird protokolliert, eine E-Mail zur Bestätigung an den Kunden versendet und der Status der betroffenen Positionen auf „Abgenommen“ gesetzt.

Abnahme in Blink me

Wenn im Auftrag eine Abnahme vor Ort vorgesehen ist und es Positionen gibt, die nicht bereits abgenommen oder abgerechnet sind wurden, erscheint in den Auftragsdetails der Button „Abnahme starten“. Mit einem Klick darauf kann eine Abnahme durchgeführt werden. Dafür

• die Positionen auswählen, die abgenommen werden sollen,

• Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse) des Kunden eingeben bzw. prüfen und ggf. korrigieren,

• ggf. Abnahmehinweis hinzufügen,

• Kundenunterschrift hinzufügen und

• Abnahme abschließen.

Nach dem Abschluss wird automatisch eine Bestätigung per E-Mail an den Kunden versendet und der Status der Positionen auf “Abgenommen” gesetzt.

Durchgeführte Abnahmen werden im Reiter “Abnahmen” aufgelistet.

Die Abnahme kann unabhängig von der Zeiterfassung und auch unabhängig von einer Bestätigung der Positionen erfolgen.

Bestätigungsemail an Kunden

Nach der Abnahme wird automatisch eine Bestätigung per E-Mail an die in der Abnahme hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.

Die E-Mail wird von noreply@blink.online verschickt und enthält folgende Informationen:

Signatur für Aufträge konfigurieren

Die Signatur am Ende der E-Mail kann individuell konfiguriert werden.

Dafür unter Konfiguration → Mandantenverwaltung → im Bereich Allgemein auf “Aufträge” gehen und im Textfeld dort eingeben, was unterhalb der E-Mail angezeigt werden soll.

Wenn das Textfeld leer ist, werden E-Mail immer mit “Vielen Dank für Ihre Beauftragung” und dem Mandantennamen abgeschlossen.

Abnahmen nachverfolgen

Erfolgte Abnahmen kann man in den Auftragsdetails im Reiter “Abnahmen” einsehen.

Hier findet man eine Liste der für den Auftrag durchgeführten Abnahmen. Je Abnahme gibt es einen Eintrag mit Abnahmedatum, Abnehmer (Kunde), abgenommene Positionen und Abnahmeart.

Im Blink Manager kann man mit Klick die Abnahmedetails öffnen und sieht dann noch einmal den genaueren Abnahmezeitpunkt, zusätzlich den Abnehmer (Mitarbeiter), die Unterschrift, die E-Mail-Adresse, an die die Bestätigung verschickt wurde sowie eine detailliertere Ansicht der abgenommenen Positionen.