Integration mit zusätzlichen Modulen
Blink Insight
Mit dem Kundenportal von Blink Insight ist es ganz einfach, Kunden einen Einblick in die für sie erbrachten Leistungen zu geben. Auch Blink Active kann dabei in Blink Insight integriert werden, sodass Kunden über Tickets die Möglichkeit haben, direkt mit dem richtigen Ansprechpartner zu kommunizieren.
Dafür werden in Blink Insight Kundenbenutzer mit spezifischen Objekten angelegt, denen dann innerhalb der Insight-Konfiguration die Möglichkeit gegeben werden kann, bestimmte Tickettypen anzulegen und zu verfolgen.
Blink Insight kann nur von Systemadministratoren, die die Berechtigung “Blink Insight verwalten” aktiviert haben, konfiguriert werden.
Wir geben hier eine Übersicht zu den notwendigen und möglichen Konfigurationsschritten für die Ticketnutzung innerhalb von Blink Insight.
Ticketkonfiguration für Kundenbenutzer
Um Kunden überhaupt Zugang zu Tickets zu geben, muss für sie zunächst in Blink Insight ein Kundenbenutzer angelegt und diesem Objekte zugeordnet werden.
Gehen Sie dafür über Konfiguration → Insight → Insight Kunde → + Kundenbenutzer
Sobald der Kundenbenutzer angelegt ist, gehen Sie auf Kundenbenutzer → + Objekte
Nun kann definiert werden, ob und welche Tickettypen für die Kundenbenutzer des Kunden freigeschaltet sind. Gehen Sie dafür über Konfiguration → Insight → Insight Kunde → Reiter “Tickets”.
Tickets erstellen & bearbeiten
Im oberen Bereich sehen Sie im Abschnitt “Tickets erstellen & bearbeiten” eine Liste aller Tickettypen. Hier können Sie nun anwählen, welche Tickettypen auch für den Kundenbenutzer freigegeben werden. Diese Tickettypen können Kundenbenutzer dann für ihre Objekte erstellen und sehen.
Sobald mindestens ein Tickettyp aktiviert ist, kann ein Kundenbenutzer in Blink Insight unter dem Reiter “Tickets”:
freigegebene Tickets zu seinen Objekten erstellen
freigegebene Tickets zu seinen Objekten sehen (sowohl die, bei denen er Ersteller ist, als auch die, die andere Kundenbenutzer für das Objekt erstellt haben)
Kommentare und Anhänge hinzufügen oder bearbeiten
Der Kundenbenutzer kann nicht den Status eines Tickets oder den Bearbeiter ändern.
Wenn ein Kundenbenutzer ein Ticket erstellt, wählt er zunächst aus einer Liste seiner Objekte aus, und gibt dann Titel und ggf. Beschreibung sowie Foto/Anhang an.
Kundenbenutzer, die über Blink Insight ein Ticket erstellt haben, werden per E-Mail benachrichtigt, wenn das Ticket kommentiert oder geschlossen wurde. Die E-Mail an eigene Mitarbeiter und Kundenbenutzer werden getrennt voneinander versendet.
Dokumente pro Objekt
Im unteren Bereich von Tickets sehen Sie den Abschnitt “Dokumente pro Objekt”. Dahinter verbirgt sich die Funktion, Tickets zur Speicherung und Anzeige von Dokumenten in Blink Insight zu verwenden. Kundenbenutzer können diese Tickets dann nicht erstellen, sondern die Anhänge dieser Tickets werden als Downloads am Objekt zur Verfügung gestellt. Wählen Sie hier aus, welche Anhänge von welchen Tickettypen als Dokumente bereitgestellt werden sollen.
Ticket Auswertung
Über Konfiguration → Insight → Insight Kunde → Reiter “Auswertungen” finden Sie “Ticket Auswertung”.
Ist dies aktiviert, sieht der Kunde in seinen Objekten unter “Auswertung” einen Bereich für erledigte Tickets. Es werden nur Tickettypen einbezogen, die für den Kunden freigeschaltet sind. Die Tickets werden nach Lösungszeit in Tagen ausgewertet. Über Gruppierungen legen Sie fest, wie viele Tage in einer Gruppe zusammengefasst werden sollen.
Blink Check
Mit Blink Check können unternehmensinterne Prozesse digitalisiert und vereinfacht werden, die der Dokumentation dienen. Dies können z.B. Checklisten sein, wie bei einer Objektbegehung und Qualitätsprüfung, aber auch die Dokumentation von Unterweisungen und Schulungen oder das Erfassen von Personalfragebögen.
Basis für alle Formen der Dokumentation sind sogenannte Formulare. Diese können durch Sie selbst gestaltet und zum Ausfüllen freigegeben werden. In den Formularen können Sie Tickets als Element einbauen, sodass direkt beim Abschluss des Formulars automatisch ein Ticket generiert wird.
Beispiel: Sie nutzen ein Blink Check Formular für eine Objektbegehung. Bei einer schlechten Bewertung wird abgefragt, ob eine Nachreinigung notwendig ist. Wird dies bejaht, kann diese Nachreinigung direkt per Ticket veranlasst werden.
Blink Check Vorlagen können nur durch Nutzer einer Berechtigungsgruppe erstellt werden, die das Recht “Blink Check Vorlagen verwalten” besitzen. Wie Sie grundsätzlich Blink Check nutzen und Formulare erstellen können, finden Sie hier. Beachten Sie außerdem: Tickets können als Element nur in nicht-öffentlichen Formularen genutzt werden.
Ticket in Blink Check Formular einfügen
Um ein Ticket in ein Formular einzubinden, erstellen Sie ein Eingabe-Element “Ticket anlegen”.
Geben Sie zunächst einen (1) Namen ein: Dieser wird als Text direkt vor dem Eingabeelement angezeigt. In der (2) Beschreibung können Sie z.B. Hinweise für das Ausfüllen eintragen. Wählen Sie dann den (3) Ticket-Typen aus: Hier finden Sie alle in Blink Active angelegten Ticket-Typen außer Abwesenheitsanträge (z.B. Urlaub, Krankmeldung o.ä.). Der Tickettyp ist für den Ausfüllenden nicht veränderbar. Geben Sie dann einen (4) Titel des Tickets, sowie optional eine (6) Beschreibung des Tickets vor. Sie können im Anschluss einstellen, ob Titel und Beschreibung für den Benutzer, der das Formular ausfüllt, (6) bearbeitbar sind. Ansonsten wird das Ticket mit vorgegebenem Titel und ggf. Beschreibung erzeugt. Sie können auch aktivieren, ob der Benutzer beim ausfüllen ein (7) Fälligkeitsdatum angeben kann und ob das (8) ausgefüllte Formular als PDF an das Ticket angehängt werden soll. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn nach einer Objektbegehung eine Nachreinigung per Ticket veranlasst wird, an die das Protokoll der Begehung dann direkt angehängt ist.